People Analytics: uma estratégia para entender o seu time

O People Analytics vem se tornando uma realidade nos negócios. Em uma pesquisa feita pelo LinkedIn em 2020, 73% dos profissionais disseram que a técnica será prioridade para sua empresa nos próximos 5 anos.

Por isso, trouxe um material explicando o que é essa ferramenta e como utilizá-la na sua empresa.

O que significa People Analytics?

A evolução tecnológica trouxe uma grande mudança na forma de coletar, armazenar e analisar as informações. Essa nova maneira de enxergar os dados está muito relacionada ao Big Data.

O Big Data é a análise e interpretação de um conjunto grande e complexo de dados vindos de diferentes fontes.

O People Analytics segue a mesma lógica do Big Data, mas com foco na gestão de pessoas, utilizando dados de diferentes lugares para entender melhor os colaboradores.

Antigamente o setor de Recursos Humanos tinha em mãos poucas informações dos funcionários, principalmente em aspectos emocionais. A maioria dos dados se resumiam a: ponto de trabalho; histórico profissional; escolaridade e avaliações de desempenho que ficavam guardadas em gavetas.

Porém, a entrada da tecnologia mudou este cenário, hoje, é possível medir o desempenho do colaborador por softwares, descobrindo quais dias ele é mais produtivo, por exemplo.

Também, através das redes sociais, o gestor pode conhecer melhor a sua equipe e utilizar estas informações para tornar o clima organizacional mais leve e descontraído.

Mas vale destacar que a ideia do People Analytics não é vigiar os colaboradores ou invadir a sua privacidade, mas sim utilizar os dados de forma estratégica para o crescimento da empresa e das pessoas que trabalham nela.

Para que serve o People Analytics?

Conheça as vantagens que aplicar esta metodologia trarão para sua empresa:

1.   Auxiliar nas contratações

Se antes os RHs só tinham o currículo e recomendações para analisar um candidato, hoje em dia, com o uso de softwares é possível traçar um perfil comportamental para os novos colaboradores e saber quais candidatos se encaixam nele.

Assim, as contratações ficam mais rápidas e assertivas.

2.   Acompanhar o desempenho

Qualquer gestor sabe que medir a produtividade dos colaboradores não é uma tarefa fácil. Afinal, não é só o tempo que uma pessoa passa trabalhando que define o seu desempenho.

Aplicando uma ferramenta de People Analytics é possível analisar quanto tempo um funcionário leva para realizar uma determinada tarefa, o que permite descobrir os problemas e solucioná-los.

3.   Entender as motivações dos profissionais

O nível de motivação dos colaboradores reflete na sua performance e comprometimento com o trabalho.

Fazendo uma avaliação profunda dos profissionais é possível identificar processos e situações que diminuem a sua motivação e ajustá-las.

4.   Retenção de talentos

Perder um profissional competente é muito prejudicial para qualquer negócio. Afinal, existem os custos de contratação e treinamento para o novo colaborador.

Além disso, nada garante que esta nova pessoa será tão eficiente quanto a que deixou a empresa.

Através do People Analytics é possível identificar o que está causando a insatisfação do funcionário e criar um programa de retenção de talentos para manter os bons colaboradores.

5.   Redução de custos

Esta metodologia contribui para a diminuição das falhas e agiliza os processos, maximizando a produtividade. Também reduzindo a rotatividade os custos com contratação e demissão diminuem significativamente.

6.   Tomar decisões de maneira estratégica

Com todas as informações que o People Analytics disponibiliza fica mais fácil tomar decisões assertivas não só com relação às pessoas, mas a empresa como um todo.

Tipos de Analytics

Conheça os 4 níveis de classificação mais comuns segundo o tipo de informação obtida através dos dados:

• Análise Descritiva: é a forma mais simples de estudo, ela utiliza dados do passado para compreender o que aconteceu.

• Análise de Diagnóstico: este já é um nível mais avançado de análise, onde você procura as causas de um problema ou de resultados positivos.

• Análise Preditiva: uma pesquisa mais complexa que usa dados antigos para prever o que vai acontecer no futuro.

• Análise Prescritiva: o nível mais avançado é utilizado para levantar possíveis cenários e criar estratégias para lidar com eles.

Como fazer o People Analytics?

Veja um passo a passo fácil para desenvolver esta estratégia:

Faça um diagnóstico

Antes de implementar a metodologia você deve observar:

• Como é feita a gestão de pessoas hoje?

• Quais critérios são utilizados na tomada de decisão?

• Quais resultados esta forma de gerenciamento traz?

Desta maneira você consegue observar se a sua empresa está preparada ou não para esta mudança. 

Afinal, aplicar o People Analytics além do investimento financeiro, precisa do esforço coletivo para que dê certo e se não há ânimo da equipe, dificilmente trará os resultados esperados.

Defina um objetivo

Como essa ferramenta traz muitas possibilidades, você precisa ter foco ao desenvolver a sua estratégia. 

Para isso, a equipe de relações humanas pode fazer um levantamento dos problemas e escolher qual precisa urgentemente de uma solução. Um exemplo de objetivo seria estabelecer o plano de carreira dos colaboradores.

Escolha o novo sistema

Como o People Analytics está diretamente relacionado a tecnologia, é natural que você procure um software para auxiliar na coleta e análise dos dados.

Antes de contratar é importante compreender as necessidades do negócio e buscar um produto que as atenda.

Colete os dados

Este é um momento crucial neste processo, pois não basta só juntar as informações, é preciso chegar a um objetivo com elas.

Neste sentido, é interessante começar levantando o que já tem e a partir disso decidir quais informações você precisa encontrar.

Estabeleça as métricas e indicadores

As métricas e indicadores são necessários para que você não se perca durante a avaliação das informações.

Afinal, você terá nas suas mãos uma grande quantidade de material bruto, que sem um direcionamento, não trará nenhum esclarecimento.

Faça o cruzamento dos dados

Com o conteúdo organizado é hora de correlacionar as informações para chegar aos resultados.

Por exemplo: se o objetivo era estabelecer um plano de carreira é interessante analisar de quanto em quanto tempo os colaboradores mais antigos mudaram de cargo. 

Preveja o futuro

Este é um passo mais avançado do People Analytics. Quando você já tem uma base consistente de dados e consegue se preparar para prováveis situações positivas e negativas.

2 exemplos de empresas que utilizam o People Analytics

Conheça dois cases de sucesso desta metodologia:

Google

Um dos primeiros casos conhecidos de People Analytics começou no Google. Com o objetivo de atrair os melhores profissionais e mantê-los comprometidos, a empresa fez, e faz até hoje, uma série de ações para atingir este fim.

Entre elas estão o Projeto Oxigênio que avalia o impacto que a liderança tem nos colaboradores e o Projeto Aristóteles para construir um time perfeito.

 Nielsen

É uma empresa que faz pesquisas de mercado. Em 2015 a Nielsen identificou um alto índice de rotatividade e utilizou os seus conhecimentos em análise de dados para encontrar a solução.

Através de um estudo identificaram que o primeiro ano é fundamental, por isso, criaram programas para acompanhar os novos colaboradores durante este tempo.

Então, agora que você conhece o People Analytics que tal implementá-lo no seu negócio?

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio

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Eficiência, eficácia e efetividade: entenda os 3 Es da gestão e da administração

Descubra o que é eficiência, eficácia e efetividade e saiba como estes indicadores podem contribuir para o sucesso do seu negócio.

Eficiência, eficácia e efetividade: entende os 3 Es da gestão e da administração

Mesmo que muitas vezes acabemos tratando a eficiência, a eficácia e a efetividade como sinônimos, e de fato são palavras bastante relacionadas, a verdade é que cada um destes conceitos possui significado próprio.

Para que você entenda claramente o que é cada um e como eles podem contribuir para o desenvolvimento do seu negócio, neste texto descrevo o sentido destas palavras trazendo exemplos e dicas para colocá-los em prática.

Qual o significado de cada um dos 3 Es?

Eficiência, eficácia e efetividade são indicadores de resultados, ou seja, são utilizados para medir se as nossas ações estão atingindo o efeito esperado. Por isso, saber distinguir esses três conceitos irá te ajudar a analisar os resultados das estratégias do seu negócio.

Por exemplo: identificar se a instalação de um novo sistema de compras está de fato trazendo mais agilidade para os processos ou se será necessário um treinamento para que a equipe aprenda a utilizar melhor a ferramenta.

Para facilitar a compreensão dos três Es, e desta forma você consiga aplicá-los no dia a dia, segue o significado de cada um deles:

Eficiência é utilizar os recursos da forma mais adequada

Quando falamos de eficiência o que devemos ter em mente é a relação custo/benefício entre os meios e métodos utilizados e os resultados alcançados.

Dentro desta equação devem entrar todos os recursos do negócio como: tempo, dinheiro em caixa, investimentos, colaboradores, instalações, equipamentos, habilidades e competências.

Uma forma de entender a eficácia é comparar o desempenho de dois corretores de imóveis, João e Maria. No período de um mês ambos atingiram a meta de vender 10 casas, no entanto, João precisou de mais visitas e consequentemente gastou mais combustível, por isso ele foi menos eficiente do que a Maria.

A medida da eficiência é bastante utilizada para quando precisamos diminuir custos ou evitar desperdícios. Afinal, ao analisar os índices é possível identificar os principais “gargalos” da empresa e buscar melhorias em cada um deles.

Eficácia é focada em atingir os objetivos e resultados pretendidos

Dentro dos conceitos de eficiência, eficácia e efetividade este é o que dá mais ênfase ao propósito, diferente do anterior onde o objeto principal de análise são os recursos.

Em resumo, a eficácia mede o efeito da ação, por isso é possível ser eficaz e não ser eficiente, conforme o exemplo que utilizei anteriormente ambos os corretores de imóveis, ambos foram eficazes pois atingiram a meta, mas somente a Maria foi eficiente.

Um exemplo prático deste conceito é uma empresa que possui R$1.000,00 para criar em uma nova campanha de marketing e atrair novos clientes, tendo como princípio a eficácia, todo o dinheiro será investido para alcançar o maior número de pessoas possível.

Se tratando da eficácia, a preocupação principal é a qualidade da entrega em si, e não a otimização da operação. 

Efetividade é a mensuração dos impactos das ações a longo prazo

Já este avalia se o que foi produzido causou um efeito positivo ou negativo com o decorrer do tempo.

É o caso de uma costureira que ao produzir um vestido utiliza somente a quantidade de tecido, botões e linha necessários, no menor tempo possível e entregando uma bela peça para o cliente.

Muitos consideram que a efetividade é a soma da eficiência e da eficácia, ou seja, a capacidade de otimizar os recursos e atingir o melhor resultado possível.

Mas vale destacar que este indicador só pode ser observado ao longo do prazo, portanto não é possível verificar através dos resultados imediatos se as ações foram de fato eficientes.

Eficiência e eficácia nas empresas

Agora que você já compreendeu com conceitos de eficiência, eficácia e efetividade, proponho uma análise para você identificar em qual dos cenários o seu negócio se encontra:

• Eficiente e eficaz: esta é a situação ideal, onde os processos funcionam de forma perfeita, sem desperdício e atingindo os melhores resultados.

• Eficiente e ineficaz: o custo operacional é baixo, no entanto, as metas não são alcançadas.

• Ineficiente e eficaz:  quando o valor de produção é alto, mas os objetivos são atingidos, embora não seja a melhor opção, é preferível ao eficiente e ineficaz.

• Ineficiente e ineficaz: este é o pior cenário possível, pois os custos de produção são altos e os resultados não são alcançados.

Se você ainda não chegou ao estágio de ter uma empresa que seja eficiente e eficaz, no próximo tópico você encontra dicas para atingir esse patamar.

5 dicas para alcançar a eficiência, eficácia e efetividade

Para atingir os melhores resultados dentro destes indicadores é importante fazer e estimular a equipe a tomar atitudes no dia a dia que contribuam para os melhores resultados.

1. Comece organizando o ambiente de trabalho

Manter “a casa arrumada” é o primeiro passo para tornar uma empresa mais eficiente e eficaz. Afinal, muitas vezes perdemos um tempo significativo “tentando nos encontrar” em meio a documentos e processos.

Então, armazene os arquivos físicos e digitais de forma categorizada e de fácil acesso e também mantenha as anotações que fizer durante o dia em um único lugar. Desta maneira você evita perder algo importante.

2. Planejamento para manter o foco

Como é possível avaliar o impacto dos resultados de uma empresa se nem os objetivos estão claramente definidos?

É durante o planejamento que determinamos as metas e avaliamos quais são as melhores formas de atingi-las. Por essa razão é importante definir um caminho.

Outra vantagem é que caso não alcancemos os resultados esperados ainda é possível avaliar quais ações realizadas foram ineficientes ou ineficazes.

3. Estruture os processos

Para aumentar a eficiência e ao mesmo tempo reduzir custos é fundamental dedicar um tempo para coordenar as ações da sua empresa para que elas funcionem como uma engrenagem.

Por exemplo: se uma confeiteira aceita a encomenda de 100 brigadeiros e percebe na metade da produção que está faltando chocolate, precisará parar tudo que está fazendo e ir comprar o produto.

Um processo simples que funcionaria para solucionar o problema é no dia anterior, verificar se todos os itens necessários para a produção do próximo dia estão no estoque.

4. Ofereça treinamentos para a equipe 

Um colaborador que tenha eficiência, eficácia e efetividade como características não é fácil de encontrar. Porém se você investir em treinamentos é possível alcançar ótimos resultados.

Além disso, um funcionário capacitado trará melhores ideias e soluções para os problemas que podem surgir dentro da empresa, contribuindo ainda mais para o seu crescimento.

5. Cuide para que a busca por eficiência não seja um empecilho para a inovação

No cenário atual as empresas precisam investir em novas ideias, testar novos produtos e acompanhar as mudanças que acontecem no mercado. Mas o controle excessivo dos processos pode não dar espaço para a criatividade e a inovação.

Então é importante ficar atento para que a busca máxima pela eficiência não prejudique outros elementos essenciais para o sucesso de um negócio.

Depois dessas dicas pode surgir a dúvida: se não tenho as ferramentas necessárias para atingir a eficiência, eficácia e efetividade simultaneamente, o que devo fazer?

De acordo com a teoria, se for necessário escolher um dos indicadores de desempenho, o melhor é priorizar a eficácia, pois é melhor atingir os resultados do que otimizar os recursos, mas não chegar a lugar algum.

Bom trabalho e grande abraço.

Autor: Prof. Adm. Rafael José Pôncio
Publicado em: 06 de fevereiro de 2023
Especial: artigos no Jornal da Tribuna
Link fonte: https://jornaltribuna.com.br/2023/02/eficiencia-eficacia-e-efetividade-entende-os-3-es-da-gestao-e-da-administracao/

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Kiichiro Toyoda, a inovação em primeiro lugar

Quando a inovação faz parte do DNA, a perseverança leva, paulatinamente, ao sucesso. Podemos, dessa forma, fazer um recorte da trajetória de sucesso de Kiichiro Toyoda, empreendedor por trás da Toyota. Como a frase sugere, Kichiro trás consigo o DNA empreendedor, e vai além, aprende com o seu pai Sakichi Toyoda, que começou a empreender com uma fábrica de tear antes de fundar o que hoje veio a se tornar a Toyota, a mais eficiente montadora de automóveis do mundo.

É atribuída a Kiichiro e ao seu pai Sakichi a seguinte frase:

"Antes de dizer que não pode fazer algo, experimente fazer”.

A frase em questão é mais do que uma frase de efeito. Representa uma conduta de Kichiro diante da vida, especialmente diante dos desafios. Na série “Grandes Empreendedores da História” de hoje, veremos que não foram poucos os momentos em que Kiichiro pôde colocar à prova o seu próprio ensinamento. Foram muitos os desafios e aprendizados necessários para que Kiichiro, juntamente com seu pai, a partir de uma fábrica de tear manual, passasse ao que hoje é a montadora Toyota. Com certeza houveram fracassos, falhas, reajustes de rotas e, em especial, houve muitos experimentos na busca pelos acertos.

A trajetória empreendedora e corajosa de Kichiro é sem dúvidas uma inspiração para todos nós, empresários de sucesso ou iniciantes, pois mostrou que fora da zona de conforto existem maravilhosas conquistas a serem realizadas. Kichiro nunca esteve na zona de conforto, apesar de já contar com um negócio familiar em andamento, ousou querer mais e conquistou. É hora de nos inspirar com a história de sucesso de Kiichiro Toyoda.

Os primeiros passos de Kiichiro Toyoda

A trajetória de sucesso de Kiichiro deu início antes do seu nascimento em 1894, na cidade de Kosai, no Japão. Tudo começou quando seu pai, Sakichi Toyoda, ao observar a sua mãe tecer em teares manuais de madeiras, buscou formas de tornar o seu trabalho mais fácil e produtivo. Em 1896 Sakichi desenvolveu o primeiro tear mecânico do Japão e seguiu aprimorando a técnica, até que em 1924, já com o auxílio de Kiichiro, desenvolveram o tear mecânico de alta velocidade. Um ponto alto do processo foi ter desenvolvido uma máquina que não desperdiçava matéria prima, pois o tear de alta velocidade parava de tecer caso o fio rompesse.

Aqui identificamos uma importante regra da família Toyoda: a eficiência deve caminhar ao lado do não desperdício. A filosofia da eficiência que previne o não desperdício que encontra-se no processo de produção da Toyota começou ainda na indústria de tear da família. Vale ressaltar que essa filosofia de produção, enquanto ideia, pode ser adaptada para todo e qualquer negócio. O aprimoramento, a busca por otimização dos processos produtivos deve levar a máxima eficiência. Não apenas para proteger os recursos materiais, pois a agenda socioambiental pede esta responsabilidade, mas também que a eficiência previna o desperdício de tempo e retrabalho.

De volta aos passos de Kiichiro, destaca-se a viagem que realizou à Nova Iorque no ano de 1922. A visita aos Estados Unidos foi um ponto de virada para Kiichiro, pois foi quando ele percebeu a importância do automóvel para as pessoas. A partir daquele momento ele vislumbrou que aquele era um mercado em franco crescimento e que precisava agir rápido. Kichiro acreditava que o Japão precisava se modernizar rápido ou iria ficar para trás em relação às potências ocidentais.

De volta ao Japão, Kiichiro convenceu o seu pai a criar uma divisão na indústria de tear para a produção de automóveis e em 1930 desenvolveu o primeiro motor a gasolina, ainda para a fábrica de tear. É interessante constatar a trajetória linear, mas não óbvia de Kiichiro. Buscando desenvolver um carro, construiu um motor à gasolina para o tear de sua família. Kiichiro sabia que a evolução não dá saltos e que são dos pequenos passos que se chega às grandes conquistas. Em setembro de 1934 o empreendedor desenvolveu o primeiro protótipo de motor para carros, o tipo A, e no ano seguinte, em 1935, o protótipo do primeiro carro, o AA. Em 1936 o primeiro carro ficou pronto.  

Como Toyoda mudou para Toyota 

Kiichiro seguiu inovando, sem deixar de lado suas raízes e a cultura japonesa. Em 1937 a divisão de automóveis foi definitivamente separada da fábrica de tear e a Toyoda passou a se chamar Toyota. O nome mudou pois em japonês “Toyoda” é escrito com dez traços, enquanto que “Toyota” tem oito traços. Na cultura japonesa, o número oito é um símbolo de prosperidade.

Hoje a Toyota está presente em mais de 160 países e é reconhecida como a montadora mais eficiente da atualidade, com milhões de carros produzidos e comercializados. Como disse, o caminho para chegar ao topo foi longo. É importante citar o modelo de produção adaptado do fordismo desenvolvido por Kiichiro em 1938, conhecido como TPS (Toyota Production System). O sistema de TPS trouxe consigo a metodologia de produção Just-in-time, que consistia em produzir apenas o necessário quando for necessário, para, assim, evitar desperdícios.

Quando a crise do petróleo estourou em 1973, todas as montadoras sofreram o impacto. A Toyota, contudo, conseguiu responder mais rapidamente ao cenário em função do seu sistema de produção, o TPS. O TPS passou por muitos aperfeiçoamentos ao longo das décadas e hoje segue sendo estudado nas universidades ao redor do mundo.

Kichiro construiu as bases

O grande empreendedor de hoje, Kiichiro, faleceu no ano de 1952 e não chegou a ver a Toyota se tornar o sucesso que é hoje. Contudo, Kiichiro criou as bases para o crescimento que viria nos anos seguintes. Por “dar as bases”, devemos entender que Kiichiro foi o fomentador da inovação sem abrir mão dos métodos e da cultura japonesa, assim pôde aperfeiçoar aquilo que aprendia nas suas viagens às fábricas da Europa e Estados Unidos.

Kiichiro nos deixa, portanto, uma poderosa lição: podemos aprender uma técnica com o outro, mas podemos dar a nossa forma de condução, impregnar com o nosso jeito de ser aquilo que estamos fazendo. Sendo que somos, do jeito que somos, podemos fazer coisas incríveis. Kiichiro fez algo incrível e o seu legado é a Toyota, que com a sua morte passou a ser dirigida pelo seu primo, Eiji Toyoda, hoje a Toyota é uma das líderes do mercado e parece que não deixará o topo tão cedo, e, inclusive pode-se dizer que desta companhia é lugar que muito contribuiu para a escola de administração no mundo.

Bom trabalho e grande abraço! 

Prof. Adm. Rafael José Pôncio

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Conheça também:

William Colgate e sua fantástica fábrica de sorrisos

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Grandes Empreendedores da História

Grandes Empreendedores da História é uma série aqui no Blog Empreender e Gerir de pequenas sínteses biográficas das pessoas empreendedoras que marcaram a história no mundo dos negócios com maestria e sucesso, são alguns deles:

Gabrielle “Coco” Chanel, a maior empreendedora da moda

Levi Strauss, o empreendedor do jeans

Frederic Tudor e uma nova Era do Gelo

Larry Ellison, o gigante da internet

Maurício de Nassau, um militar visionário

William Colgate e sua fantástica fábrica de sorrisos

Kiichiro Toyoda, a inovação em primeiro lugar

Soichiro Honda, o empreendedor invencível

Adolph Zukor, o vendedor de peles que mudou o cinema mundial

Ferruccio Lamborghini, dos tratores aos carros de luxo

Enzo Ferrari, O homem que mudou o automobilismo

Yves Henri Donat Mathieu-Saint Laurent, O rei da moda

Christian Dior, O homem que vestiu a Europa Pós-Guerra

Carlos Slim Helú, o homem em que tudo que toca torna-se ouro

Willem Usselincx, o holandês que navegou pelos mares do livre comércio

Sam Walton, o homem que dominou o varejo

Arthur Davidson e William S. Harley, os jovens que inventaram uma lenda sobre rodas

Louis Vuitton, o aprendiz que construiu um Império

Madam C. J. Walker, a primeira milionária dos Estados Unidos

Barbe-Nicole Clicquot-Ponsardin, a rainha do Champagne

Cornelius Vanderbilt, o empreendedor da marinha mercante americana

Andrew Carnegie, o empresário do aço

Asa Griggs Candler, o homem que fez o mundo beber coca-cola

Walt Disney, tornando a magia um negócio

Marsílio Ficino, o homem que fez a Europa renascer

Henrique Dumont, O rei do café

Henry Ford, o homem que revolucionou o modo de produção

John Davison Rockefeller, o homem mais rico da História

Alexander Graham Bell e a invenção do telefone

Marco Polo, o Mercador de Veneza

Guglielmo Marconi, o inventor do rádio

Johannes Gutenberg, o pai da Imprensa

Thomas Edison, o gênio da lâmpada

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