Eficiência, eficácia e efetividade: entenda os 3 Es da gestão e da administração

Descubra o que é eficiência, eficácia e efetividade e saiba como estes indicadores podem contribuir para o sucesso do seu negócio.

Eficiência, eficácia e efetividade: entende os 3 Es da gestão e da administração

Mesmo que muitas vezes acabemos tratando a eficiência, a eficácia e a efetividade como sinônimos, e de fato são palavras bastante relacionadas, a verdade é que cada um destes conceitos possui significado próprio.

Para que você entenda claramente o que é cada um e como eles podem contribuir para o desenvolvimento do seu negócio, neste texto descrevo o sentido destas palavras trazendo exemplos e dicas para colocá-los em prática.

Qual o significado de cada um dos 3 Es?

Eficiência, eficácia e efetividade são indicadores de resultados, ou seja, são utilizados para medir se as nossas ações estão atingindo o efeito esperado. Por isso, saber distinguir esses três conceitos irá te ajudar a analisar os resultados das estratégias do seu negócio.

Por exemplo: identificar se a instalação de um novo sistema de compras está de fato trazendo mais agilidade para os processos ou se será necessário um treinamento para que a equipe aprenda a utilizar melhor a ferramenta.

Para facilitar a compreensão dos três Es, e desta forma você consiga aplicá-los no dia a dia, segue o significado de cada um deles:

Eficiência é utilizar os recursos da forma mais adequada

Quando falamos de eficiência o que devemos ter em mente é a relação custo/benefício entre os meios e métodos utilizados e os resultados alcançados.

Dentro desta equação devem entrar todos os recursos do negócio como: tempo, dinheiro em caixa, investimentos, colaboradores, instalações, equipamentos, habilidades e competências.

Uma forma de entender a eficácia é comparar o desempenho de dois corretores de imóveis, João e Maria. No período de um mês ambos atingiram a meta de vender 10 casas, no entanto, João precisou de mais visitas e consequentemente gastou mais combustível, por isso ele foi menos eficiente do que a Maria.

A medida da eficiência é bastante utilizada para quando precisamos diminuir custos ou evitar desperdícios. Afinal, ao analisar os índices é possível identificar os principais “gargalos” da empresa e buscar melhorias em cada um deles.

Eficácia é focada em atingir os objetivos e resultados pretendidos

Dentro dos conceitos de eficiência, eficácia e efetividade este é o que dá mais ênfase ao propósito, diferente do anterior onde o objeto principal de análise são os recursos.

Em resumo, a eficácia mede o efeito da ação, por isso é possível ser eficaz e não ser eficiente, conforme o exemplo que utilizei anteriormente ambos os corretores de imóveis, ambos foram eficazes pois atingiram a meta, mas somente a Maria foi eficiente.

Um exemplo prático deste conceito é uma empresa que possui R$1.000,00 para criar em uma nova campanha de marketing e atrair novos clientes, tendo como princípio a eficácia, todo o dinheiro será investido para alcançar o maior número de pessoas possível.

Se tratando da eficácia, a preocupação principal é a qualidade da entrega em si, e não a otimização da operação. 

Efetividade é a mensuração dos impactos das ações a longo prazo

Já este avalia se o que foi produzido causou um efeito positivo ou negativo com o decorrer do tempo.

É o caso de uma costureira que ao produzir um vestido utiliza somente a quantidade de tecido, botões e linha necessários, no menor tempo possível e entregando uma bela peça para o cliente.

Muitos consideram que a efetividade é a soma da eficiência e da eficácia, ou seja, a capacidade de otimizar os recursos e atingir o melhor resultado possível.

Mas vale destacar que este indicador só pode ser observado ao longo do prazo, portanto não é possível verificar através dos resultados imediatos se as ações foram de fato eficientes.

Eficiência e eficácia nas empresas

Agora que você já compreendeu com conceitos de eficiência, eficácia e efetividade, proponho uma análise para você identificar em qual dos cenários o seu negócio se encontra:

• Eficiente e eficaz: esta é a situação ideal, onde os processos funcionam de forma perfeita, sem desperdício e atingindo os melhores resultados.

• Eficiente e ineficaz: o custo operacional é baixo, no entanto, as metas não são alcançadas.

• Ineficiente e eficaz:  quando o valor de produção é alto, mas os objetivos são atingidos, embora não seja a melhor opção, é preferível ao eficiente e ineficaz.

• Ineficiente e ineficaz: este é o pior cenário possível, pois os custos de produção são altos e os resultados não são alcançados.

Se você ainda não chegou ao estágio de ter uma empresa que seja eficiente e eficaz, no próximo tópico você encontra dicas para atingir esse patamar.

5 dicas para alcançar a eficiência, eficácia e efetividade

Para atingir os melhores resultados dentro destes indicadores é importante fazer e estimular a equipe a tomar atitudes no dia a dia que contribuam para os melhores resultados.

1. Comece organizando o ambiente de trabalho

Manter “a casa arrumada” é o primeiro passo para tornar uma empresa mais eficiente e eficaz. Afinal, muitas vezes perdemos um tempo significativo “tentando nos encontrar” em meio a documentos e processos.

Então, armazene os arquivos físicos e digitais de forma categorizada e de fácil acesso e também mantenha as anotações que fizer durante o dia em um único lugar. Desta maneira você evita perder algo importante.

2. Planejamento para manter o foco

Como é possível avaliar o impacto dos resultados de uma empresa se nem os objetivos estão claramente definidos?

É durante o planejamento que determinamos as metas e avaliamos quais são as melhores formas de atingi-las. Por essa razão é importante definir um caminho.

Outra vantagem é que caso não alcancemos os resultados esperados ainda é possível avaliar quais ações realizadas foram ineficientes ou ineficazes.

3. Estruture os processos

Para aumentar a eficiência e ao mesmo tempo reduzir custos é fundamental dedicar um tempo para coordenar as ações da sua empresa para que elas funcionem como uma engrenagem.

Por exemplo: se uma confeiteira aceita a encomenda de 100 brigadeiros e percebe na metade da produção que está faltando chocolate, precisará parar tudo que está fazendo e ir comprar o produto.

Um processo simples que funcionaria para solucionar o problema é no dia anterior, verificar se todos os itens necessários para a produção do próximo dia estão no estoque.

4. Ofereça treinamentos para a equipe 

Um colaborador que tenha eficiência, eficácia e efetividade como características não é fácil de encontrar. Porém se você investir em treinamentos é possível alcançar ótimos resultados.

Além disso, um funcionário capacitado trará melhores ideias e soluções para os problemas que podem surgir dentro da empresa, contribuindo ainda mais para o seu crescimento.

5. Cuide para que a busca por eficiência não seja um empecilho para a inovação

No cenário atual as empresas precisam investir em novas ideias, testar novos produtos e acompanhar as mudanças que acontecem no mercado. Mas o controle excessivo dos processos pode não dar espaço para a criatividade e a inovação.

Então é importante ficar atento para que a busca máxima pela eficiência não prejudique outros elementos essenciais para o sucesso de um negócio.

Depois dessas dicas pode surgir a dúvida: se não tenho as ferramentas necessárias para atingir a eficiência, eficácia e efetividade simultaneamente, o que devo fazer?

De acordo com a teoria, se for necessário escolher um dos indicadores de desempenho, o melhor é priorizar a eficácia, pois é melhor atingir os resultados do que otimizar os recursos, mas não chegar a lugar algum.

Bom trabalho e grande abraço.

Autor: Prof. Adm. Rafael José Pôncio
Publicado em: 06 de fevereiro de 2023
Especial: artigos no Jornal da Tribuna
Link fonte: https://jornaltribuna.com.br/2023/02/eficiencia-eficacia-e-efetividade-entende-os-3-es-da-gestao-e-da-administracao/

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        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

Kiichiro Toyoda, a inovação em primeiro lugar

Quando a inovação faz parte do DNA, a perseverança leva, paulatinamente, ao sucesso. Podemos, dessa forma, fazer um recorte da trajetória de sucesso de Kiichiro Toyoda, empreendedor por trás da Toyota. Como a frase sugere, Kichiro trás consigo o DNA empreendedor, e vai além, aprende com o seu pai Sakichi Toyoda, que começou a empreender com uma fábrica de tear antes de fundar o que hoje veio a se tornar a Toyota, a mais eficiente montadora de automóveis do mundo.

É atribuída a Kiichiro e ao seu pai Sakichi a seguinte frase:

"Antes de dizer que não pode fazer algo, experimente fazer”.

A frase em questão é mais do que uma frase de efeito. Representa uma conduta de Kichiro diante da vida, especialmente diante dos desafios. Na série “Grandes Empreendedores da História” de hoje, veremos que não foram poucos os momentos em que Kiichiro pôde colocar à prova o seu próprio ensinamento. Foram muitos os desafios e aprendizados necessários para que Kiichiro, juntamente com seu pai, a partir de uma fábrica de tear manual, passasse ao que hoje é a montadora Toyota. Com certeza houveram fracassos, falhas, reajustes de rotas e, em especial, houve muitos experimentos na busca pelos acertos.

A trajetória empreendedora e corajosa de Kichiro é sem dúvidas uma inspiração para todos nós, empresários de sucesso ou iniciantes, pois mostrou que fora da zona de conforto existem maravilhosas conquistas a serem realizadas. Kichiro nunca esteve na zona de conforto, apesar de já contar com um negócio familiar em andamento, ousou querer mais e conquistou. É hora de nos inspirar com a história de sucesso de Kiichiro Toyoda.

Os primeiros passos de Kiichiro Toyoda

A trajetória de sucesso de Kiichiro deu início antes do seu nascimento em 1894, na cidade de Kosai, no Japão. Tudo começou quando seu pai, Sakichi Toyoda, ao observar a sua mãe tecer em teares manuais de madeiras, buscou formas de tornar o seu trabalho mais fácil e produtivo. Em 1896 Sakichi desenvolveu o primeiro tear mecânico do Japão e seguiu aprimorando a técnica, até que em 1924, já com o auxílio de Kiichiro, desenvolveram o tear mecânico de alta velocidade. Um ponto alto do processo foi ter desenvolvido uma máquina que não desperdiçava matéria prima, pois o tear de alta velocidade parava de tecer caso o fio rompesse.

Aqui identificamos uma importante regra da família Toyoda: a eficiência deve caminhar ao lado do não desperdício. A filosofia da eficiência que previne o não desperdício que encontra-se no processo de produção da Toyota começou ainda na indústria de tear da família. Vale ressaltar que essa filosofia de produção, enquanto ideia, pode ser adaptada para todo e qualquer negócio. O aprimoramento, a busca por otimização dos processos produtivos deve levar a máxima eficiência. Não apenas para proteger os recursos materiais, pois a agenda socioambiental pede esta responsabilidade, mas também que a eficiência previna o desperdício de tempo e retrabalho.

De volta aos passos de Kiichiro, destaca-se a viagem que realizou à Nova Iorque no ano de 1922. A visita aos Estados Unidos foi um ponto de virada para Kiichiro, pois foi quando ele percebeu a importância do automóvel para as pessoas. A partir daquele momento ele vislumbrou que aquele era um mercado em franco crescimento e que precisava agir rápido. Kichiro acreditava que o Japão precisava se modernizar rápido ou iria ficar para trás em relação às potências ocidentais.

De volta ao Japão, Kiichiro convenceu o seu pai a criar uma divisão na indústria de tear para a produção de automóveis e em 1930 desenvolveu o primeiro motor a gasolina, ainda para a fábrica de tear. É interessante constatar a trajetória linear, mas não óbvia de Kiichiro. Buscando desenvolver um carro, construiu um motor à gasolina para o tear de sua família. Kiichiro sabia que a evolução não dá saltos e que são dos pequenos passos que se chega às grandes conquistas. Em setembro de 1934 o empreendedor desenvolveu o primeiro protótipo de motor para carros, o tipo A, e no ano seguinte, em 1935, o protótipo do primeiro carro, o AA. Em 1936 o primeiro carro ficou pronto.  

Como Toyoda mudou para Toyota 

Kiichiro seguiu inovando, sem deixar de lado suas raízes e a cultura japonesa. Em 1937 a divisão de automóveis foi definitivamente separada da fábrica de tear e a Toyoda passou a se chamar Toyota. O nome mudou pois em japonês “Toyoda” é escrito com dez traços, enquanto que “Toyota” tem oito traços. Na cultura japonesa, o número oito é um símbolo de prosperidade.

Hoje a Toyota está presente em mais de 160 países e é reconhecida como a montadora mais eficiente da atualidade, com milhões de carros produzidos e comercializados. Como disse, o caminho para chegar ao topo foi longo. É importante citar o modelo de produção adaptado do fordismo desenvolvido por Kiichiro em 1938, conhecido como TPS (Toyota Production System). O sistema de TPS trouxe consigo a metodologia de produção Just-in-time, que consistia em produzir apenas o necessário quando for necessário, para, assim, evitar desperdícios.

Quando a crise do petróleo estourou em 1973, todas as montadoras sofreram o impacto. A Toyota, contudo, conseguiu responder mais rapidamente ao cenário em função do seu sistema de produção, o TPS. O TPS passou por muitos aperfeiçoamentos ao longo das décadas e hoje segue sendo estudado nas universidades ao redor do mundo.

Kichiro construiu as bases

O grande empreendedor de hoje, Kiichiro, faleceu no ano de 1952 e não chegou a ver a Toyota se tornar o sucesso que é hoje. Contudo, Kiichiro criou as bases para o crescimento que viria nos anos seguintes. Por “dar as bases”, devemos entender que Kiichiro foi o fomentador da inovação sem abrir mão dos métodos e da cultura japonesa, assim pôde aperfeiçoar aquilo que aprendia nas suas viagens às fábricas da Europa e Estados Unidos.

Kiichiro nos deixa, portanto, uma poderosa lição: podemos aprender uma técnica com o outro, mas podemos dar a nossa forma de condução, impregnar com o nosso jeito de ser aquilo que estamos fazendo. Sendo que somos, do jeito que somos, podemos fazer coisas incríveis. Kiichiro fez algo incrível e o seu legado é a Toyota, que com a sua morte passou a ser dirigida pelo seu primo, Eiji Toyoda, hoje a Toyota é uma das líderes do mercado e parece que não deixará o topo tão cedo, e, inclusive pode-se dizer que desta companhia é lugar que muito contribuiu para a escola de administração no mundo.

Bom trabalho e grande abraço! 

Prof. Adm. Rafael José Pôncio

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William Colgate e sua fantástica fábrica de sorrisos

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Grandes Empreendedores da História

Grandes Empreendedores da História é uma série aqui no Blog Empreender e Gerir de pequenas sínteses biográficas das pessoas empreendedoras que marcaram a história no mundo dos negócios com maestria e sucesso, são alguns deles:

Gabrielle “Coco” Chanel, a maior empreendedora da moda

Levi Strauss, o empreendedor do jeans

Frederic Tudor e uma nova Era do Gelo

Larry Ellison, o gigante da internet

Maurício de Nassau, um militar visionário

William Colgate e sua fantástica fábrica de sorrisos

Kiichiro Toyoda, a inovação em primeiro lugar

Soichiro Honda, o empreendedor invencível

Adolph Zukor, o vendedor de peles que mudou o cinema mundial

Ferruccio Lamborghini, dos tratores aos carros de luxo

Enzo Ferrari, O homem que mudou o automobilismo

Yves Henri Donat Mathieu-Saint Laurent, O rei da moda

Christian Dior, O homem que vestiu a Europa Pós-Guerra

Carlos Slim Helú, o homem em que tudo que toca torna-se ouro

Willem Usselincx, o holandês que navegou pelos mares do livre comércio

Sam Walton, o homem que dominou o varejo

Arthur Davidson e William S. Harley, os jovens que inventaram uma lenda sobre rodas

Louis Vuitton, o aprendiz que construiu um Império

Madam C. J. Walker, a primeira milionária dos Estados Unidos

Barbe-Nicole Clicquot-Ponsardin, a rainha do Champagne

Cornelius Vanderbilt, o empreendedor da marinha mercante americana

Andrew Carnegie, o empresário do aço

Asa Griggs Candler, o homem que fez o mundo beber coca-cola

Walt Disney, tornando a magia um negócio

Marsílio Ficino, o homem que fez a Europa renascer

Henrique Dumont, O rei do café

Henry Ford, o homem que revolucionou o modo de produção

John Davison Rockefeller, o homem mais rico da História

Alexander Graham Bell e a invenção do telefone

Marco Polo, o Mercador de Veneza

Guglielmo Marconi, o inventor do rádio

Johannes Gutenberg, o pai da Imprensa

Thomas Edison, o gênio da lâmpada

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Um guia prático da ferramenta 5W2H

A ferramenta 5W2H é mais um dos instrumentos criados pela indústria de automóveis japonesa para auxiliar no planejamento estratégico. Ela é utilizada como um guia para facilitar o desenvolvimento das ações.

Continue a leitura e descubra como colocar o 5W2H em prática.

O que significa 5W2H?

Embora esta sigla pareça estranha, quando entendemos o seu significado ela passa a fazer todo o sentido. A ferramenta 5W2H ter origem no inglês e se baseia em 7 perguntas:

1.   What / O quê?

Este primeiro questionamento responde o objetivo do projeto, o que será feito? 

O ideal é que seja o mais preciso o possível.

Por exemplo: uma empresa busca aumentar o seu faturamento, este é um desejo muito vago, ou seja, difícil de ser acompanhado e avaliado. Então seria mais interessante especificar o que a empresa deseja. Uma solução seria modificar para aumentar o faturamento em 20%.

2.   Why/Por quê?

Nesta pergunta existe para encontrar a motivação para uma ação. O propósito deve justificar o projeto e estimular os funcionários a participar.

Por exemplo: aumentar o número de vendas em 25% pode fazer sentido para a diretoria. No entanto, se os colaboradores não enxergam um benefício claro nisso, como mais comissões, talvez não se empenhem tanto.

3.   Where/Onde?

Aqui é definido local onde o projeto será desenvolvido, pode ser em um setor da empresa, no escritório, na loja ou até no meio virtual, no caso de uma ação de marketing, por exemplo.

4.   When/Quanto?

Neste tópico da ferramenta 5W2H é definido o tempo de realização da ação, ou seja, os prazos de entrega e finalização das tarefas.

É muito importante utilizar datas específicas como: 20/06/22 à 20/07/22 para que o responsável possa se programar e evitar atrasos na execução do projeto.

5.   Who/Quem?

É o momento de nomear quem será a pessoa responsável por aquela ação, desta maneira é mais simples fazer o acompanhamento.

Mesmo que a tarefa seja de toda a equipe, como realizar um treinamento de atendimento, é importante deixar uma pessoa como líder.

6.   How/Como?

Agora entramos nos 2H da metodologia, nesta etapa é descrito de qual maneira as atividades serão executadas.

Como a ideia do 5W2H é ser uma ferramenta de fácil visualização, os passos devem ser escritos de forma resumida.

Por exemplo: para criar um produto existem várias etapas como geração de ideias, pesquisa, criação do protótipo, testes, etc. Porém, você deve colocar apenas o que é mais relevante.

7.   How Much/Quanto?

Esta última pergunta responde o quanto será investido naquele projeto, caso ainda não tenha o valor definitivo é importante colocar uma estimativa.

Por que aplicar a ferramenta 5W2H?

Conheça os principais motivos para colocar esta metodologia em prática:

• Versatilidade: o 5W2H pode ser utilizado em praticamente qualquer empresa e até na sua vida pessoal, para planejar uma viagem, por exemplo.

• Facilidade: depois que você conhece o significado de cada uma das siglas, fazer a análise se torna algo simples e prático.

• Eficiência: aplicando a metodologia você terá um plano de ação completo.

Quando fazer o 5W2H

Como já comentei a ferramenta 5W2H pode ser usada em diversas situações, entretanto, no meio empresarial existem atividades em que ela é mais aplicada:

• Desenvolvimento de um plano de ação: como o 5W2H é voltado para a execução, ele funciona bem para resolver a raiz de um problema.

• Implementar um novo processo ou projeto: com esta ferramenta é fácil definir as atividades e quem serão os responsáveis.

• Elaborar o planejamento estratégico: ele funciona como um guia para as ações necessárias para atingir as metas.

• Otimização de equipamentos: a ferramenta 5W2H ajuda a encontrar e corrigir os problemas que atrapalham o funcionamento da operação.

• Redução de custo: com a maior fluidez dos planos de ação, a diminuição dos custos acontecerá de forma natural. 

Como colocar ferramenta 5W2H em prática

A maneira mais simples de desenvolver o 5W2H é através de uma planilha no Excel em que você coloca as 7 perguntas e anota as respostas. Conforme o exemplo abaixo:

Para facilitar a compreensão, segue um exemplo:

Uma escola de idiomas deseja criar uma turma de língua inglesa. Aplicando o 5W2H seria: 

• What: abrir nova turma de língua inglesa.

• Why:  surge uma alta demanda de alunos que as turmas atuais não conseguem cumprir.

• When: em fevereiro de 2024.

• Who: Lucas, chefe do departamento de língua inglesa.

• Where: Na própria escola.

• How: contratação de um novo professor e abertura da turma.

• How much: R$5 mil.

O ideal é que as respostas sejam curtas e objetivas 

Mas antes de preencher a planilha, fazer uma preparação irá agilizar o processo e trazer melhores resultados. Por isso, antes de começar levante as seguintes informações:

Por que você está utilizando o método?

Antes de começar é fundamental entender o motivo que fez você escolher a ferramenta 5W2H e como ela irá ajudar na sua empresa.

Desta maneira, além de justificar a mudança de estratégia para os demais colaboradores, você conseguirá avaliar se a troca de metodologia atingiu os resultados esperados.

Qual a situação da empresa

Dar uma olhada para trás e fazer um diagnóstico de como está a situação da empresa hoje é uma ótima tática para planejar o futuro.

Por exemplo: o objetivo da empresa é reduzir as despesas, logo é fundamental saber quais são os gastos de hoje e onde estão os principais custos. Pois, só desta forma será possível desenvolver ações efetivas.

Como está a situação externa (mercado, concorrência e clientes)

Para traçar um plano de ação eficaz é importante fazer uma análise externa e compreender a realidade em que a empresa está inserida.

Por exemplo: se os consumidores estão cada vez mais buscando serviços, talvez faça sentido implementar um chatbot (programa que faz atendimento virtual) em seu site.

Como será o acompanhamento das ações

A fim de conseguir avaliar os resultados é preciso estabelecer uma forma de medir e acompanhar as ações, isso pode ser feito através de um software ou um check-list manual, por exemplo.

Com o monitoramento é possível saber se a equipe está conseguindo atingir os objetivos ou se há algum problema.

Por exemplo: se estabeleceu uma meta de 150 vendas no mês, porém,  até dia 25 só foram feitas 100 vendas.  Ao visualizar esta situação o gestor pode intervir e buscar uma alternativa para alcançar os resultados esperados.

Calcule a capacidade produtiva

De nada adianta definir uma ação cuja execução é quase impossível. Por exemplo: não faz sentido querer diminuir o tempo de espera nos atendimentos se não há colaboradores o suficiente para cumprir a meta.

Logo, antes de pensar na estratégia é importante fazer um diagnóstico de quanto a empresa consegue atingir.

Promova melhorias

Mesmo depois que a metodologia é implementada o trabalho não para, pois conforme a realidade da empresa muda é natural que as ações e a forma de trabalho também se modifiquem.

Desta maneira você conseguirá melhores resultados ao utilizar a ferramenta 5W2H.

Então, gostou desta metodologia? Diga nos comentários.

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio

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Plano de ação: porque é fundamental ter um

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