Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão (POP)

Alcançar a eficiência nos seus negócios é um grande desafio para muitos empreendedores, no entanto, ferramentas como o Procedimento Operacional Padrão podem contribuir muito para atingir os melhores resultados.

Neste texto você conhecerá tudo sobre o POP e como ele irá te ajudar a alcançar ainda mais eficiência nos seus projetos.

O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como o POP, funciona como um manual para que os colaboradores de uma empresa saibam qual a melhor forma de executar as tarefas e assim garantir a qualidade dos produtos e serviços.

Neste manual são descritos todos os detalhes e etapas para os procedimentos, bem como quem serão os responsáveis pela ação, servindo como um norte para os processos de uma determinada organização.

Ele é bastante utilizado em hospitais, farmácias, laboratórios e demais atividades que necessitam de uma alta precisão, mas também pode ser aplicado em outros negócios, para registrar como é fabricada uma determinada peça de roupa, por exemplo.

Por que utilizar o POP?

O Procedimento Operacional Padrão pode ter muitas funcionalidades para uma empresa que necessite padronizar determinadas tarefas, entre os benefícios da ferramenta estão:

Otimizar os processos

Ao estabelecer um passo a passo detalhado de todas as tarefas, os funcionários poderão executar as atividades da forma mais rápida possível, poupando tempo na execução. Além disso, diminui as chances de haver falhas na execução das atividades, tornando os resultados mais eficientes.

Facilitar o treinamento dos colaboradores

O Procedimento Operacional Padrão também serve para orientar os novos integrantes da equipe, sendo um suporte para capacitações. Outra funcionalidade é caso se o colaborador responsável por aquela atividade não estiver presente na empresa, com o auxílio do POP outro funcionário capacitado pode executar aquela função.

Garantir a segurança para os funcionários

Como os processos bem organizados e estruturados em uma passo a passo prático, as chances de ocorrer erros ou acidentes reduz consideravelmente, aumentando a segurança dos colaboradores na realização das atividades.

Ofertar o melhor produto/serviço para os clientes

Como há uma certa rigidez e meticulosidade no processo de criação dos produtos ou execução do serviço, o consumidor tem a garantia de receber exatamente o que lhe foi ofertado pelo vendedor, o que torna a imagem da empresa muito confiável.

Se adequar às normas e legislações vigentes

Dependendo da natureza do seu negócio, há normas específicas que a empresa deve cumprir, na criação do POP estes critérios já estarão incluídos no processo, facilitando a adequação da empresa às normas.

Tipos mais conhecidos de Procedimento Operacional Padrão

Há diferentes tipos de POP que variam de acordo com a necessidade de cada empresa, mas para te ajudar melhor a compreender como funciona esta ferramenta seguem alguns dos modelos mais comuns:

Qualidade: com o objetivo de realizar o controle da qualidade. Para isso, são descritos todos os parâmetros utilizados para assegurar a qualidade dos produtos ou serviços, desde a averiguação da matéria-prima até os testes finais.

Saúde e Segurança: já este tipo de Procedimento Operacional Padrão tem por foco deixar o ambiente de trabalho seguro e minimizar os riscos de acidentes para funcionários e clientes como o uso de EPI (equipamento de proteção individual) e EPC (equipamento de proteção coletiva).

Produção: para garantir a qualidade do produto durante a sua fabricação, sendo muito utilizados no ramo da manufatura e em casos de serviços rotativos, onde um funcionário acaba substituindo o outro.

Armazenamento: a fim de indicar a melhor forma de guardar os produtos e assim preservar a sua qualidade, neste documento estarão presentes as normas de limpeza, temperatura correta, data de validade, etc.

Manutenção: descreve os processos necessários para os cuidados preventivos com equipamentos e instalações, mantendo um cronograma de manutenção e aumentando a vida útil do maquinário.

Como fazer um Procedimento Operacional Padrão

A criação do POP fica geralmente a cargo dos gestores e diretores da empresa e departamentos, no entanto, é importante que colaboradores operacionais também participem para dar a suas opiniões para que o Procedimento Operacional Padrão seja mais realista e eficaz.

Não há nenhum modelo específico para fazer um Procedimento Operacional Padrão, porém há algumas etapas que não podem faltar no desenvolvimento do documento.

Pense nos objetivos do POP

Antes de começar é importante ter claro qual é o propósito deste novo procedimento operacional para a sua empresa, para desta forma montar um documento que de fato seja aplicável e traga resultados concretos.

Por exemplo: se o objetivo é padronizar a limpeza do escritório e manter o ambiente limpo, itens como onde armazenar os arquivos não devem ser incluídos.

Escolha o formato do POP

Nesta fase é o momento de escolher qual será o formato do Procedimento Operacional Padrão, os modelos mais comuns são:

• Formato de etapas simples: geralmente composto por uma lista numerada com o passo a passo das atividades escritas em frases curtas e objetivas.

• Formato de etapas hierárquicas: este modelo é mais utilizado quando há etapas que envolvem alguma tomada de decisão.

• Fluxograma: é uma espécie de mapa do processo, delineando cada passo e já orientando qual será a próxima atividade, bem como o seu responsável.

Colete as informações

Antes de determinar como será o Procedimento Operacional Padrão é fundamental mapear a situação atual das atividades. Então neste momento é a hora de sentar com a equipe e analisar como as tarefas têm sido feitas e quais os pontos podem ser melhorados.

Defina o escopo

Estabelecer os limites do que estará ou não incluso no POP é importante para que ele se torne mais eficaz. Nesta etapa você pode identificar quais outros também estão envolvidos e se eles precisam fazer parte ou não do POP.

Escreva o POP

Agora é que de fato será criado o Procedimento Operacional Padrão, como já comentei há diferentes tipos de POP, porém, todos eles devem conter esses itens:

• Nome do POP;

• Responsável pela criação;

• Local de execução;

• Responsáveis pelas tarefas;

• Materiais necessários;

• Passo a passo do procedimento;

• Perspectivas.

Revisão, teste e aprimoramentos

Após a criação do POP é hora de revisá-lo com toda a equipe, pedir para que eles façam as suas considerações e fazer as correções e ajustes necessários. Depois é hora de testar os procedimentos. Caso precise de correções repita a revisão até chegar a melhor versão do documento.

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio, PROF. ADM.

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Método OKR: 8 vantagens e como começar

Descubra as possibilidades de crescimento que o método OKR pode trazer para a sua empresa através dos 8 benefícios que apresento neste texto. Além disso, saiba como dar os primeiros passos para implementar a metodologia no seu negócio.

O que é o método OKR?

OKR é a sigla para “Objectives and Key Results” (Objetivos e Resultados-chave), as bases dessa metodologia de gestão foram desenvolvidas por Andy Grove, que foi CEO da Intel por mais de 10 anos. Com o sucesso desta ferramenta, ela começou a se difundir por outras empresas do Vale do Silício pelas mãos de John Doerr, que trabalhou com Andy Grove na Intel.

Mas o método OKR só ganhou fama de fato quando chegou ao Google, ajudando a empresa a atingir altos níveis de crescimento, sendo utilizado até hoje.

A metodologia é empregada para traçar os objetivos estratégicos da empresa e também as metas de cada departamento, para assim todos os colaboradores ficarem alinhados e engajados em alcançar os melhores resultados.

Como funciona a metodologia

Como o nome já indica, o método OKR baseia-se em dois pilares: criar objetivos e metrificar as ações através de resultados-chave para saber se eles foram atingidos.

Objectives (Objetivos)

Os objetivos são uma maneira qualitativa de descrever quais são as metas que o negócio pretende alcançar. Além disso, os objetivos devem fazer com que os colaboradores se sintam engajados com a organização. Alguns exemplos de objetivos são:

• Ser referência e liderança no mercado;

• Conquistar a cada dia mais clientes;

• Ser reconhecida internacionalmente como a melhor do ramo.

Key Results (Resultados-chave)

Já os resultados-chave representam o que é necessário para a empresa conseguir atingir objetivo. Para isso elas precisam ser quantitativas e mensuráveis. Para cada objetivo são pensados em cerca de 2 a 5 resultados-chave, exemplo:

Ser referência e liderança no mercado

• Criar uma identidade de marca única e memorável;

• Garantir altos padrões de qualidade nos produtos e serviços;

• Monitor a concorrência para identificar pontos fortes e fracos. Conquistar cada dias mais clientes

• Desenvolver um programa de fidelidade que aumente a retenção dos clientes;

• Lançamento de campanhas de marketing para públicos específicos;

• Ampliar a presença online por meio das redes sociais.

8 vantagens de aplicar o método OKR

Conheça os benefícios essenciais de implementar essa metodologia em sua empresa e dê um passo significativo em direção a uma operação mais eficiente.

Definição de metas claras

As OKRs devem ser objetivas e fáceis de mensurar, o que por si só já é um ponto positivo, pois faz com que os colaboradores trabalhem focados em cumprir o que foi proposto e alcançar os melhores resultados.

Contribui para o crescimento do negócio

Por ser uma metodologia que busca atingir poucos objetivos por vez em um curto prazo, a empresa acaba por concentrar suas forças no que é necessário para aquele momento, evitando a falta de foco e desperdício de recursos.

Melhora a comunicação entre os colaboradores

No método OKR cada setor define as suas metas com base nas OKRs estabelecidas pela diretoria e demais setores, o que coloca todos na mesma página e facilita a troca de informações e possibilita que todos trabalhem em prol dos mesmos objetivos.

Facilita o trabalho da liderança

Com as OKRs definidas, fica mais fácil para o líder da equipe fornecer o suporte necessário para que os colaboradores se desenvolvam, além disso, já pode antecipar as dificuldades que podem acontecer durante os processos e pensar em formas estratégicas para lidar com elas.

Melhora o desempenho dos colaboradores

As metas criadas em conjunto devem ser desafiadoras para estimular os funcionários a alcançarem os resultados esperados pela empresa. Também é uma maneira de criar uma sinergia no grupo com uma expectativa otimista para o futuro.

Proporciona mais transparência para a empresa

Como as OKRs gerais são compartilhadas por todos do negócio, levando os colaboradores a ter uma visão geral dos rumos que a empresa tomará, trazendo mais segurança e clareza, o que por sua vez cria uma cultura organizacional positiva.

Estimula a inovação

Com os objetivos bem definidos os colaboradores se sentem mais livres para pensar em melhorias ou soluções para atingir as metas. Além do mais, com a possibilidade de trocas de informações entre os colaboradores, é mais fácil pensar em novas ideias.

Permite o acompanhamento contínuo dos resultados

Por ter metas facilmente mensuráveis, é possível fazer o acompanhamento constante das atividades para saber se os resultados serão alcançados. A frequência deste acompanhamento deve ser estabelecida pela liderança.

Por onde começar a utilizar o método OKR

Agora que você já conhece o que é o método OKR e os seus benefícios, entenda como utilizá-lo na prática para conseguir os melhores resultados na sua empresa.

Treine a equipe antes de iniciar

Além de apresentar de forma técnica como funciona a metodologia, é importante apresentar para os colaboradores o que motivou a adoção do método OKR e quais os benefícios que ele trará tanto para a empresa quanto para o time.

Inicie de forma simples

Se a sua empresa ainda não pratica a metodologia, o ideal é começar de forma pequena para sentir qual será a reação da equipe e fazer os ajustes necessários. Para isso o melhor é começar com apenas um OKR, para que todos fiquem alinhados com a proposta.

Deixe os OKRs à vista de todos

Como já comentei, a transparência é um dos pilares do método OKR, então deixar os objetivos e resultados visíveis para todos é uma das maneiras de deixar o processo claro. Vale destacar que a intenção não é pressionar a equipe, mas garantir que eles estejam cientes do andamento das ações.

Estabeleça prazos curtos

Para que a metodologia funcione da melhor forma, o mais indicado é que os prazos sejam pequenos, mas com tempo suficiente para os colaboradores realizarem as atividades, um prazo de três meses é bastante razoável.

Não se esqueça de acompanhar os resultados

O acompanhamento constante das atividades também é um dos pilares do método OKR, então uma reunião de alinhamento semanal para dar feedbacks e realizar pequenos ajustes, por exemplo, é uma ótima forma de começar.

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio, PROF. ADM.

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Dia do Economista no Brasil e o Legado de José da Silva Lisboa - O Visconde de Cairú

A economia é uma das bases de qualquer sociedade. A partir do momento em que o ser humano começou seu processo de sedentarização no período Neolítico - Entre 10.000 e 4.000 a.C - foi necessário criar um mecanismo de troca e gerência de recursos, afinal, na nova realidade em que estavam inseridos podiam armazenar alimentos e planejar colheitas. Graças a uma noção de economia outros tantos progressos civilizatórios ocorreram como o comércio, a criação de moedas e bancos.

Quando observamos do ponto de vista linguístico também podemos aprender sobre a origem da economia. Sua etimologia vem do grego antigo “oikonomia”, que significa literalmente “administração da casa”. O oikos, que traduzimos como “casa” mas refere-se a todo espaço privado do lar, era administrado pelas mulheres e estas eram responsáveis por garantir os alimentos, a gerência dos recursos e os cuidados gerais da família. Assim, nos seus pequenos estados, a economia nascia como uma prática de bem-estar e uso racional daquilo que se produzia, comprava e vendia.

Ainda hoje conservamos a essência dessa prática, apesar de nossa maneira de administração de recursos ser mais complexa, cheia de nuances e ter se transformado em uma verdadeira ciência social. A economia moderna é praticada tanto dentro como fora das casas, sendo um dos principais pilares de qualquer país. Vale ressaltar que apesar de estarmos nos referindo a economia enquanto uma forma de administração de recursos monetários - em sua maioria - é fundamental entendermos também seu aspecto amplo, no que se refere ao uso racional de todos os elementos que dispomos enquanto indivíduos. Por isso, podemos falar em “economia do tempo” e “economia de energia”, elementos que apesar de não estarem diretamente relacionados com a ciência da administração de recursos, também são assuntos extremamente relevantes e que todos nós deveríamos nos debruçar acerca deles.

Dado a importância da economia em nossas vidas, não deveríamos conhecer um pouco mais sobre esse assunto? Acreditamos que sim! Hoje, 13 de Agosto, no nosso país, celebramos o Dia do Economista. Em 1941, a partir da lei n° 1.411 ficou decretada a criação da profissão de economista. Do ponto de vista legal, a lei garante uma série de condições, direitos e deveres para essa classe de profissionais habilitados, além de legitimar seu ofício e torná-lo legal do ponto de vista jurídico.

Como forma de reconhecimento aos profissionais dessa importante ciência vamos nos debruçar um pouco da sua história. Junto a isso, queremos destacar a relevância da profissão que ajuda a gerenciar todo e qualquer negócio, desde o microempreendedor até os mais poderosos países da Terra.

Um pouco de história: Visconde de Cairú, o primeiro economista do Brasil

Não podemos falar sobre a história da economia no Brasil sem nos referenciarmos em José da Silva Lisboa, também conhecido como o Visconde de Cairú. Além de ter se tornado o primeiro economista brasileiro, José da Silva Lisboa foi um importante articulador político do Brasil durante a estadia da família Real no Brasil (1808 - 1822). Mas estamos nos adiantando a história. Antes de conhecermos seus feitos, é fundamental saber um pouco da trajetória do Visconde De Cairú e como sua paixão pela economia ajudou nosso país em seu processo de busca pela independência econômica.

Dito isso, a história de José da Silva Lisboa começa no dia 16 de julho de 1756, em São Salvador de Todos os Santos, a Capital da América Luso-Brasileiro da época. Advindo de uma família de pequenos comerciantes, desde cedo o jovem baiano aprendeu as primeiras lições de economia, referentes a venda, compra e o lucro de cada mercadoria. Seus pais, pensando na educação do filho, apesar das dificuldades conseguiram enviá-lo para estudar em Coimbra, Portugal. A educação superior no Brasil ainda não existia e o único caminho para se tornar um doutor nas letras era atravessando o Atlântico.

Assim, por alguns anos José da Silva Lisboa estudou direito, filosofia, história e economia política na Universidade de Coimbra. Em um contexto histórico mais amplo, a Europa passava por um momento de grande ebulição intelectual. Era o auge do iluminismo e diferentes pensadores surgiam para questionar a ordem social do Antigo Regime. A revolução americana de 1776 foi o primeiro indicativo de que o futuro não seria comandado por reis, mas sim por presidentes. A Revolução Francesa (1789 - 1799) confirmaria esse presságio na principal potência da Europa Continental.

Em meio a toda essa onda de novas ideias e possibilidades, José da Silva Lisboa aprendeu sobre as mais distintas áreas e conseguiu desenvolver um conhecimento universal. Ao retornar para o Brasil, agora como um bacharel em ciências políticas, foi um veemente difusor das ideias liberais e revolucionárias do iluminismo no final do século XVIII. Sua produção científica, agora em solo brasileiro, foi fundamental para implementar as novas teorias econômicas e ajudar o Brasil a superar o antigo Pacto Colonial vigente desde o início da colonização.

Além dos seus livros e artigos em jornais, José da Silva Lisboa foi um dos principais articuladores da Abertura dos Portos em 1808, um passo gigantesco na história da economia brasileira. Para recordarmos, a família real portuguesa chega ao Brasil nesse mesmo ano após a invasão de Napoleão a Portugal. Com o domínio francês sobre as terras lusitanas, o Brasil se tornava o centro de todo o Reino português, uma vez que era sua principal colônia, mas vivia o impasse do Pacto Colonial no qual uma colônia não poderia negociar com outros países a não ser a sua metrópole.

Frente a esse impasse, a família real é obrigada a abrir os portos brasileiros para os seus parceiros comerciais como a Inglaterra, por exemplo. Essa ação, apesar de parecer estritamente de cunho econômico e estratégico, tem um impacto essencial dentro da política brasileira e inicia o caminho para a independência do Brasil. José da Silva Lisboa, que na época atuava como presidente da junta comercial de Salvador, graças a sua competência foi alçado ao cargo de Ministro do Império, cargo de grande relevância dentro da economia e política brasileira.

Sob essa responsabilidade foi quem conseguiu convencer o então príncipe regente D. João VI sobre a necessidade da abertura dos portos para a sobrevivência da economia do Reino português. Mais que isso, tornar a relação comercial com a Inglaterra foi uma garantia econômica ao nosso país, uma vez que os ingleses eram a principal força rival da marinha francesa. Com a escolta da armada britânica os navios brasileiros e portos estavam protegidos, o que mantinha as transações seguras durante todo o período em que Napoleão assolou a Europa.

Além desse importante papel político, José da Silva Lisboa foi o primeiro diretor da Aula de Comércio, uma instituição criada também com a chegada da família real ao Brasil para o ensino e formação de novos economistas. Assim, a experiência desse grande economista brasileiro foi difundida por gerações durante a primeira metade do século XIX. Dessa iniciativa, que para alguns pode ser tímida frente às grandes universidades de economia que nosso país possui atualmente, porém devemos lembrar que nesse contexto histórico não existia nenhum tipo de conhecimento técnico sobre o assunto.

Ele foi altamente influenciado pelas idéias de Adam Smith e Edmund Burke, com isso podemos dizer que pelos seus artigos escritos, é notório que foi um homem sensato entre o liberalismo e conservadorismo da época conseguindo conciliar o ideário de Estado Novo e Centralidade Portuguesa, e com isso contribuiu muito ao Brasil.

Logo, podemos afirmar que, de certo modo, a Aula de Comércio foi a primeira instituição voltada à formação de economistas brasileiros. Seu período como diretor e professor dessa instituição foi de 1808 a 1822, precisamente 14 anos até que, aos 66 anos, retirou-se da vida pública e entrou para a aposentadoria. Nesse período escreveu obras e seguiu sendo um grande economista, mesmo sem atuar diretamente nas instituições, até 1835, ano em que deixou essa existência aos 79 anos.

Graças aos seus esforços, o título de Visconde do Cairú foi concedido pelo imperador D. Pedro I em 1825. O título, muito mais do que uma honraria formal, representa a síntese do grande legado que esse economista brasileiro deixou para o país. Suas obras foram a base que fundamentou grande parte do conhecimento econômico do Brasil, servindo de material de estudo, formação e qualificação de diferentes gerações de economistas. Assim, lembrar da história de José da Silva Lisboa é lembrar o poder transformador da economia na vida de uma nação.

A economia para além dos números

A história do Visconde de Cairú é um exemplo perfeito de como a economia está para além de uma questão de números e gerenciamento de recursos. Como ciência, o economista precisa dominar diferentes saberes, ser capaz de prever cenários e conhecer profundamente a cultura do seu e de outros países. O economista é, em última instância, um eterno estudante que bebe de diferentes fontes de conhecimento e assim consegue forjar sua sabedoria.

Não por acaso, a economia é uma das ciências mais complexas do mundo atual, envolvendo o universo individual, no qual versa a microeconomia, como também o universo global e toda a sua teia de relações no qual chamamos de macroeconomia. Acima disso há princípios e leis que ditam a dinâmica dessas relações que não atuam apenas no universo humano, mas em toda a natureza. Um animal, por exemplo, desenvolve uma série de habilidades para garantir uma mais eficácia em sua caçada ou na sua proteção contra predadores. Nesse aspecto, a lei da economia versa sobre a relação de gasto de energia X eficiência e garante aos melhores seres vivos a sua perpetuação.

Nesse ponto de vista, a economia é uma necessidade natural e que no nosso mundo se expressa a partir dessa administração consciente dos nossos recursos. Saber lidar com aspectos econômicos, portanto, está muito além de poupar dinheiro ou aprender técnicas de investimento. Para nossa vida prática a economia avança para um território acima dos números e contas matemáticas e versa verdadeiramente sobre as ideias que nos conduzem a uma vida mais próspera e consistente.

Quanto ao nosso treze de agosto - o dia do economista, é notório que o proto e icônico economista brasileiro Visconde de Cairú foi o alicerce para estarmos hoje aqui comemorando essa data tão importante de uma profissão que é "sinônimo de respeito".

Parabéns a todos os Economistas Brasileiros!

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Rafael José Pôncio, orgulho de ser Economista!

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Guia para fazer o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional

Para que o seu negócio tenha sucesso, um fator fundamental é ter um bom planejamento estratégico, tático e operacional.

Assim, é possível direcionar sua energia, recursos e atenção para alcançar seus objetivos por meio de um plano bem estruturado. Em contrapartida, sem um planejamento, as chances de se deixar levar pelos problemas cotidianos e se afastar das metas aumentam significativamente.

Por isso, neste conteúdo trouxe uma explicação do que é cada tipo de planejamento, as principais diferenças entre o planejamento estratégico, tático e operacional e como construir o seu e ter um guia para atingir os propósitos da sua empresa.

Conheça o que é planejamento estratégico, tático e operacional e as diferenças entre eles

Existem 3 níveis básicos de planejamento: estratégico, tático e operacional com finalidades e funções diferentes, mas que têm igual relevância para o crescimento do negócio.

O planejamento estratégico funciona como uma bússola para a empresa, ele que permeará todas as decisões da empresa determinando a visão de futuro, os objetivos e as metas necessárias para atingir os melhores resultados a longo prazo.

Por essa razão ele é o primeiro a ser feito, geralmente em uma reunião com colaboradores de cargos estratégicos como dono, sócios e diretores que estabelecerão a visão, missão e valores da empresa, bem como os objetivos a longo prazo.

Já o planejamento tático é considerado um nível intermediário e deve ser realizado após a criação do planejamento estratégico indicando onde e como as ações serão executadas, sendo realizado pelos gerentes e coordenadores.

Nesta etapa, em vez de pensar na empresa como um todo, são definidas as principais ações de cada departamento para o médio prazo, geralmente de 1 a 3 anos. É neste momento que é desenvolvido o planejamento de marketing da empresa, por exemplo.

Por último, como o nome já indica, o planejamento operacional são as rotinas práticas do dia a dia, necessárias para atingir os objetivos organizacionais. As metas e atividades são pensadas no curto prazo, de 3 a 6 meses, com foco em obter resultados específicos.

Esta etapa costuma envolver os supervisores de cada setor e a sua equipe que detalham cada uma das tarefas, os equipamentos necessários, os recursos e quais colaboradores serão responsáveis pela execução das tarefas.

Como fazer o seu planejamento estratégico, tático e operacional

Agora você aprenderá a criar um plano estratégico, tático e operacional a partir de ferramentas da administração empresarial.

Por onde começar o planejamento estratégico

Como já comentei o planejamento estratégico, funciona como um guarda-chuva para os demais planejamentos, por isso ele é o primeiro a ser desenvolvido, nele é feito uma análise geral da empresa para compreender em que ponto ela está e quais serão os próximos passos, uma ferramenta muito utilizada é a análise SWOT.

Também chamada de FOFA, a metodologia investiga os pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades e as ameaças que envolvem a empresa.

Os pontos fortes e fraquezas são elementos controláveis pelo empreendedor, como a qualidade dos produtos comercializados (ponto forte) ou a falta de funcionários qualificados (ponto fraco). Por outro lado, as ameaças não podem ser controladas como a criação de uma nova linha de crédito (oportunidade) e a sazonalidade (ameaça).

Tenho um conteúdo de blog que explica exatamente como fazer uma análise SWOT da sua empresa, para acessar é só clicar aqui.

Depois de compreender o cenário no qual a empresa se encontra é o momento definir quais os objetivos queremos atingir, vale destacar que quando se trata do planejamento estratégico os objetivos devem ser mais gerais e focados no longo prazo, por volta de 5 a 10 anos.

Uma ferramenta que pode ser utilizada para o planejamento estratégico, tático e operacional são as metas SMART, uma maneira de criar objetivos de acordo com os seguintes critérios:

• Específico: o objetivo de ser algo claro e direcionado;

• Mensurável: deve ser possível medir o progresso ao longo do tempo;

• Atingível: algo que realmente seja possível de se alcançar;

• Relevante: se as metas de fato vão contribuir para o sucesso do negócio;

• Temporal: precisa ter um tempo determinado para que o objetivo seja atingido.

Exemplo: Diminuir 25% dos custos com aquisição de novos equipamentos em 10 meses.

As iniciais destes critérios em inglês formam o acrônimo SMART que também é a palavra inteligente nesta língua, para saber mais como aplicar a ferramenta em diferentes áreas da sua vida leia este conteúdo.

Aplicando o planejamento tático

Sendo o intermediário no planejamento estratégico, tático e operacional, nesta etapa os planos são muito mais detalhados, por essa razão é importante ter uma ferramenta que guie o processo, sendo o 5W2H, uma ótima opção.

Esta ferramenta de gestão originada do inglês é composta por sete perguntas fundamentais para o desenvolvimento de um projeto:

• What/O quê?: o objetivo do projeto;

• Why/ Por quê?: o motivo para por trás da ação;

• Where/Onde?: define o local de desenvolvimento do projeto;

• When/Quando?: estabelece os prazos para a execução;

• Who/Quem?: designa quais são os responsáveis;

• How/Como?: de que maneira as tarefas serão executadas;

• How Much/Quanto?: qual será o valor financeiro investido.

Para conhecer melhor a ferramenta e por que utilizá-la clique aqui.

Criando um planejamento operacional eficaz

Chegamos a base da pirâmide do planejamento estratégico, tático e operacional, também chamado de plano de trabalho, nesta etapa é pensar nos objetivos específicos para alcançar os resultados almejados e os tópicos que envolvem a operação, sendo eles:

• Recursos humanos: quem ficará responsável pelas atividades?

• Recursos financeiros: Qual é o orçamento necessário para a execução das ações? De qual lugar sairão esses valores?

• Recursos de tempo: Quanto tempo é possível utilizar para a execução dos projetos? Qual o cronograma das ações?

• Indicadores de performance: Como vamos avaliar o progresso das atividades? Quais ferramentas serão utilizadas?

Realizando todas essas etapas você terá um planejamento estratégico, tático e operacional que te colocará em um caminho sólido para alcançar os objetivos da sua empresa da melhor forma possível. Mas para isso é importante que o planejamento não fique só no papel e seja levado em prática e revisado sempre que necessário.

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio, PROF. ADM.

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Princípio de Pareto: como a regra 80/20 pode ser aplicada nos negócios

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