A Matriz GUT é uma ferramenta para definir quais tarefas são prioridades, otimizando a suas decisões. Continue a leitura e saiba como montar esta matriz.
Matriz GUT: uma estratégia para tornar a suas decisões mais eficientes
Criada pelos empresários, Benjamin B. Tregoe e Charles H. Kepner, a Matriz GUT é uma ferramenta que te ajuda a definir o que deve ser solucionado primeiro.
Também conhecida como Matriz de Prioridades, ela é bem versátil e simples de utilizar.
Por essa razão pode ser aplicada nos negócios e na vida pessoal.
Continue a leitura e aprenda como criar uma matriz e o que fazer após estabelecer as prioridades.
Os 3 componentes da Matriz GUT
A Matriz GUT se baseia nos 3 critérios que formam o seu nome:
Gravidade
Urgência
Tendência
Cada critério é avaliado por uma escala de 1 a 5. Sendo 5 o mais importante e 1 o menos importante.
1. Gravidade
Este elemento avalia o impacto que a não solução do problema trará para empresa. Por exemplo: uma loja de roupas a falta de peças no estoque é mais relevante do que a motivação dos vendedores.
Para medir o impacto usa-se a pontuação:
5. Extremamente grave: que causa prejuízos irreparáveis.
4. Muito grave: leva problemas graves, mas com solução.
3. Grave: gera danos regulares.
2. Pouco grave: ocasiona perdas pequenas.
1. Sem gravidade: problemas que podem ser desconsiderados.
2. Urgência
A urgência na Matriz GUT está relacionada ao tempo disponível para resolver a situação. Neste caso, quanto mais próximo do prazo, maior é a urgência.
Por exemplo: um buffet de eventos tem uma encomenda para uma festa infantil para 30 pessoas daqui a 3 dias e outra um casamento para 100 convidados daqui a 7 dias.
Pelo critério da urgência, mesmo sendo uma encomenda menor, a festa infantil deve ser priorizada.
Segue escala:
5. Extremamente urgente: precisa de uma solução instantânea.
4. Muito urgente: quanto mais rápido solucionar, melhor.
3. Urgente: deve ser solucionado assim que possível.
2. Pouco urgente: possui um prazo para realização.
1. Sem urgência: não precisa se apressar.
3. Tendência
A tendência procura avaliar o agravamento de um problema, quando algo começa pequeno, mas se nada for feito, ele acaba aumentando.
Por exemplo: um computador que está travando, a princípio não é uma prioridade. Contudo, se não houver manutenção, pode ser que ele acabe parando de vez.
A classificação é:
5. Piora rapidamente: exige uma ação imediata.
4. Piora a curto prazo: se agrava rapidamente.
3. Piora a médio prazo: se demorar muito, causa complicações.
2. Piora a longo prazo: irá complicar lentamente.
1. Sem tendência a piorar: não ocasiona transtornos.
Como fazer uma matriz?
Agora que você já entende o que compõe a Matriz GUT é hora de colocá-la em prática.
A ela pode ser usada de forma individual ou coletiva, no segundo caso basta se reunir a sua equipe e seguir as etapas:
Etapa 1: Liste os tópicos que precisam de atenção
O primeiro passo é colocar em um papel, ou numa planilha Excel quais são os problemas, projetos e ações que você precisa gerenciar.
Etapa 2: Defina a pontuação para cada item da planilha
Neste momento você dá uma nota individual para cada situação levantada conforme os 3 componentes da Matriz GUT (gravidade; urgência e tendência).
Por exemplo, um dos problemas apontados é a sobrecarga de trabalho dos colaboradores, seguindo os critérios foi determinado as notas:
G:2
U:3
T:4
Etapa 3: Calcule os resultados e defina as prioridades
Para calcular basta multiplicar as notas: gravidade x urgência x tendência. Quanto maior a nota, maior será a prioridade.
Ao final você terá uma planilha assim:
Caso dê o mesmo resultado e você não possuir recursos para solucionar a questão ao mesmo tempo, a estratégia é decidir com a equipe o que deve ser priorizado, ou, utilizar outra técnica como a Matriz de Eisenhower.
Por que usar a Matriz GUT?
Uma das maiores vantagens desta ferramenta é a facilidade de uso, você só precisa de um quadro e saber multiplicação.
Por esse motivo, pode ser utilizada em qualquer setor de uma empresa, de forma individual, coletiva ou até na sua vida pessoal.
Ainda é uma estratégia para reduzir os desperdícios, visto que você foca no que pode trazer mais prejuízo para empresa.
Por último, ajuda a diminuir o estresse dos problemas, pois, seguindo um método tudo fica mais claro e você consegue tomar a melhor decisão com confiança e eficiência.
Mas lembre-se: a Matriz GUT ajuda a priorizar as tarefas, o trabalho ainda precisa ser feito.
Como montar um plano de ação?
Agora que você já tem as suas prioridades em mãos, pode surgir a dúvida: o que fazer?
Então, separei dicas para você criar um plano de ação e solucionar a suas prioridades:
Liste as tarefas necessárias
Seguindo a situação colocada no exemplo da Matriz GUT “falta de produtos em estoque”, defina quais são as atividades necessárias para resolver este problema:
Fazer um levantamento da quantidade de produtos necessária.
Entrar em contato com o fornecedor.
Confirmar com o financeiro se há orçamento disponível para repor o estoque.
Se uma tarefa for muito grande você pode separá-las em itens menores, facilitando o gerenciamento.
Delegue os responsáveis
Confie uma tarefa para cada membro da equipe.
É muito importante não sobrecarregar ninguém. Por isso, avalie a complexidade das atividades e tente distribuir da maneira mais igualitária possível.
Estabeleça prazos
Crie prazos realistas para o cumprimento das atividades, assim, não há o risco de a tarefa não ser concluída.
Para isso, converse com o responsável pela execução e escolha uma data limite que seja boa para os dois.
Monte uma representação visual do plano
Ter um quadro com as atividades e os prazos, irá facilitar a comunicação e organização da equipe. Também é uma maneira de motivar o time a cumprir o programado.
Acompanhe as ações
Para garantir que tudo seja cumprido no prazo, é importante monitorar o andamento das atividades.
Desta maneira, você sabe se algo não está indo conforme o planejado, se um colaborador está com dificuldades e corrigir quando algo está errado.
Você pode fazer o acompanhamento através de relatórios semanais ou reuniões periódicas.
Preveja problemas
Como diz o ditado: “é melhor prevenir do que remediar”. Então presumir o que pode dar errado e ter um plano B é fundamental para não ser pego de surpresa.
Bom trabalho e grande abraço.
Adm. Rafael José Pôncio
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