terça-feira, 25 de janeiro de 2022

Orçamento Base Zero (OBZ): seja estratégico e encolha os custos

O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma forma estratégica de avaliar as despesas, focada na redução de custos. Leia e descubra como funciona.

Orçamento Base Zero (OBZ): uma forma de ser estratégico e encolher os custos

O Orçamento Base Zero ou OBZ é uma estratégia para elaboração do orçamento de uma empresa.

Nesta metodologia os cálculos são feitos do zero, desconsiderando o que já foi realizado nos anos anteriores.

Para isso, cada despesa é analisada individualmente, assim, é possível saber se ela é relevante ou não para o negócio.

Apesar desta ferramenta ser muito utilizada na redução de custos de grandes empresas como Ford, Ambev e até o Pentágono dos EUA, ela funciona muito bem para pequenas e médias.   

Entenda mais sobre o OBZ e como colocá-lo em prática.

Para que serve o Orçamento Base Zero (OBZ)?

Embora seja essencial para um negócio, construir o orçamento é um processo árduo que demanda tempo e causa bastante estresse aos gestores.

Então, muitas pessoas optam por fazer um “copia e cola” do ano anterior com reajustes. No entanto, essa pode não ser a melhor tática.

Por isso, existe o Orçamento Base Zero.

Esta metodologia foge do tradicional e permite que a empresa encare o planejamento financeiro de outra forma. 

Veja agora as principais vantagens: 

Identificar custos supérfluos

Quando analisamos cada despesa da empresa individualmente é muito fácil identificar o que pode ser cortado ou remanejado. 

Com isso, você consegue tirar um peso das despesas e diminuir a complexidade das atividades.

Unir o financeiro a outros objetivos da empresa

Em qualquer negócio é natural que depois de um período as metas e objetivos mudem. No entanto, se o orçamento é feito com base nos anos anteriores, ele não acompanha este processo.

Porém, com a aplicação do Orçamento Base Zero só os objetivos para aquele período importam. Então, esta harmonia acontece quase de forma natural.

Aumenta a autonomia dos gestores

Para esta técnica contábil, os gestores têm um papel fundamental na definição dos custos e despesas. Afinal, cada setor deve analisar as atividades e gastos de maneira profunda.

O que amplia o engajamento e a responsabilidade na tomada de decisão.

Estimula a criatividade

Quando fazemos algo quase de maneira automática, como um orçamento que se repete ano após ano, a tendência é que fiquemos estagnados.

Porém, no momento em que somos obrigados a rever todos os processos se abre espaço para novas ideias e possibilidades.

Torna a distribuição de recursos mais eficientes

No Orçamento Base Zero os recursos são repartidos conforme as necessidades e planejamento estratégico dos setores.  Assim, é mais fácil identificar quais locais precisam de mais recursos e quais não.

Como todo o tipo de modelo orçamentário, o OBZ também tem a suas desvantagens, são elas:

Demanda mais tempo e recursos

Comparando a criação de um Orçamento Base Histórico com o Orçamento Base Zero precisa de mais tempo e mais pessoas para ser concretizado.

Afinal, exige o levantamento de muitos dados e  a organização dos mesmos, o que demora bastante,  principalmente em grandes empresas.

Também os gestores precisam justificar cada parte do orçamento para ele ser aprovado pela diretoria. O que pode ser um desafio, principalmente para setores de pesquisa e desenvolvimento.

Causar insegurança na equipe

A utilização desta metodologia pode provocar mudanças significativas a partir da implantação. Estas transformações, muitas vezes, levam a desconfianças se não forem bem explicadas.

Requer muita honestidade dos gestores

Como os responsáveis por cada setor tem um papel crucial na aplicação da técnica, alguns gestores podem se sentir prejudicados e exagerar no cálculo, fugindo do objetivo.

Para evitar este problema é essencial, fazer um treinamento com os gestores mostrando as vantagens do Orçamento Base Zero.

Dicas para colocar o Orçamento Base Zero em prática

Se para você o OBZ faz sentido, veja estratégias para utilizá-lo da melhor maneira:

1.   Prepare a empresa

Como já disse, para aplicar esta metodologia é preciso bastante tempo, logo é importante programar antecipadamente para que os gestores consigam coletar as informações.

Quando for possível, contratar uma consultoria especializada para dar treinamentos e auxiliar no levantamento dos custos.

Também é essencial que todos os colaboradores estejam cientes das mudanças que estão por vir.

2.   Defina os objetivos

Geralmente o Orçamento Base Zero é utilizado para reduzir os custos eliminando o que é supérfluo, contudo, não se limita a esse fim, outras funções são:

  • Maior controle financeiro: nas ocasiões que desejamos um maior controle do que entra e do que sai.

  • Mudanças na visão estratégia: conforme o tempo vai passando é natural que haja mudanças profundas no posicionamento da empresa, e o setor financeiro precisa se alinhar a isso.

  • Realizar projeções de venda: uma das maneiras mais comuns é utilizar o histórico anterior para antecipar as receitas, mas você pode utilizar o OBZ.

3.   Estabeleça o limiar

O limiar são as despesas mínimas que a empresa precisa ter para se manter funcionando. Nesta parte está o que é necessário para manter as tarefas básicas e cumprir as exigências legais.

Por exemplo: para uma loja de roupas femininas, produtos de vestuário como vestidos, saias, camisetas e lingerie fazem parte do limiar, assim como um time de vendas.

4.   Escolha os Incrementos

Incrementos são tudo que não faz parte do limiar, estes precisam ser justificados pelos gestores de cada setor e aprovados pelos demais.

Seguindo o exemplo da loja de roupas femininas, poderiam ser acessórios como relógios e bolsas. Também um departamento de marketing próprio talvez não seja essencial.

5.   Monte uma torre de atividades 

Com todas as informações em mãos você monta uma torre de atividades. Para isso você coloca o que é essencial começando de baixo para cima. 

Desta forma, tudo que fica localizado próximo da base é considerado fundamental e o que está em cima supérfluo.

6.   As decisões devem ser específicas e apoiadas em dados

Este é um passo crucial do OBZ, pois sem as informações corretas as medidas caíram no achismo, o que não faz parte da metodologia.

Também cortes gerais como reduzir 7% das despesas com transporte não condizem com a ferramenta. Para ela funcionar, deve haver a maior exatidão possível.

Exemplo: reduzir de 4 para 3 o número de veículos de transporte.

Por isso, fazer o Orçamento Base Zero todos os anos, não é o ideal para pequenas e médias empresas, pois causa muito desgaste nos colaboradores e custos para o negócio e sim quando o negócio está com problemas.

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio


        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

terça-feira, 18 de janeiro de 2022

Como ter mais organização no trabalho e na vida: confira 10 dicas para desenvolver essa habilidade


Existe um mito de que para ser organizado você precisa nascer organizado. Isso não é verdade. Sinto dizer aos desorganizados de plantão que a organização é uma capacidade que pode ser desenvolvida e aprimorada. Sendo assim, podem arranjar outra desculpa para a bagunça generalizada de vocês!

Brincadeiras à parte, a questão é que a falta de organização pode afetar diversos aspectos da nossa vida, seja na esfera pessoal ou profissional. Ser desorganizado pode te levar a perder compromissos, prazos ou documentos importantes, pode prejudicar sua imagem no trabalho, facilitar o cometimento de erros, gerar atrasos, entre outros transtornos. Ou seja, só quem convive com esse desafio de se encontrar no meio de uma rotina ou de um ambiente bagunçado sabe o impacto que a desorganização pode gerar diariamente. 

Uma maneira de começar a virar esse jogo é tentar ter mais organização no trabalho. Dessa maneira, à medida que colher os benefícios, essa mudança de comportamento pode influenciar outras áreas da sua vida até a organização virar um hábito. Confira neste artigo as vantagens de ser uma pessoa mais organizada e de que forma melhorar a sua organização no trabalho, otimizando a rotina e inclusive arrumando o espaço físico e virtual. 

Os benefícios de ser uma pessoa organizada

Além da óbvia melhoria da produtividade, entre as vantagens de ter a organização como hábito estão o melhor aproveitamento do tempo e a possibilidade de focar no que realmente é importante. 


Assim, ao fazer um planejamento das suas atividades do dia a dia e manter as coisas organizadas, você evita desperdício de tempo e tem a oportunidade de se dedicar ao que é prioridade. Se você não se organiza e define quais são essas prioridades, pode ter certeza de que o mundo externo irá decidir para você, atrapalhando o seu foco e o cumprimento dos seus objetivos. 


A organização também é uma estratégia para gerenciarmos melhor as nossas emoções. Dessa maneira, ela é um recurso que pode nos ajudar com a inteligência emocional. Como? Bom, uma realidade da vida é que não podemos controlar as situações e nem garantir que tudo ocorra da forma que queremos. Isso tende a gerar sentimentos de ansiedade e frustração. 


Uma maneira de lidarmos melhor com essas emoções é nos organizarmos com antecedência, fazermos um planejamento e anteciparmos possíveis imprevistos. No caso de uma viagem, por exemplo, a organização nos auxilia a prever situações e nos dá recursos para reagirmos com mais tranquilidade a elas caso aconteçam. 

A importância da organização no âmbito profissional

A falta de organização para a execução do trabalho e até mesmo a bagunça física do ambiente pode afetar muito a produtividade e o rendimento de um profissional. Por isso, ao reverter esse quadro, você consegue ser mais produtivo e tem a possibilidade de otimizar mais o seu tempo, além de cumprir as tarefas com maior foco e assertividade, evitando desgastes e distrações. 


Com organização e planejamento, é possível lidar melhor com as demandas, com prazos e até com imprevistos, excluindo da rotina aquela sensação constante de estar sempre “apagando fogo”. 

Como ter mais organização no trabalho

1. Tenha uma agenda e planeje suas atividades

Tenha um local para anotar seus compromissos, tarefas, prazos de entrega. Pode ser uma agenda física, mais tradicional, ou uma ferramenta eletrônica, como a agenda do Google, o que você se adaptar melhor. Tenha o hábito de planejar sua semana e conferir o que está agendado para o dia assim que iniciar o dia de trabalho. 

2. Estabeleça uma rotina de trabalho

Uma maneira de perder tempo é não ter organização do seu dia. Dessa maneira, você fica o tempo inteiro pulando de tarefa em tarefa, definindo a todo momento o que fazer. O ideal é estabelecer uma ordem dos afazeres do dia a dia, a não ser que sua a atividade profissional não tenha ou não permita nenhum tipo de rotina. 

3. Determine um horário para responder e-mails e whatsapp comercial

Seguindo a lógica do tópico acima, é interessante definir horários específicos para ler e responder e-mails e mensagerias ao longo do dia.  Ficar interrompendo o trabalho a todo momento a cada notificação para verificar as mensagens vai afetar a sua produtividade. Outra sugestão é definir um critério para organizar as pastas de e-mail e deixar a caixa de entrada sempre limpa.

4. Coloque tudo no papel (Não confie na memória!)

Crie o hábito de anotar o que puder e colocar tudo no papel (ou no bloco de notas do celular ou integrado ao notebook como ex. keep do google). Uma das técnicas de organização é justamente registrar tarefas, fazer listas, pois essa é uma maneira de evitarmos sobrecarregar o cérebro. É um erro confiar na memória, pois inevitavelmente ela irá falhar. O registro nos ajuda a lembrar, além de pensar de forma clara e objetiva. 

5. Organize seu espaço de trabalho

É difícil se concentrar em um ambiente cheio de bagunça e itens que não eram para estar ali, como papéis e livros que não serão usados, por exemplo. Então, esvazie a sua mesa e deixe apenas o necessário. Libere espaço. 

6. Faça checklists

Se você tem dificuldade com prazos e com a organização no cumprimento de tarefas, faça um checklist. Como mencionei, um dos pilares da organização são as listas, então lance mão desse recurso para planejar suas entregas e ser mais organizado. 

7. Defina prioridades

Algo essencial na organização é saber definir as suas prioridades e organizar a lista de afazeres conforme importância e urgência. Se isso é difícil para você, é possível que você não esteja administrando bem o seu tempo, nem conseguindo focar no que é importante. Lembre-se que quando tudo é urgente, nada é urgente. Portanto, é hora de você começar a estabelecer as suas prioridades, em vez de deixar que os outros as estabeleçam no seu lugar. 

8. Limpe o seu ‘desktop’ 

Organize a “Área de Trabalho” do seu computador, evite deixar seu ‘desktop’ lotado de arquivos. Crie pastas e facilite o acesso aos arquivos e programas que você mais usa no dia a dia. Isso parece simples, mas vai facilitar a sua rotina. E, isso vale também para os arquivo nas nuvens.

9. Defina lembretes e alarmes para os compromissos

Se atrasos são seu “calcanhar de Aquiles”, é importante ter estratégias para se organizar melhor e evitá-los. Crie eventos no calendário do e-mail ou celular e ative alarmes para avisá-lo dos compromissos e reuniões, considerando o tempo de deslocamento. Sincronize tudo, use as tecnologias a teu favor, mas desde que seja simples.

10. Aproveite a tecnologia a seu favor

Atualmente, temos a disponibilidade de inúmeros aplicativos que podem nos ajudar com a organização no trabalho. Há opções para as mais diversas necessidades. Por isso, não hesite em buscar alternativas tecnológicas que o auxiliem a cumprir prazos, organizar tarefas, evitar atrasos e até a motivá-lo a ser mais organizado.


Essas são as minhas sugestões. Quais outras estratégias podem nos ajudar a ter mais organização no trabalho? Se tiver mais alguma dica, deixe nos comentários!


Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio



Conheça também: 

Aumente a produtividade com a Técnica Pomodoro



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terça-feira, 11 de janeiro de 2022

Walt Disney, tornando a magia um negócio


A imaginação dos seres humanos é um campo infinito de possibilidades. Em nossas mentes criamos as mais diversas histórias, personagens e situações. Graças a essa capacidade somos os únicos seres da natureza que conseguem produzir arte, construir edifícios e implementar novas percepções em nossas vidas. A imaginação é, como bem sabemos, uma das ferramentas mais úteis para um empreendedor. É graças à possibilidade de criar algo novo que podemos avançar em nossos negócios e levar nossas ideias para o mundo concreto. Desse modo, a imaginação não é um pré-requisito apenas dos artistas, mas também de toda pessoa que pretende ser bem sucedida em suas inovações.

Dentro do mundo do empreendedorismo hoje falaremos de um homem que foi, sem dúvidas, um dos que mais soube utilizar-se da imaginação ao seu favor. Não apenas para criar personagens, histórias ou mesmo universos distintos, mas trazê-los para a vida real e mostrar que a arte, quando bem realizada, é capaz de ser um campo extremamente lucrativo. Estamos falando de Walter Elias Disney, ou simplesmente Walt Disney, o homem que fez da magia um negócio.

Biografia Walt Disney


Para os que conhecem Walt Disney apenas pelas suas obras e grandes empreendimentos não imaginam as dificuldades que esse grande artista passou. Nascido em 1901, Walt Disney, ao contrário do que pensamos, vem de uma família humilde no interior do Missouri e grande parte de sua infância esteve entre os severos castigos do seu pai e o trabalho na fazenda em que vivia. Esses dois aspectos dos primeiros anos do criador da Disneylândia foram difíceis, pois não existia um momento para que o pequeno Walter fosse o que deveria ser: uma criança. É notável como nossas origens definem, para o bem ou para o mal, nossa maneira de conduzir a vida. Dizemos isso porque o fato de não poder viver externamente seu lado infantil, momento em que aprendemos sobre contos de fadas e demais brincadeiras próprias do mundo de uma criança, fez com que essa parte “reprimida” de Walt Disney fosse aflorada com o tempo.

Tal como uma represa que não dá vazão às suas águas tende a arrebentar, a infância severa vivida por Walt Disney fez com que ele tivesse uma péssima relação com seu pai, porém, também fez com que a imaginação e a vontade de viver esse mundo encantado fosse colocado para fora somente em outro momento de sua vida. Não por acaso, ao chegar à maioridade sua principal escolha foi ingressar em uma escola de artes, a Kansas City Arts School. Todo o aspecto criativo contido no jovem Walter começou a ser bem direcionado nesse momento e, inevitavelmente, sua atenção voltou-se para as animações infantis, algo pouco relevante e quase desconhecido naquele momento.

Devemos lembrar que o período em que Walt Disney começou seus trabalhos, os anos 1920, o que hoje chamamos de “infância” era pouco reconhecido. As crianças não raramente eram vistas como mini adultos e o trabalho na mais tenra idade era algo comum. Assim, existia pouco espaço para uma programação de arte voltada para os pequeninos, mas foi justamente nesse vácuo do entretenimento que a capacidade de inovação e visão de Walt Disney tornou-se notável

Tornando sonhos em realidade


Após trabalhar em algumas agências de publicidade, Walter e seu irmão abriram sua própria produtora de animações, a “Laugh O-gram”. Nela os irmãos animavam contos de fada, ou seja, davam vida e movimento às antigas histórias e narrativas, trazendo a magia destas histórias para as telas. As animações eram exibidas no cinema antes dos longa-metragens e passou a fazer enorme sucesso. O primeiro público de Walt Disney, portanto, não foram as crianças, mas sim os adultos.

O sucesso das suas primeiras animações impulsionou o sonho de Walter, mas a sua empresa acabou falindo Porém a experiência foi necessária para que ele encontrasse seu verdadeiro caminho, pois ao invés de desistir dos seus sonhos o jovem Walt Disney decidiu arriscar-se ainda mais. Junto com seu irmão foram até Hollywood, principal centro de produção de entretenimento dos EUA e iniciaram uma nova empresa: a Disney Brothers Animation Studios. Lá desenvolveram novas produções junto a uma distribuidora de filmes, porém, nem tudo foram flores. Após um enorme sucesso com duas animações, chamadas “Alice” e “Oswald, o coelho sortudo”, a vida trouxe um revés para os planos de Walter e seus parceiros. A distribuidora das animações conseguiu na justiça os direitos autorais das obras, tirando-lhes assim a propriedade intelectual dos desenhos e, além disso, os lucros destas.

Para qualquer negócio em ascensão esse é um duro golpe a ser absorvido. De repente a receita da Disney despencou, além de não poder mais veicular seus principais produtos. Um empreendedor comum certamente entraria em desespero - e com certa razão -, mas não foi o caso de Walter Elias Disney. Ao saber da trágica decisão judicial, ele apenas disse ao seu irmão que ficasse calmo, pois já tinha em mente um personagem de desenho animado que superaria qualquer outra. Esse personagem seria, de fato, a marca de toda a Disney: o Mickey Mouse.

Esse é o poder da imaginação: a partir dela podemos criar novos cenários e construir portas quando nos encontramos em becos sem saída. Imaginação, desse ponto de vista, não trata-se apenas de pensar em algo mirabolante, mas construir um cenário futuro e os passos necessários para se alcançar um objetivo. No caso de Walt Disney, o fato dele perceber que sua criatividade não poderia ser comprada, ou melhor, roubada, garantiu que ele encontrasse um meio de superar os seus problemas nos negócios. Tomando-o como exemplo, desenvolver essa habilidade de conseguir projetar soluções é uma característica importante para qualquer pessoa que pretende desenvolver um negócio, afinal, empreender também é saber solucionar problemas.

Atingindo novos patamares


Ao criar seu mais famoso personagem, Walt Disney fez com que a popularidade da Disney disparasse. Junto a isso, acompanhando as inovações do cinema, suas animações contam a própria história da sétima arte: os studios Disney foram os primeiros a trazer animações com som - antes todas seguiam o padrão do cinema mudo - além de serem as primeiras a usarem imagens coloridas. Desse modo, Walt Disney mostrou-se sempre na vanguarda das animações, o que lhe garantia uma qualidade superior aos dos estúdios concorrentes, inclusive daquele que roubou-lhe os seus primeiros personagens.

Mais uma vez a imaginação andava lado a lado com a inovação. Depois de décadas liderando as produções, Walt Disney realizou o seu maior sonho e, sem dúvida, a sua obra mais impactante: A Disneylândia. Cravado na memória coletiva do mundo Ocidental, a Disneylândia tornou-se muito mais do que um parque de diversões com os personagens do estúdio de Walt Disney. Ela é, de fato, a plasmação de um mundo mágico e fantástico dentro do mundo real que vivemos. Assim, a obra de Walt Disney saiu das telas e ganhou o mundo físico, sendo uma verdadeira obra de um mago. O maior parque temático do mundo arrasta milhões de pessoas todos os anos em suas atividades em seus 6 parques ao redor do mundo.

Assim, a Disney atingiu um patamar poucas vezes visto na história. Deixou de ser um negócio, uma simples empresa que presta um serviço ao mundo, mas passou a ser um modo de enxergar a vida, um ideal. Ao fundar a Disneylândia, Walt Disney fez a seguinte dedicatória:

“Para todos aqueles que vêm para este local feliz: Bem-vindo. A Disneyland é sua terra. Aqui, a idade revive as memórias do passado e a juventude pode saborear o desafio e a promessa do futuro. A Disneyland é dedicada aos ideais, sonhos e a dura realidade que criaram a América, com a esperança de que ela seria uma fonte de alegria e inspiração para todo o mundo.”

Em poucas palavras, esse é o sonho de qualquer empreendedor: mudar a realidade em que vive. Como sabemos, há diferentes modos de fazermos isso e também diferentes níveis. Podemos mudar uma realidade social a partir da economia, dos espaços físicos e de prestar um novo e bom serviço às pessoas. Porém, talvez a mudança mais profunda seja esta: a de manter vivo os sonhos das pessoas, mostrá-las que a magia desse mundo fantástico não está apenas nos contos de fadas ou nas telas, mas que elas podem vivenciá-las em sua forma de encarar a vida.

Dito isso, os mais de 30 prêmios recebidos por Walt Disney e sua fortuna são quase irrelevantes (apesar de importantes) frente à sua capacidade de fazer as pessoas voltarem a sonhar. Esse, sem dúvida, é o maior dos seus méritos. Por isso e muito mais ele não poderia deixar de constar nessa seleta lista de Grandes Empreendedores da História.

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio



        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

terça-feira, 4 de janeiro de 2022

Utilize o Ciclo PDCA para aumentar a qualidade do seu negócio

O Ciclo PDCA é uma ótima estratégia para o gerenciamento contínuo da qualidade em um negócio. Prossiga com a leitura e descubra como aplicar esta técnica.

Utilize o Ciclo PDCA para aumentar a qualidade do seu negócio

O Ciclo PDCA é um clássico da gestão da qualidade. 

Devido a sua simplicidade e praticidade ele é bastante utilizado pelas empresas.

Ele é uma ferramenta fácil, mas eficaz que promove o aprimoramento constante dos negócios, por isso é tão difundida. 

Aprenda agora, como aplicar esta estratégia na sua empresa.

Como surgiu o Ciclo PDCA?

A sua origem começou com o estatístico estadunidense Walter A. Shewhart, que contribuiu de forma significativa para os estudos da qualidade.

Contudo, no começo ele só possuía 3 passos (especificação, produção e inspeção), quando era chamado de “ciclo de Shewhart”. Os 4 que conhecemos só entraram a partir dos anos 50 com os estudos de William Edwards Deming.

Como o PDCA funciona?

O PDCA vem do inglês e significa:

  • Plan = Planejar

  • Do = Fazer

  • Check = Checar

  • Act = Agir

Agora, vamos ver cada uma das etapas detalhadamente:

Planejamento: definir as diretrizes

Este é o momento de organizar o que será feito e como será feito.

Para esta etapa o primeiro passo é definir quais são os objetivos a serem cumpridos.

Por exemplo: um e-commerce de produtos naturais notou que há muitos clientes potenciais acessando o site, no entanto, as vendas não estão satisfatórias.

Então, o objetivo principal seria aumentar em 20% o número de vendas no e-commerce nos próximos 2 meses.

Mas como alcançar este objetivo?

Agora é o momento de escolher as metas, os responsáveis e as métricas.

As metas são:

  • Incluir fotos dos produtos em alta resolução.

  • Reescrever as descrições dos produtos.

  • Enviar um comunicado por e-mail para os clientes que deixaram produtos no carrinho.

Responsáveis:

  • Diretor de Marketing

  • Diretor de TI

Métricas:

  • Comparação entre o volume de vendas antes das iniciativas e depois.

Fazer: colocar em prática 

Hora de executar o que foi planejado.

Porém,  antes de começar de fato é muito importante que os membros da equipe estejam em sintonia.

Logo, é fundamental fazer uma reunião e mostrar de forma clara, quais são as ações, os prazos e por que deve ser feito.

Se for o caso, também aplicar os treinamentos necessários para cumprir aquele objetivo.

Seguindo o exemplo do e-commerce:

Uma das metas é tirar fotos em alta definição, então o diretor de marketing se reuniu com um fotógrafo profissional para alinhar como deveriam ser as fotos.

Checar: verificar os resultados

Nesta fase do Ciclo PDCA é hora de monitorar e avaliar os resultados.

Para isso é fundamental levantar os dados e descobrir as consequências das ações.

A loja de produtos naturais conseguiu cumprir parcialmente o seu objetivo, aumentando em 15% o número de vendas.

Eles identificaram que o principal motivo para este resultado foi enviar um comunicado informando dos itens pendentes no carrinho. O que significou um aumento de 10% nas vendas.

Já as outras duas ações (fotos e descrição), formaram um acréscimo de 5%.

As atividades que trouxeram resultados positivos devem ser mantidas, já as que pioraram a situação ou não causaram impacto devem ser revisadas no próximo tópico.

Agir: repensar as estratégias

Este é o momento de fazer um levantamento geral das atividades realizadas e pensar nos próximos passos.

Caso o objetivo principal não tenha sido alcançado é o momento de avaliar o que impediu de atingir os lucros desejados e quais ajustes são necessários para chegar neste resultado.

Conforme o exemplo: foi identificado que além das melhorias do e-commerce faltou uma divulgação das mudanças nas redes sociais e também para os antigos clientes.

Finalizada esta etapa, o Ciclo PDCA volta para o planejamento, recomeçando o projeto.

O que é preciso para implementar o ciclo PDCA?

Além de conhecer o processo, existem outros fatores importantes para que esta metodologia traga bons resultados, seguem 5 deles:

1.   Gestão atuante

Boa parte dos resultados no Ciclo PDCA vem do desempenho do gestor na aplicação do método. Afinal, ele deve repassar para a equipe as atividades, os objetivos, fazer os treinamentos e cobrar os resultados.

Além disso, as lideranças devem defender o método e mostrar os benefícios para os colaboradores e para a empresa.

2.   Abertura para a mudança

Como o PDCA segue um modelo circular, o negócio passará por transformações constantes, o que pode causar medo nos funcionários.

Para evitar este problema o ideal é começar aos poucos, com mudanças pequenas, então, quando a cultura da inovação já estiver disseminada, partir para as alterações significativas.

Vale reforçar que estas transformações só tendem a trazer vantagens para a empresa como: manter o negócio à frente dos concorrentes e estimular o aprendizado constante.

3.   Cuidar para não entrar no modo automático

Por ter etapas bem definidas, corre o risco do processo se tornar mecânico. Exemplo: fazer um Ciclo PDCA, procurar as falhas e começar um novo.

Porém, quando entramos no automático às vezes erros bobos podem passar despercebidos, fugindo do principal objetivo da técnica, que é a melhoria constante. 

4.   Ter o conhecimento necessário

Este é um fator importante na aplicação de todas as metodologias, afinal o conhecimento técnico é a base de qualquer trabalho bem feito.

Portanto, capacitar os profissionais não só para a implementação da técnica, mas sobre a empresa e as atividades propostas, é o que trará o sucesso para o PDCA e para o negócio.

5.   Conferir o planejamento constantemente

Por mais que as 4 etapas estejam bem definidas, lembre-se: o que norteia os Ciclo PDCA é o planejamento, logo ele deve ser consultado durante as demais fases.

Assim, é possível garantir que não haverá divergências no final.

Bônus: Dicas de liderança

Como deu para notar, a liderança é um fator importante para o sucesso desta metodologia.

Pensando nisso, separei dicas de ouro para quem deseja ser um bom líder:

Dê o exemplo

Não adianta tentar fugir, a melhor forma de conseguir respeito e colaboração de uma equipe é através do exemplo.

Então, se você deseja que os colaboradores sejam pontuais, você deve cumprir à risca os horários. Se quer um serviço com excelência, não entregue menos para o grupo.

Aceite e dê feedbacks

É importante que a equipe saiba o que você espera deles e que você entenda o que os membros querem de você.

Por isso, promova espaços para as pessoas darem sugestões, considerações e ideias.

Seja justo

Não deixe que as opiniões pessoais interfiram na forma com que você gerencia a equipe. Dar premiações com critérios confusos e favorecer os colaboradores devido à amizade, desestimula os demais.

Por isso, preze pela integridade nas relações de trabalho, a equipe vai perceber e devolver na mesma moeda.

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio




Conheça também:

A importância da honradez e integridade no ambiente e nas relações de trabalho



        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.