Existe um mito de que para ser organizado você precisa nascer organizado. Isso não é verdade. Sinto dizer aos desorganizados de plantão que a organização é uma capacidade que pode ser desenvolvida e aprimorada. Sendo assim, podem arranjar outra desculpa para a bagunça generalizada de vocês!
Uma maneira de começar a virar esse jogo é tentar ter mais organização no trabalho. Dessa maneira, à medida que colher os benefícios, essa mudança de comportamento pode influenciar outras áreas da sua vida até a organização virar um hábito. Confira neste artigo as vantagens de ser uma pessoa mais organizada e de que forma melhorar a sua organização no trabalho, otimizando a rotina e inclusive arrumando o espaço físico e virtual.
Os benefícios de ser uma pessoa organizada
Além da óbvia melhoria da produtividade, entre as vantagens de ter a organização como hábito estão o melhor aproveitamento do tempo e a possibilidade de focar no que realmente é importante.
Assim, ao fazer um planejamento das suas atividades do dia a dia e manter as coisas organizadas, você evita desperdício de tempo e tem a oportunidade de se dedicar ao que é prioridade. Se você não se organiza e define quais são essas prioridades, pode ter certeza de que o mundo externo irá decidir para você, atrapalhando o seu foco e o cumprimento dos seus objetivos.
A organização também é uma estratégia para gerenciarmos melhor as nossas emoções. Dessa maneira, ela é um recurso que pode nos ajudar com a inteligência emocional. Como? Bom, uma realidade da vida é que não podemos controlar as situações e nem garantir que tudo ocorra da forma que queremos. Isso tende a gerar sentimentos de ansiedade e frustração.
Uma maneira de lidarmos melhor com essas emoções é nos organizarmos com antecedência, fazermos um planejamento e anteciparmos possíveis imprevistos. No caso de uma viagem, por exemplo, a organização nos auxilia a prever situações e nos dá recursos para reagirmos com mais tranquilidade a elas caso aconteçam.
A importância da organização no âmbito profissional
A falta de organização para a execução do trabalho e até mesmo a bagunça física do ambiente pode afetar muito a produtividade e o rendimento de um profissional. Por isso, ao reverter esse quadro, você consegue ser mais produtivo e tem a possibilidade de otimizar mais o seu tempo, além de cumprir as tarefas com maior foco e assertividade, evitando desgastes e distrações.
Com organização e planejamento, é possível lidar melhor com as demandas, com prazos e até com imprevistos, excluindo da rotina aquela sensação constante de estar sempre “apagando fogo”.
Como ter mais organização no trabalho
1. Tenha uma agenda e planeje suas atividades
Tenha um local para anotar seus compromissos, tarefas, prazos de entrega. Pode ser uma agenda física, mais tradicional, ou uma ferramenta eletrônica, como a agenda do Google, o que você se adaptar melhor. Tenha o hábito de planejar sua semana e conferir o que está agendado para o dia assim que iniciar o dia de trabalho.
2. Estabeleça uma rotina de trabalho
Uma maneira de perder tempo é não ter organização do seu dia. Dessa maneira, você fica o tempo inteiro pulando de tarefa em tarefa, definindo a todo momento o que fazer. O ideal é estabelecer uma ordem dos afazeres do dia a dia, a não ser que sua a atividade profissional não tenha ou não permita nenhum tipo de rotina.
3. Determine um horário para responder e-mails e whatsapp comercial
Seguindo a lógica do tópico acima, é interessante definir horários específicos para ler e responder e-mails e mensagerias ao longo do dia. Ficar interrompendo o trabalho a todo momento a cada notificação para verificar as mensagens vai afetar a sua produtividade. Outra sugestão é definir um critério para organizar as pastas de e-mail e deixar a caixa de entrada sempre limpa.
4. Coloque tudo no papel (Não confie na memória!)
Crie o hábito de anotar o que puder e colocar tudo no papel (ou no bloco de notas do celular ou integrado ao notebook como ex. keep do google). Uma das técnicas de organização é justamente registrar tarefas, fazer listas, pois essa é uma maneira de evitarmos sobrecarregar o cérebro. É um erro confiar na memória, pois inevitavelmente ela irá falhar. O registro nos ajuda a lembrar, além de pensar de forma clara e objetiva.
5. Organize seu espaço de trabalho
É difícil se concentrar em um ambiente cheio de bagunça e itens que não eram para estar ali, como papéis e livros que não serão usados, por exemplo. Então, esvazie a sua mesa e deixe apenas o necessário. Libere espaço.
6. Faça checklists
Se você tem dificuldade com prazos e com a organização no cumprimento de tarefas, faça um checklist. Como mencionei, um dos pilares da organização são as listas, então lance mão desse recurso para planejar suas entregas e ser mais organizado.
7. Defina prioridades
Algo essencial na organização é saber definir as suas prioridades e organizar a lista de afazeres conforme importância e urgência. Se isso é difícil para você, é possível que você não esteja administrando bem o seu tempo, nem conseguindo focar no que é importante. Lembre-se que quando tudo é urgente, nada é urgente. Portanto, é hora de você começar a estabelecer as suas prioridades, em vez de deixar que os outros as estabeleçam no seu lugar.
8. Limpe o seu ‘desktop’
Organize a “Área de Trabalho” do seu computador, evite deixar seu ‘desktop’ lotado de arquivos. Crie pastas e facilite o acesso aos arquivos e programas que você mais usa no dia a dia. Isso parece simples, mas vai facilitar a sua rotina. E, isso vale também para os arquivo nas nuvens.
9. Defina lembretes e alarmes para os compromissos
Se atrasos são seu “calcanhar de Aquiles”, é importante ter estratégias para se organizar melhor e evitá-los. Crie eventos no calendário do e-mail ou celular e ative alarmes para avisá-lo dos compromissos e reuniões, considerando o tempo de deslocamento. Sincronize tudo, use as tecnologias a teu favor, mas desde que seja simples.
10. Aproveite a tecnologia a seu favor
Atualmente, temos a disponibilidade de inúmeros aplicativos que podem nos ajudar com a organização no trabalho. Há opções para as mais diversas necessidades. Por isso, não hesite em buscar alternativas tecnológicas que o auxiliem a cumprir prazos, organizar tarefas, evitar atrasos e até a motivá-lo a ser mais organizado.
Essas são as minhas sugestões. Quais outras estratégias podem nos ajudar a ter mais organização no trabalho? Se tiver mais alguma dica, deixe nos comentários!
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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