terça-feira, 30 de novembro de 2021

Prof. Rafael José Pôncio - Aumente a produtividade com a Técnica Pomodoro


A Técnica Pomodoro é uma estratégia para gerenciar o seu tempo, diminuir a procrastinação e aumentar a produtividade. Para saber como colocá-la em prática, continue a leitura.

Aumente a produtividade com a Técnica Pomodoro

Se para você nada supera a sensação de dever cumprido depois de um longo dia de trabalho, a Técnica Pomodoro pode ser sua melhor aliada.

Descubra como ela funciona e como aplicá-la neste texto.

Como surgiu a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro é um sistema de organização de tempo criado pelo italiano Francesco Cirillo, no início da sua faculdade em 1987.

Como ele tinha problemas para prosseguir na leitura de um texto de Sociologia, matéria que teria prova em poucas semanas, decidiu estudar por um período limitado e depois fazer uma pausa.

Para cronometrar o tempo ele usou um relógio de cozinha em formato de pomodoro (tomate em italiano), por isso o nome.

Como funciona o método?

A Técnica Pomodoro tem 6 objetivos que atuam como etapas:

1.   Descubra quanto esforço uma atividade exige

No começo do dia você faz uma lista com quais serão as tarefas a serem realizadas e o grau de importância de cada uma.

2.   Diminua as interrupções

Mesmo que os períodos de trabalho sejam curtos (25 minutos) eles não estão livres de interrupções, que podem ser internas ou externas.

As internas vêm da nossa mente, como uma atividade que você esqueceu de incluir na planilha de atividades. Nesta situação basta colocar a atividade na lista e continuar o que estava fazendo.

Já as externas, como o nome já diz, são movidas por algo que acontece no ambiente, por exemplo, um colega de trabalho te faz uma pergunta. Neste caso você informa que não pode atender no momento, mas daqui a uns minutos irá falar com ele.

Assim você prossegue com a atividade sem precisar recomeçar o pomodoro.

3.   Estimule o esforço exigido pelas atividades

Quando você já estiver acostumado com o uso da Técnica de Pomodoro, pode calcular o tempo necessário para a realização das tarefas (número de pomodoros) que você estipulou para aquele dia.

Se uma atividade exigir muitos pomodoros (mais que 5 pomodoros) o ideal é distribuí-la em tarefas menores.

Se há tarefas que consomem menos de um pomodoro você pode acrescentar outras similares. Por exemplo: fazer uma ligação e responder e-mails.

4.   Torne o pomodoro mais eficiente

Quando você começar a dominar o método é hora de aprimorá-lo. Desta maneira, você usa o começo de um pomodoro (3 a 5 minutos) para repassar o que você já aprendeu até ali. Depois ao final faça uma revisão (3 a 5 minutos).

Estas atividades reforçam para o seu cérebro o que você já aprendeu ou realizou, abrindo espaço para os novos conhecimentos.

Você também pode reservar o último pomodoro do dia, ou parte dele para revisões e correções.

5.   Crie um cronograma

Além dos pomodoros é fundamental que você tenha um horário delimitado, por exemplo: 8:00 às 12:00 e 14:00 até às 18:00 horas.

Este cronograma deve ser respeitado, afinal se você trabalhar das 08:00 até as 20:00, é bem provável que a produtividade caia e você não tenha disposição para encarar o próximo dia.

Logo, o cronograma se sobrepõe ao pomodoro, então se você agendou 8 pomodoros para aquele dia, mas só conseguiu fazer 6 e chegou no fim do expediente. Se não for nada urgente, o melhor é parar.

6.   Defina seu objetivo pessoal de aprimoramento

Esta metodologia pode ser muito mais que uma ferramenta de gerenciamento de tempo, você pode usá-la como um aliado para atingir os seus objetivos. Mas para conseguir isso é importante ficar atento aos resultados obtidos.

Por exemplo: você identifica que está gastando 4 pomodoros em atividades de escritório e 1 pomodoro para a gestão da equipe. Se este cenário não te agrada, você pode modificá-lo.

1,2,3 Pomodoros...

Na prática, Técnica Pomodoro funciona dentro neste passo a passo:

  • 1.º: Você trabalha 25 minutos seguidos (um pomodoro) em uma atividade.

  • 2.º: Faz uma pausa de 5 minutos.

  • 3.º: Faça mais um pomodoro.

  • 4.º Após 4 pomodoros você faz uma pausa maior, de 10 a 20 minutos.

Para que o método traga resultados durante o período de trabalho não deve haver nenhuma interrupção, mas caso aconteça uma emergência, você precisa voltar o cronômetro e recomeçar o pomodoro.

Os períodos das pausas são para você fazer uma atividade que não esteja relacionada ao trabalho que está desenvolvendo. Por exemplo: tomar um café, se alongar ou relaxar.

Para evitar distrações, o autor da técnica recomenda o uso de uma folha de papel, uma caneta e um cronômetro manual.  No entanto, se for para facilitar, existe o site https://tomato-timer.com/ programa o tempo e as pausas.

Também há o aplicativo Pomodoro Timer Lite que controla os tempos e intervalos e também disponibiliza um espaço para escrever que tarefas serão realizadas.

Outro ponto importante para que a Técnica Pomodoro funcione é cumprir à risca o planejamento.

Por exemplo, se você estabeleceu 1 pomodoro para ler 10 páginas de um livro, caso após este tempo você não tenha concluído, deixe para depois e passe para a outra atividade programada.

Esta regra só pode ser quebrada no caso de atividades urgentes ou que tenham alta prioridade. Ainda, se surgir uma tarefa não planejada e inadiável, basta incluí-la na lista de tarefas e priorizá-la.

Lembre-se: propósito não é fazer vários pomodoros, mas sim usá-lo para gerenciar as suas tarefas e trazer a satisfação do dever cumprido. 

3 dicas para aproveitar a Técnica Pomodoro

Além de seguir os objetivos e respeitar o passo a passo, existem táticas para você melhorar o desempenho, seguem 3 delas:

Não tente competir com o tempo

A ideia do método não é que você acelere as suas tarefas para “caber nos 25 minutos”, mas sim que você consiga manter o foco e ter um bom desempenho sem se desgastar mentalmente.

Adapte a técnica a sua realidade

Embora o  Francesco Cirillo tenha estimulado os 25 minutos com pausas de 5 minutos, se para você este tempo é muito curto ou longo é possível sim, adaptar à realidade como 40 minutos e pausas de 10 minutos, por exemplo.

O essencial é manter os períodos de concentração e as pausas.

Retire os meios de distração

Para evitar que você perca atenção é importante evitar o que te desconcentra. Por exemplo: bloqueie as notificações de e-mail e do celular.


O que achou da Técnica Pomodoro? Será que vale a pena aplicá-la no dia-a-dia?

Bom trabalho e grande abraço!

Prof. Adm. Rafael José Pôncio



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