terça-feira, 30 de novembro de 2021

Aumente a produtividade com a Técnica Pomodoro


A Técnica Pomodoro é uma estratégia para gerenciar o seu tempo, diminuir a procrastinação e aumentar a produtividade. Para saber como colocá-la em prática, continue a leitura.

Aumente a produtividade com a Técnica Pomodoro

Se para você nada supera a sensação de dever cumprido depois de um longo dia de trabalho, a Técnica Pomodoro pode ser sua melhor aliada.

Descubra como ela funciona e como aplicá-la neste texto.

Como surgiu a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro é um sistema de organização de tempo criado pelo italiano Francesco Cirillo, no início da sua faculdade em 1987.

Como ele tinha problemas para prosseguir na leitura de um texto de Sociologia, matéria que teria prova em poucas semanas, decidiu estudar por um período limitado e depois fazer uma pausa.

Para cronometrar o tempo ele usou um relógio de cozinha em formato de pomodoro (tomate em italiano), por isso o nome.

Como funciona o método?

A Técnica Pomodoro tem 6 objetivos que atuam como etapas:

1.   Descubra quanto esforço uma atividade exige

No começo do dia você faz uma lista com quais serão as tarefas a serem realizadas e o grau de importância de cada uma.

2.   Diminua as interrupções

Mesmo que os períodos de trabalho sejam curtos (25 minutos) eles não estão livres de interrupções, que podem ser internas ou externas.

As internas vêm da nossa mente, como uma atividade que você esqueceu de incluir na planilha de atividades. Nesta situação basta colocar a atividade na lista e continuar o que estava fazendo.

Já as externas, como o nome já diz, são movidas por algo que acontece no ambiente, por exemplo, um colega de trabalho te faz uma pergunta. Neste caso você informa que não pode atender no momento, mas daqui a uns minutos irá falar com ele.

Assim você prossegue com a atividade sem precisar recomeçar o pomodoro.

3.   Estimule o esforço exigido pelas atividades

Quando você já estiver acostumado com o uso da Técnica de Pomodoro, pode calcular o tempo necessário para a realização das tarefas (número de pomodoros) que você estipulou para aquele dia.

Se uma atividade exigir muitos pomodoros (mais que 5 pomodoros) o ideal é distribuí-la em tarefas menores.

Se há tarefas que consomem menos de um pomodoro você pode acrescentar outras similares. Por exemplo: fazer uma ligação e responder e-mails.

4.   Torne o pomodoro mais eficiente

Quando você começar a dominar o método é hora de aprimorá-lo. Desta maneira, você usa o começo de um pomodoro (3 a 5 minutos) para repassar o que você já aprendeu até ali. Depois ao final faça uma revisão (3 a 5 minutos).

Estas atividades reforçam para o seu cérebro o que você já aprendeu ou realizou, abrindo espaço para os novos conhecimentos.

Você também pode reservar o último pomodoro do dia, ou parte dele para revisões e correções.

5.   Crie um cronograma

Além dos pomodoros é fundamental que você tenha um horário delimitado, por exemplo: 8:00 às 12:00 e 14:00 até às 18:00 horas.

Este cronograma deve ser respeitado, afinal se você trabalhar das 08:00 até as 20:00, é bem provável que a produtividade caia e você não tenha disposição para encarar o próximo dia.

Logo, o cronograma se sobrepõe ao pomodoro, então se você agendou 8 pomodoros para aquele dia, mas só conseguiu fazer 6 e chegou no fim do expediente. Se não for nada urgente, o melhor é parar.

6.   Defina seu objetivo pessoal de aprimoramento

Esta metodologia pode ser muito mais que uma ferramenta de gerenciamento de tempo, você pode usá-la como um aliado para atingir os seus objetivos. Mas para conseguir isso é importante ficar atento aos resultados obtidos.

Por exemplo: você identifica que está gastando 4 pomodoros em atividades de escritório e 1 pomodoro para a gestão da equipe. Se este cenário não te agrada, você pode modificá-lo.

1,2,3 Pomodoros...

Na prática, Técnica Pomodoro funciona dentro neste passo a passo:

  • 1.º: Você trabalha 25 minutos seguidos (um pomodoro) em uma atividade.

  • 2.º: Faz uma pausa de 5 minutos.

  • 3.º: Faça mais um pomodoro.

  • 4.º Após 4 pomodoros você faz uma pausa maior, de 10 a 20 minutos.

Para que o método traga resultados durante o período de trabalho não deve haver nenhuma interrupção, mas caso aconteça uma emergência, você precisa voltar o cronômetro e recomeçar o pomodoro.

Os períodos das pausas são para você fazer uma atividade que não esteja relacionada ao trabalho que está desenvolvendo. Por exemplo: tomar um café, se alongar ou relaxar.

Para evitar distrações, o autor da técnica recomenda o uso de uma folha de papel, uma caneta e um cronômetro manual.  No entanto, se for para facilitar, existe o site https://tomato-timer.com/ programa o tempo e as pausas.

Também há o aplicativo Pomodoro Timer Lite que controla os tempos e intervalos e também disponibiliza um espaço para escrever que tarefas serão realizadas.

Outro ponto importante para que a Técnica Pomodoro funcione é cumprir à risca o planejamento.

Por exemplo, se você estabeleceu 1 pomodoro para ler 10 páginas de um livro, caso após este tempo você não tenha concluído, deixe para depois e passe para a outra atividade programada.

Esta regra só pode ser quebrada no caso de atividades urgentes ou que tenham alta prioridade. Ainda, se surgir uma tarefa não planejada e inadiável, basta incluí-la na lista de tarefas e priorizá-la.

Lembre-se: propósito não é fazer vários pomodoros, mas sim usá-lo para gerenciar as suas tarefas e trazer a satisfação do dever cumprido. 

3 dicas para aproveitar a Técnica Pomodoro

Além de seguir os objetivos e respeitar o passo a passo, existem táticas para você melhorar o desempenho, seguem 3 delas:

Não tente competir com o tempo

A ideia do método não é que você acelere as suas tarefas para “caber nos 25 minutos”, mas sim que você consiga manter o foco e ter um bom desempenho sem se desgastar mentalmente.

Adapte a técnica a sua realidade

Embora o  Francesco Cirillo tenha estimulado os 25 minutos com pausas de 5 minutos, se para você este tempo é muito curto ou longo é possível sim, adaptar à realidade como 40 minutos e pausas de 10 minutos, por exemplo.

O essencial é manter os períodos de concentração e as pausas.

Retire os meios de distração

Para evitar que você perca atenção é importante evitar o que te desconcentra. Por exemplo: bloqueie as notificações de e-mail e do celular.


O que achou da Técnica Pomodoro? Será que vale a pena aplicá-la no dia-a-dia?

Bom trabalho e grande abraço!

Adm. Rafael José Pôncio



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       Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.         

terça-feira, 23 de novembro de 2021

10 razões para sair da zona de conforto e exercitar a resiliência


Já dizia o ditado, “mar calmo nunca fez bom marinheiro”. Para fazer mudanças na vida e alcançar objetivos e metas, portanto, é necessário explorar novos limites e sair da zona de conforto. 

Essa zona de conforto que, muitas vezes, está disfarçada de estabilidade e gera a falsa sensação de segurança, mas que, na realidade, faz com que movamos por inércia e alimentemos o círculo vicioso do medo de tentar coisas novas e de quebrar padrões estabelecidos em nossa rotina.

A zona de conforto cristaliza a mente e impede o crescimento.

Pensando nisso, quero fazer uma provocação e te desafiar a sair desse território, que pode ser um lugar de comodidade e controle, mas que também pode estar o impedindo de avançar e crescer, seja no âmbito pessoal ou profissional. Neste artigo, listo 10 motivos para você deixar de vez a zona de conforto. Você está pronto?

O que é, afinal, a zona de conforto?

Ao contrário do que muitos imaginam, a zona de conforto, apesar da sensação de segurança e de ser um ambiente familiar, não é um lugar repleto de situações agradáveis e prazerosas. Em muitos casos, pode ser, inclusive, insuportável, mas seguimos nela por hábito ou medo de mudar, ou do desconhecido.  


Isso porque temos a tendência de evitar desgastes, além de sensações de medo e ansiedade. Assim, ficamos presos a hábitos e padrões adquiridos ao longo da vida e que, em certo ponto, tornam-se inconscientes. O problema é que, dessa maneira, perdemos oportunidades de crescimento e podemos até renunciar a vida pela falta de coragem em sair da inércia. 

As consequências de se manter em um estado de letargia e comodidade:

  • Autossabotagem;

  • Estagnação;

  • Prejuízos à saúde, intelecto e espiritualidade;

  • Pouco esforço para evoluir e investir no autodesenvolvimento.

Motivos para sair da zona de conforto e encarar a vida de frente

1. Nenhum resultado será diferente se continuar fazendo sempre as mesmas coisas

Para conquistar objetivos e promover mudanças é necessário encarar incertezas e começar a fazer algo diferente. Não adianta reclamar que as coisas não dão certo se você permanece no mesmo caminho. 


Mas, apesar de ter que lidar com inseguranças e com o risco de falhas, mudar o ponto de vista pode ser extremamente valioso para o crescimento. Afinal, quando enxergamos o mundo a partir de um único ângulo, deixamos de lado outros pontos da realidade, sem nos darmos conta disso. 

2. É uma oportunidade de conhecer as suas potencialidades

Somos capazes de muito mais que imaginamos ser. E sair da zona de conforto proporciona a possibilidade de conhecermos habilidades e competências que possuímos e que estão adormecidas, já que a rotina a qual estamos habituados impõe a lei do menor esforço. Portanto, de que forma elas iriam se manifestar senão diante de uma situação desafiadora, que exige que a gente extrapole os nossos limites? 

3. Possibilidade de expandir a criatividade 

Para desenvolvermos a criatividade, precisamos ser estimulados constantemente. Por isso, para expandirmos a mente, precisamos sair da rotina e do que é habitual e que não exige muita capacidade analítica e intelectual do nosso cérebro, para começar a lidar com situações e estímulos diferentes e, assim, fomentar novas soluções e formular novas ideias. 

4. É uma maneira de eliminar medos e receios que te paralisam

O medo e a insegurança nos impedem de agir. Não agimos porque temos medo e insegurança, que crescem a cada dia e nos paralisam. É um círculo vicioso, já reparou? Quando eu disse que a zona de conforto pode ser insuportável era sobre isso que eu me referia. Por isso, dar o primeiro passo para sair desse território, mesmo que ele seja pequeno e de forma controlada, é a solução para esse medo se dissipar e os receios diminuírem. Muitas vezes, os temores estão apenas na nossa cabeça. 

5. Você conseguirá ser uma pessoa mais flexível

Lidar com situações, pessoas, ideias, lugares diferentes e sair do que é familiar e cômodo para você fará com que você seja uma pessoa mais flexível e adaptável às adversidades e aos diferentes pontos de vista. Isso se reflete ainda no desenvolvimento da habilidade de lidar com circunstâncias mais desafiadoras. 

6. Fortalecimento da autoconfiança

A medida em que a zona de conforto fica para trás e você supera desafios, medos e a própria insegurança, mais fortalecida ficará a confiança em si mesmo. Você passa de fato a acreditar que é capaz de superar limites e a sua autoconfiança se desenvolve gradualmente. É um caminho sem volta!

7. Aumento da vontade de viver 

A vida passa a ser mais interessante quando você enxerga além da sua zona de conforto. Isso porque esse lugar, que no imaginário coletivo pode ser um local de comodidade e estabilidade, na verdade, pode limitar o potencial a ser vivido e fazer com que as pessoas renunciem o crescimento pessoal, profissional e, até a vida.  

8. Possibilidade de melhorar relacionamentos interpessoais

Nesse mesmo contexto de ver o mundo de maneira mais abrangente, essa atitude de mudar o modo de pensar e sair do que é habitual pode ajudar a melhorar relacionamentos — tanto pessoais, quanto no trabalho. Isso é muito importante para quem empreende ou tem um cargo de liderança, por exemplo. 

9. É uma maneira de aprimorar a inteligência emocional

A inteligência emocional é uma das habilidades mais importantes de desenvolver no contexto atual. Nesse sentido, tomar as rédeas da própria vida ao sair da zona de conforto fortalece a capacidade de dominar emoções e se automotivar na busca pelos seus objetivos. 

10. Oportunidade de desenvolver a resiliência

Quando você entende que é capaz de encarar incertezas e desafios, fora da sua zona de comodidade, mesmo com os obstáculos, a sua confiança não será perdida ou abalada. A tendência é o desenvolvimento de uma postura resiliente, em que você se adaptará as situações e encontrará maneiras de superar os percalços e continuar firme em seu propósito.



Em conclusão, gostaria de destacar que, por mais atrativas que sejam as razões para sair da zona de conforto, eu tenho consciência que esta não é uma missão fácil. O nome, certamente, não é por acaso, e deixar um ambiente confortável, que você já está há tempos acostumado é um desafio enorme. Porém, o esforço é necessário se você deseja alcançar suas metas almejadas, evoluir e viver uma vida com mais significado.


Bom trabalho e grande abraço.


Adm. Rafael José Pôncio



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Como formar e desenvolver uma equipe de alta performance


        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

terça-feira, 16 de novembro de 2021

Henrique Dumont, O rei do café

Ninguém nasce pronto para exercer uma profissão, mas forma-se. Apesar de parecer uma frase óbvia, raramente a entendemos com precisão. Do mesmo modo que passamos décadas em escolas e faculdades para desenvolvermos o nosso intelecto e conhecer as técnicas de nossos ofícios, também necessitamos de tempo para entendermos e colhermos os frutos dos nossos negócios. 

Em um mundo dinâmico e competitivo que vivemos, as pessoas desejam que seus resultados sejam prósperos e rápidos, além de acreditar que aprenderão “de primeira” a tornar suas empresas lucrativas. 

O fato é que o sucesso de um empreendedor está no longo prazo, na sua capacidade de reinventar-se e adaptar-se às mais distintas situações. Para conseguir essas habilidades é quase inevitável a experiência do fracasso. Gostemos ou não, quase todos os grandes empreendedores erram demasiadamente antes de começar a acertar em seus negócios. Desse modo, o fracasso comercial é uma das provas que precisamos enfrentar ao longo da nossa vida enquanto empreendedores. 

Frente a isso, uma característica fundamental para todo empreendedor é ser capaz de mudar de ramo e não apegar-se apenas a um tipo de negócio. A adaptação, seja natural ou social, é uma realidade para quem vive no mar do mercado e, eventualmente, faz-se ser justo um ajuste nas velas. 

Hoje falarei de um empreendedor nascido no século XIX que conseguiu navegar de maneira maestral nesses revoltosos mares: Henrique Dumont, o rei do café. Para além do “pai de Santos Dumont” Infelizmente Henrique Dumont é um personagem da nossa história que poucos conhecem. Recorrentemente os historiadores o relegam apenas ao título de ser pai do imortal Alberto Santos Dumont, o nosso inventor do avião. Porém, jamais existiria o 14-bis se não fosse o Rei do café e sua forte influência sobre o filho. Muito mais do que um pai, Henrique Dumont empreendeu em diversos negócios no Brasil Imperial, muitos deles atendendo a necessidade de D. Pedro II e ao Estado brasileiro. 

Nascido em 1832 na cidade de Diamantina, Henrique Dumont foi descendente de um casal francês que veio ao Brasil explorar pedras preciosas. Nesse período, porém, pouco restara do lucrativo extrativismo mineral no Brasil. Ademais, com a exploração de diamantes na África, o comércio de pedras preciosas viu seus valores despencarem devido a oferta existente no momento. Esse contexto desfavorável fez com que o negócio dos Dumont fosse à falência. Com a economia da família colapsada, os primeiros anos de Henrique foram difíceis. 

O jovem, contudo, foi ajudado por seu padrinho que, entre outras assistências, o patrocinou em seus estudos. Mostrando-se hábil com números e com certa criatividade, Henrique dedicou-se a estudar Engenharia na França, formando-se com apenas 21 anos, o que até os dias atuais é um feito impressionante. Após ganhar seu diploma, o então engenheiro Henrique Dumont voltou para as terras brasileiras, mais precisamente para Ouro Preto, capital da província de Minas Gerais, e lá trabalhou por muitos anos prestando serviço ao município. Foi lá que também que se casou e começou a criar sua família, mas a vida de Henrique ainda saltaria para outros patamares. 

Em 1871, com então 39 anos, Henrique Dumont recebeu a proposta de construir um barco a vapor. Nessa época, esse tipo de embarcação era o que havia de mais moderno em termos náuticos, o que representava um grande desafio para um engenheiro. Dumont não pestanejou e aceitou construir a embarcação, de nome Saldanha Marinho. O barco navegou por décadas no Rio São Francisco, transportando pessoas e produtos pelo nordeste brasileiro. 

Esse feito lançou o nome de Henrique Dumont até a Corte brasileira. No ano seguinte, em 1872, o engenheiro foi convidado por D. Pedro II a construir uma linha férrea na região de Minas Gerais, ligando-se às principais ferrovias do Brasil. Essa linha seria, mais tarde, uma parte importante da Central do Brasil. Aceitado mais uma vez o desafio, Henrique Dumont mudou-se para a Cabangu (atual Santos Dumont - MG) para construir a ferrovia. Ao seu favor foi cedido uma grande fazenda por parte do Estado, o que seria o primeiro contato de Henrique Dumont com o cultivo do café.

Esses detalhes da biografia de Henrique Dumont nos revela como cada trabalho, cada atividade exercida pelo engenheiro o fez caminhar até o que seria o seu negócio mais próspero. Além disso, como veremos, é graças a sua experiência com máquinas e o desenvolvimento de motores e outros instrumentos que ele conseguirá tornar sua fazenda a mais moderna das Américas. 

Cabe a nós, portanto, refletirmos sobre como as experiências que vivemos em nossa vida, quando bem assimiladas, podem nos impulsionar ao longo da nossa vida. Tal qual um quebra-cabeça, cada momento vivido é uma peça que, juntas, formam uma bela imagem, a obra-prima de nossas vidas. 

Sendo assim, nossa verdadeira habilidade estaria em reunir essas peças e manejá-las da melhor maneira. Do ponto de vista de um verdadeiro empreendedor, ser capaz de adquirir habilidades diversas e reuni-las em seus negócios torna-o não apenas capaz de adaptar-se aos contextos que estão fora do nosso controle, mas também lhe dá a chance de inovar a partir do aprendizado acumulado ao longo da vida. 

O empreendedor rei do café 

Após a conclusão da ferrovia, Henrique Dumont enamorou-se da arte empreendedorial de fazendeiro. Certamente, pensando sob seu ponto de vista, mudar de ofício após vinte anos como engenheiro não deve ter sido algo simples. De fato, ao pensarmos sobre isso, nunca é fácil tomar decisões desse porte, mas foi graças a essa “virada” em sua carreira que Henrique pôde colocar seu nome na História. 

A sua primeira decisão foi mudar-se para Ribeirão Preto, pois rapidamente percebeu que o solo da região era mais propício para o café do que na região em que estava estabelecido. Depois, e essa sem dúvida foi o seu diferencial, Henrique Dumont passou a investir em maquinário para sua fazenda, algo que para a época era quase impensável. 

Enquanto a produção de café - e demais produtos agrícolas - eram feitos a base de mão de obra escrava, a fazenda Arindeúva sob o comando do engenheiro Dumont focava na utilização de máquinas para atividades como plantio e colheita, além de um inteligente sistema de irrigação. 

Todas essas inovações fizeram com que a produção aumentasse de maneira muito superior às demais. A partir disso, Henrique Dumont não era mais um engenheiro, mas sim o rei do café. Sua fazenda chegou a ter 96 km de ferrovia, além de possuir seis locomotivas para escoar toda produção. Ademais, Henrique Dumont foi um dos primeiros fazendeiros a substituir a mão de obra escrava, que àquela altura já era pouco aceita no mundo, pelos trabalhadores assalariados, principalmente imigrantes italianos, pois Ele era uma abolicionista com grandes convicções humanitárias.

Desse modo, Henrique Dumont conseguiu inovar não apenas no aspecto técnico na produção agrícola - o que até os dias atuais é amplamente utilizado - mas também no aspecto humano, dando dignidade aos seus trabalhadores. 

Essa prosperidade garantiu a base necessária, anos mais tarde, para que Santos Dumont ganhasse os céus de Paris e mostrasse ao mundo que voar não era um sonho, mas uma possibilidade. O gênio inventivo pela engenharia certamente foi herdado do seu pai, que décadas antes revolucionou a economia brasileira e o modo de produzir em nosso país. Por essa capacidade de determinação Henrique Dumont consta em nossa série de Grandes Empreendedores da História. 

Bom trabalho e grande abraço! 

Adm. Rafael José Pôncio



        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

terça-feira, 9 de novembro de 2021

Pontualidade e liderança: por que o bom líder deve ser pontual


Qual a importância da pontualidade para você? Você se considera comprometido com horários e prazos? Como essa questão afeta a sua vida e impacta as suas relações?


É importante fazer essa reflexão, pois quando abordamos a questão da pontualidade no âmbito do trabalho, nos referimos a uma das características essenciais de um bom líder, que, para cobrar seus liderados, precisa estar sempre atento em ser exemplo e agir com coerência nesse quesito. 


Sabemos que a pontualidade, culturalmente, não é o forte do brasileiro. A nossa fama em respeitar horários não é das melhores. Atrasos de 15, 20, 30 minutos já foram praticamente normalizados em nossa cultura e ninguém de fato espera que as pessoas cheguem no horário para uma festa, reunião ou consulta médica. Estamos habituados a tolerar atrasos, mas será que isso está certo?


Neste artigo, quero mostrar por que a pontualidade é um pilar importante para a imagem profissional e também para quem exerce um papel de liderança. Afinal, ser pontual e respeitar prazos e horários demonstra responsabilidade com o seu tempo e o de outras pessoas. E, mais do que nunca, precisamos ter em mente que tempo é um recurso escasso. Portanto, se pontualidade é um problema para você, está mais que na hora de resolver essa questão. Veja a razão nas próximas linhas!  

O valor da pontualidade no ambiente de trabalho

A pontualidade é um valor que deve ser cultivado em todas as esferas da vida, mas no campo profissional seu impacto pode ser ainda maior, caso não seja respeitado. Imagine que o seu atraso, ou o não cumprimento de prazos, influenciará no trabalho de outras pessoas, de uma equipe, que depende do comprometimento de todos. 


Portanto, a falta de pontualidade pode trazer danos a sua reputação e imagem profissional. Quem não respeita prazos e horários de maneira recorrente perde a credibilidade, que uma vez perdida é difícil de recuperar. Valorizar o seu tempo e respeitar o dos outros no trabalho demonstra cuidado, humildade e responsabilidade, além de evitar situações de ansiedade e nervosismo decorrentes de atrasos. 

As vantagens de ser pontual

  • Transmite confiança e boa imagem profissional;

  • Demonstra interesse, organização e disciplina;

  • Indica respeito e responsabilidade com o tempo dos outros;

  • Reduz situações de ansiedade e estresse.

O impacto na pontualidade no papel de um líder

Pense comigo: de que maneira alguém que tem um cargo de liderança, mas que não é pontual, pode cobrar seus liderados? Soa incoerente, não é mesmo? O líder precisa ser o primeiro a dar o exemplo e ser consistente quando falamos de horários e prazos. 


Que equipe se comprometerá com a pontualidade quando o próprio chefe não faz questão de ser pontual? Saiba que esse comportamento refletirá a sua gestão e afetará o trabalho de todos. Por isso, dedique-se em firmar um compromisso com a pontualidade e fazer dela um dos pilares de sua gestão.  

Como a falta de pontualidade afeta a produtividade de uma equipe

O trabalho em equipe presume a colaboração de um grupo de pessoas, que precisam estar alinhadas e igualmente dedicadas para atingirem determinado resultado, certo? Porém, se algum membro desse time não está comprometido — está sempre atrasado ou não cumpre prazos de entrega —, o desempenho da equipe inteira pode ser afetado, assim como a produtividade. 


Isso impacta a dinâmica de trabalho e pode gerar desmotivação — e colaboradores desmotivados tendem a ser menos produtivos. Entende como as consequências da falta de pontualidade podem ser abrangentes e prejudicar várias áreas e fatores?

Dicas para ser mais pontual

Caso você esteja sempre atrasado, reconhecer essa dificuldade com a pontualidade é o primeiro passo. Deixo a seguir algumas sugestões que podem ajudá-lo a melhorar. 

Calcule o tempo demandado pelas atividades

Se o seu problema é com prazos e entregas, uma solução é calcular o tempo que gasta para executar determinada atividade ou tarefa. Isso vai ajudá-lo a ter uma visão mais clara e concreta para estimar limites de tempo e para que você se programe conforme o seu ritmo de trabalho.

Programe para chegar nos eventos antes, não no horário exato

Quem tem dificuldades com horários, não deve se ater ao limite. Ou seja, o ideal é se programar para chegar antes, e não na hora marcada para o compromisso. Assim, caso haja algum imprevisto, existe uma margem de tempo para lidar com ele e ainda assim chegar no horário. 

Não marque compromissos em excesso em um único dia

Seguindo o mesmo raciocínio do tópico acima, uma agenda lotada, sem janelas para imprevistos, é chamariz para atrasos e afobação. Portanto, não marque, por exemplo, uma reunião seguida da outra, sem respeitar tempos de deslocamento, interrupções, intervalos e surpresas do dia a dia. 

Divida uma tarefa em pequenas etapas e não deixe tudo para a última hora

Uma dica para lidar com prazos é quebrar uma tarefa grande em pequenas etapas. Isso ajuda a lidar com a procrastinação e aquela tendência de deixar para a última hora (o que é um convite para perder o prazo de entrega). Fazer aos poucos tira o peso que um trabalho ou tarefa de grande responsabilidade pode causar. 

Avance o seu relógio em alguns minutos

Essa parece uma recomendação boba, mas funciona. Mesmo que você se engane a princípio, a percepção de chegar sempre no horário com o relógio avançado pode ser um incentivo. 

Diga não quando for necessário

Muitas vezes, a dificuldade com a pontualidade é devido ao excesso de demandas e compromissos. Faça uma reflexão: será que não está assumindo coisas demais? Talvez seja o momento de dizer não para algumas delas.  

Aproveite os momentos de espera

Chegar adiantado para um compromisso pode ser uma vantagem. Em vez de chegar na correria, com todo o estresse e afobação característicos de um atraso, esperar pode ser um momento para colocar a leitura em dia, fazer uma ligação, ou mesmo respirar e fazer uma pausa. Nessa rotina atribulada que vivemos, pausas são necessárias. 


Espero que tenha compreendido a razão pela qual a pontualidade é um valor tão importante. E não digo só no ambiente de trabalho. Esqueça aquela ideia de que pessoas bem-sucedidas estão sempre atrasadas, pois são muito atarefadas e não tem tempo para nada. Isso é a maior besteira! 


Pontualidade é sinal de integridade e respeito ao próximo. A realidade é que pessoas que são pontuais e respeitam prazos e horários, independentemente do cargo que ocupam, fazem uma melhor gestão do próprio tempo e sabem a melhor maneira de aproveitá-lo. Já sabe de qual lado você quer estar?


Bom trabalho e grande abraço.


Adm. Rafael José Pôncio




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        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.         

terça-feira, 2 de novembro de 2021

Como fazer uma Matriz de Eisenhower em 5 passos

Você conhece a Matriz de Eisenhower? Ela é uma ferramenta para te ajudar a priorizar e organizar tarefas. Descubra como usá-la neste texto.

Como fazer uma Matriz de Eisenhower em 5 passos

“Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.  Esta frase é de Dwight Eisenhower, ex-general e 34º presidente dos Estados Unidos, a inspiração para a Matriz de Eisenhower.

Para saber o que é essa ferramenta e como incluí-la na sua rotina, continue a leitura.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower também chamada Matriz de Gerenciamento de Tempo é uma ferramenta prática que estabelece a prioridade das tarefas.

Embora seja baseada na citação de Dwight Eisenhower, ela apareceu pela primeira vez no livro de Stephen Covey: Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.

Esta ferramenta é apoiada em dois critérios: importante e urgente.

As ações urgentes são as que precisam ser realizadas naquele momento, ou tem um prazo definido. Por exemplo: atender ao telefone, enviar o contrato para o cliente.

Já as ações importantes exigem planejamento e metas a longo prazo. Por exemplo: o relatório de gastos mensais.

Como fazer uma matriz?

Veja o passo a passo para fazer uma Matriz de Eisenhower:

Passo 1: Desenhe as linhas

Você deve desenhar uma linha vertical (importante) e uma linha horizontal (urgente).

Passo 2: Divida em quatro partes

A matriz é separada em quadrantes segundo a urgência e importância das tarefas:

  • Importante e urgente: canto superior direito.

  • Importante, mas não urgente: canto superior esquerdo.   

  • Urgente, mas não importante: canto inferior esquerdo.

  • Não é urgente nem importante: canto inferior direito.

Passo 3: Defina as prioridades 

1) Importante e urgente: são as tarefas com a prioridade mais alta, que devem ser executadas imediatamente. A regra neste quadrante é faça agora! Exemplo: atendimento ao cliente.

2) Importante, mas não urgente: ações que devem ser realizadas no longo e médio prazo. Neste bloco a ordem é programe. Exemplo: avaliação dos resultados.

3) Urgente, mas não importante: são atividades que merecem atenção por estarem próximas do prazo, mas não precisam ser feitas imediatamente. Elas podem ser realizadas por outras pessoas ou feitas após terminar as demais. Exemplo: responder e-mails.

4) Não é urgente nem importante: tarefas que podem ser deixadas para depois ou eliminadas, nesta parte é importante não perder tempo definindo as ações. Exemplo: pausa para o café.

Para facilitar o entendimento, segue um exemplo:

 Passo 4: Aplicação

 A ideia da Matriz de Eisenhower é que haja um fluxo constante das atividades, pois quando são solucionadas as tarefas importantes e urgentes elas abrem espaço para as novas.

Também conforme os prazos vão se aproximando é natural que as ações mudem de quadrante.

Passo 5: Adapte a sua realidade

Mesmo que este modelo funcione para todo o tipo de negócio, o conceito do que é urgente e importante varia conforme as características da empresa. Por isso, pense além dos exemplos que citei.

Quais as vantagens e desvantagens da Ferramenta Eisenhower?

As principais vantagens da aplicação da Matriz de Eisenhower são:

A fácil implementação

Como o modelo é simples, qualquer pessoa pode usá-lo para priorizar as tarefas. Para isso, você só vai precisar de um papel e caneta.

Otimização do tempo

Definindo a ordem das ações, você irá focar nas atividades que realmente importam, não perdendo tempo com distrações, o que aumentará a produtividade.

Reduz a ansiedade

Muitas pessoas ficam extremamente estressadas quando percebem que há muita coisa para ser feita. Mas com a ferramenta é mais fácil se organizar e manter um equilíbrio nas tarefas.

Já as desvantagens deste modelo são:

Dificuldade em determinar a relevância da tarefa

Para os iniciantes pode ser difícil incluir as ações no quadrante correto, diminuindo a eficácia da ferramenta.

Várias tarefas urgentes

Quando há muitas atividades urgentes, elas exigem bastante tempo  ou a participação de outras pessoas para serem solucionadas, pode gerar conflitos e dificultar a implementação da matriz.

Dicas para ter uma rotina proveitosa

Além de aplicar a Matriz de Eisenhower existem outras estratégias para você ter um ótimo aproveitamento das  horas de trabalho, seguem 7 dicas:

1.   Utilize a tecnologia a seu favor

Atualmente existem aplicativos como o Trello que permitem uma fácil organização das tarefas.

Nele você consegue compartilhar as atividades com os membros da equipe e estipular datas para entrega das tarefas.

2.   Faça as atividades importantes e urgentes, mas não se esqueça das outras

Muitas pessoas focam apenas nas atividades do primeiro quadrante, contudo,, se esquecem dos demais. Mesmo que não sejam atividades urgentes, elas precisam ser solucionadas.

Afinal, o que é importante acaba se tornando urgente e parece que todo o dia tem um incêndio para apagar.

 3.   Seja realista na definição das tarefas

Todo mundo tem um limite de ações que pode realizar durante um dia, por isso tenha ciência das suas capacidades e não exagere no número de atividades.

Assim você não se sentirá frustrado por não conseguir fazer todas as tarefas e perceberá que o dia foi proveitoso.

4.   Contenha a procrastinação

Do que adianta colocar as tarefas na Matriz de Eisenhower se elas não são cumpridas?

Por isso, descubra os gatilhos que te levam à procrastinação e os evite. Por exemplo: se são as redes sociais, desative as notificações e deixe o celular guardado durante o trabalho.

5.   Gerencie as suas emoções

Muitas vezes a falta de produtividade não é só culpa da desorganização, outros fatores emocionais podem te impedir de realizar uma tarefa.

Como montar uma apresentação para um novo cliente, você está com medo que algo dê errado, por isso, prioriza outras atividades e deixa para depois o que é importante.

Sendo assim, é fundamental reconhecer os sentimentos envolvidos e não ficar refém deles.

6.   Evite o excesso de trabalho

Lembre-se: ser produtivo não é trabalhar 16 horas por dia, mas sim aproveitar o tempo disponível da melhor forma possível.

Turnos prolongados causam estresse,  exaustão mental e física. Logo,  é importante incluir momentos de descanso e lazer na rotina.

 7.   Cuide de você

Manter uma rotina de atividades físicas, dormir bem e se alimentar de forma saudável também aumenta a produtividade diária.


Então, o que achou da Matriz de Eisenhower? Vai aplicá-la no seu dia a dia?

Bom trabalho e forte abraço!

Adm. Rafael José Pôncio


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