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terça-feira, 2 de julho de 2024

Guia para fazer o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional

Para que o seu negócio tenha sucesso, um fator fundamental é ter um bom planejamento estratégico, tático e operacional.

Assim, é possível direcionar sua energia, recursos e atenção para alcançar seus objetivos por meio de um plano bem estruturado. Em contrapartida, sem um planejamento, as chances de se deixar levar pelos problemas cotidianos e se afastar das metas aumentam significativamente.

Por isso, neste conteúdo trouxe uma explicação do que é cada tipo de planejamento, as principais diferenças entre o planejamento estratégico, tático e operacional e como construir o seu e ter um guia para atingir os propósitos da sua empresa.

Conheça o que é planejamento estratégico, tático e operacional e as diferenças entre eles

Existem 3 níveis básicos de planejamento: estratégico, tático e operacional com finalidades e funções diferentes, mas que têm igual relevância para o crescimento do negócio.

O planejamento estratégico funciona como uma bússola para a empresa, ele que permeará todas as decisões da empresa determinando a visão de futuro, os objetivos e as metas necessárias para atingir os melhores resultados a longo prazo.

Por essa razão ele é o primeiro a ser feito, geralmente em uma reunião com colaboradores de cargos estratégicos como dono, sócios e diretores que estabelecerão a visão, missão e valores da empresa, bem como os objetivos a longo prazo.

Já o planejamento tático é considerado um nível intermediário e deve ser realizado após a criação do planejamento estratégico indicando onde e como as ações serão executadas, sendo realizado pelos gerentes e coordenadores.

Nesta etapa, em vez de pensar na empresa como um todo, são definidas as principais ações de cada departamento para o médio prazo, geralmente de 1 a 3 anos. É neste momento que é desenvolvido o planejamento de marketing da empresa, por exemplo.

Por último, como o nome já indica, o planejamento operacional são as rotinas práticas do dia a dia, necessárias para atingir os objetivos organizacionais. As metas e atividades são pensadas no curto prazo, de 3 a 6 meses, com foco em obter resultados específicos.

Esta etapa costuma envolver os supervisores de cada setor e a sua equipe que detalham cada uma das tarefas, os equipamentos necessários, os recursos e quais colaboradores serão responsáveis pela execução das tarefas.

Como fazer o seu planejamento estratégico, tático e operacional

Agora você aprenderá a criar um plano estratégico, tático e operacional a partir de ferramentas da administração empresarial.

Por onde começar o planejamento estratégico

Como já comentei o planejamento estratégico, funciona como um guarda-chuva para os demais planejamentos, por isso ele é o primeiro a ser desenvolvido, nele é feito uma análise geral da empresa para compreender em que ponto ela está e quais serão os próximos passos, uma ferramenta muito utilizada é a análise SWOT.

Também chamada de FOFA, a metodologia investiga os pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades e as ameaças que envolvem a empresa.

Os pontos fortes e fraquezas são elementos controláveis pelo empreendedor, como a qualidade dos produtos comercializados (ponto forte) ou a falta de funcionários qualificados (ponto fraco). Por outro lado, as ameaças não podem ser controladas como a criação de uma nova linha de crédito (oportunidade) e a sazonalidade (ameaça).

Tenho um conteúdo de blog que explica exatamente como fazer uma análise SWOT da sua empresa, para acessar é só clicar aqui.

Depois de compreender o cenário no qual a empresa se encontra é o momento definir quais os objetivos queremos atingir, vale destacar que quando se trata do planejamento estratégico os objetivos devem ser mais gerais e focados no longo prazo, por volta de 5 a 10 anos.

Uma ferramenta que pode ser utilizada para o planejamento estratégico, tático e operacional são as metas SMART, uma maneira de criar objetivos de acordo com os seguintes critérios:

Específico: o objetivo de ser algo claro e direcionado;
Mensurável: deve ser possível medir o progresso ao longo do tempo;
Atingível: algo que realmente seja possível de se alcançar;
Relevante: se as metas de fato vão contribuir para o sucesso do negócio;
Temporal: precisa ter um tempo determinado para que o objetivo seja atingido.

Exemplo: Diminuir 25% dos custos com aquisição de novos equipamentos em 10 meses.

As iniciais destes critérios em inglês formam o acrônimo SMART que também é a palavra inteligente nesta língua, para saber mais como aplicar a ferramenta em diferentes áreas da sua vida leia este conteúdo.

Aplicando o planejamento tático

Sendo o intermediário no planejamento estratégico, tático e operacional, nesta etapa os planos são muito mais detalhados, por essa razão é importante ter uma ferramenta que guie o processo, sendo o 5W2H, uma ótima opção.

Esta ferramenta de gestão originada do inglês é composta por sete perguntas fundamentais para o desenvolvimento de um projeto:

What/O quê?: o objetivo do projeto;
Why/ Por quê?: o motivo para por trás da ação;
Where/Onde?: define o local de desenvolvimento do projeto;
When/Quando?: estabelece os prazos para a execução;
Who/Quem?: designa quais são os responsáveis;
How/Como?: de que maneira as tarefas serão executadas;
How Much/Quanto?: qual será o valor financeiro investido.

Para conhecer melhor a ferramenta e por que utilizá-la clique aqui.

Criando um planejamento operacional eficaz

Chegamos a base da pirâmide do planejamento estratégico, tático e operacional, também chamado de plano de trabalho, nesta etapa é pensar nos objetivos específicos para alcançar os resultados almejados e os tópicos que envolvem a operação, sendo eles:

Recursos humanos: quem ficará responsável pelas atividades?
Recursos financeiros: Qual é o orçamento necessário para a execução das ações? De qual lugar sairão esses valores?
Recursos de tempo: Quanto tempo é possível utilizar para a execução dos projetos? Qual o cronograma das ações?
Indicadores de performance: Como vamos avaliar o progresso das atividades? Quais ferramentas serão utilizadas?

Realizando todas essas etapas você terá um planejamento estratégico, tático e operacional que te colocará em um caminho sólido para alcançar os objetivos da sua empresa da melhor forma possível. Mas para isso é importante que o planejamento não fique só no papel e seja levado em prática e revisado sempre que necessário.

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio, PROF. ADM.

Conheça também:

Princípio de Pareto: como a regra 80/20 pode ser aplicada nos negócios

Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.

domingo, 11 de maio de 2014

Planejamento Estratégico por Consenso de Equipe com Analise Swot

A construção do Planejamento Estratégico quando criado por consenso junto a todos os Colaboradores, logo, surtirá grandes efeitos tanto no curto como no longo prazo, e, serão muito mais efetivos os resultados usando o método consensual; Sendo microempresa com poucos colaboradores é muito simples do que muitos pensam, mas, numa estrutura de muitas pessoas, então poderá fazer por departamento e cada líder reunir-se-á ao final no consenso dos consensos.

É importante cada Colaborador sentir-se parte integrante do processo, verás que o resultado é pleno!

Já dizia Peter Drucker: "A simplicidade tende ao desenvolvimento, a complexidade à desintegração".

A compreensão dos Stakeholders, e, principalmente a criação da missão, visão e valores deverá estar estampada nos corações de cada membro da empresa, e, senão for assim será apenas belas frases estampadas no site e na recepção da empresa, daquele tipo que a "rádio peão" diz: "-é para inglêêêiiis vê", por isso da elaboração com todos na empresa, permita que todo membro participe e verás a mágica do Planejamento Estratégico.

Criando a Missão

Seguindo essa orientação a organização poderá definir a missão do negócio, dar o primeiro passo na realização do planejamento estratégico. Existe um formulário para causar brainstorming nos setores da empresa, é importante que o(s) líder(es) antes disso esteja(m) alinhado(s) com o propósito da construção do plano, é importante que cada integrante pratique seu lado empreendedor.

Para chegarmos às repostas é necessário fazer e refazer essas perguntas algumas vezes, ou seja, não cometer erros para evitar o fracasso, pois a estratégia está em todo o planejamento.

Confira o exemplo do formulário de criação da missão:

-O que fazemos?

-Para quem fazemos?

-Como fazemos?

-A síntese é: (a sugestão missionária de cada um, por mais que as vezes pareça "míope" levará cada Colaborador a um nível de comprometimento).

Podemos observar de forma clara a formulação, construção e conclusão da definição de missão de negócio de uma empresa. Importante é a abordagem as questões e como ele consegue ser estratégico desde o início da construção do negócio. Lembrando que para que uma empresa seja estratégica é necessário que o pensamento esteja na raiz do negócio, pois é fundamental ter uma filosofia empresarial que adote o raciocínio pautado em análises e planejamentos.

Criando a Visão

Visão precisa ser algo real e não impraticável. A visão da empresa deve apresentar características como objetivos gerais e de longo prazo e ambições para o futuro. Acima de tudo, a visão deve inspirar as pessoas.

Seguindo essas orientações você poderá definir a visão do negócio, e continuar os passos da realização do planejamento estratégico. Aproveite e continue para que todos pratiquem o seu lado empreendedor de futuro, onde cada Colaborador sonhe e enxergue a empresa no futuro.

Confira o exemplo do formulário de criação da visão:

-O que queremos ser no futuro e o que não somos hoje?

-Queremos ser:

-Não somos ainda:

-A síntese é:

Seguindo uma filosofia de negócios pautados em decisões coerentes, eficientes e eficazes. Gostaria de lembrá-lo(a) que todos os itens do planejamento estratégico devem seguir um raciocínio estratégico, seja qual for o nível hierárquico em que esteja sendo desenvolvido ou executado.

O próximo item que vamos analisar são os valores de uma empresa. Os valores são os princípios, padrões e ações consideradas válidas dentro de uma empresa, incluem as pessoas e suas relações uma com as outras etc.

Definindo os Valores Humanos

No que diz respeito aos valores, temos que levar em consideração quais são os princípios da empresa, padrões e ações válidas, como as pessoas tratam umas às outras e o mais importante na empresa. Devemos desenvolver significados claros e concisos que possam ser compartilhados por todos, além disso, é preciso verificar o impacto desses valores na microempresa, média ou grande empresa.

"Neste momento com a fórmula do Planejamento Estratégico, a microempresa tornar-se-á igual a grande empresa, pois na sabedoria dos simples existe uma grande realeza".

Conforme essa explicação, você poderá definir os valores do negócio e assim dar sequência na realização do planejamento estratégico. Observe o formulário e tente descrever ou visualizar os valores. Caro(a) amigo(a), esse modelo que estamos executando até o momento é pertinente a uma microempresa, porém o mesmo pode ser utilizado para outros tamanhos de empresa.

Novamente se faz necessário um raciocínio estratégico, muita análise e observação de ambiente. Faça a seguinte reflexão: imagine a empresa como um ser humano, pense em seus princípios, objetivo, caráter, valores, pense o que esse ser tem, gostaria de ter, o que pode ser incorporado, resgatado ou eliminado. Observe a tabela (Formulário para identificar valores) novamente, convide a todos para transcrever tais informações para a essa tabela:

Nesta construção dos Valores deverá ouvir a opinião por consenso de cada um sobre os valores-humanos, são os princípios inatos ao ser de cada Colaborador. E, havendo muitos participantes onde criou-se um crivo de "funil", é importante que as pessoas discutam sobre a importância e o fundamento que cada valor refletirá no dia-a-dia da empresa.

Eu mesmo, já participei na construção dos Valores de diversas empresas e ocorre as vezes na maioria dos departamentos que a exposição sobre o que é um Valor-Humano é necessário, por isso, uma lista pronta de alguns valores para convidar o Colaborador a entender qual valor se encaixa no departamento dele e na empresa como um todo é necessário, é um convite lógico para a simplicidade e o despertar da pureza de cada integrante.

Uma pequena lista de alguns valores, mas, podeis ampliar a lista:

-Responsabilidade;

-Integridade;

-Honestidade;

-Segurança;

-Saúde;

-Respeito;

-Coragem;

-Verdade;

-Disciplina;

-Gratidão;

-Assertividade;

-Humildade;

-Amor;

-Simplicidade;

-Justiça;

-Respeito;

-Fraternidade;

-Liberdade;

-Comprometimento;

-Lealdade;

-Inovação;

-Honra;

-Trabalho;

-Perseverança;

-Pontualidade.

São inúmeros os valores, mas quando criados com a participação de todos, logo o culto a aplicabilidade do Planejamento Estratégico será de grande valia, bem como os resultados e crescimento do negócio.

Por mais que as medidas governamentais intervencionistas nos setores de mercado, que influenciam nas vidas de todos os participantes de cada negócio estiverem presentes, ainda assim haverá prosperidade para uma empresa alinhada estrategicamente.

O processo de exigibilidade nos valores participativos construtivistas tem um efeito benéfico para todos, sejam Colaboradores, Fornecedores, Gestores, Líderes, Sócios, Investidores, Clientes ou Terceirizados, quando bem construídos e cultuados por toda a cadeia produtiva - trata-se de uma empresa progressista e lucrativa.

Compreensão dos Stakeholders

O próximo item está relacionado com os públicos de uma empresa, o mesmo é conhecido como Stakeholders. Entender que são as pessoas que podem causar algum impacto ou influência na empresa. No que diz respeito aos tipos de impactos, os mesmos podem ser positivos ou negativos no planejamento estratégico.

Os exemplos não são regras, você pode adaptar os gráficos e as análises dependendo da empresa em questão. O que vale destacar é a importância da análise desse elemento, ou seja, os Stakeholders.

Avaliando o Macro e Microambiente

Outro ponto de grande importância no processo do desenvolvimento do planejamento são os ambientes em que a empresa está inserida. Gostaria de relembrá-lo(a) que os mesmos são considerados Macro ou Microambiente. Observe como a empresa é cercada de fatores que interferem direta e indiretamente no processo de formação do planejamento estratégico e também do negócio.

Como foi relatado em unidades anteriores, identificar fatores internos e externos que afetam forças, fraquezas, oportunidades e ameaças às atividades ou operações da empresa, bem como caracterizar o ambiente da empresa por suas características impactantes, ou seja, adquirir conhecimentos sobre os benefícios da Ferramenta Análise SWOT é fundamental para conhecer tipos de recursos, gerar informações úteis para alinhar as metas, os programas e a capacidade da empresa ao ambiente na qual opera.

São muitas as razões de ser da análise do ambiente de uma empresa, o primeiro ponto é que você está realizando um planejamento estratégico. As demais razões são: a sobrevivência e o sucesso de uma empresa depende da sua interação e sintonia com o ambiente. A dependência da microempresa em relação ao seu ambiente torna vital um esforço permanente de monitoramento dos ambientes externo e interno.

Fatores internos, forças e fraquezas - características: podem ser controlados, resultado das estratégias de atuação definida pelos próprios responsáveis da empresa. Tratamento: forças ou pontos fortes, ressaltar ao máximo. Fraquezas ou pontos fortes, controlar ou minimizar seu impacto. Fatores externos, oportunidades e ameaças - características: não podem ser controladas, resultado de variáveis exógenas à empresa. Tratamento de oportunidades: conhecer e aproveitar. Tratamento de ameaças: identificar e evitar.

Diante dessas orientações é possível determinar o plano de ação, porém é necessário seguir algumas orientações que apresentam um aprofundamento prático sobre o assunto planejamento estratégico.

Analise de forma tranquila pela ferramenta Swot:

Forças, fraquezas, ameaças e oportunidades

Força e oportunidades: tirar o máximo de partido dos pontos fortes para aproveitar o máximo das oportunidades.

Forças e ameaças: tirar o máximo de partido dos pontos fortes para minimizar ou evitar os impactos das ameaças detectadas.

Fraquezas e oportunidades: desenvolver estratégias que minimizem os efeitos negativos dos pontos fracos e que, ao mesmo tempo, aproveitem as oportunidades identificadas.

Fraquezas e ameaças: definir as estratégias a serem adotadas para minimizar ou vencer os pontos fracos e fazer frente às ameaças existentes no ambiente.

Observe o exemplo, o mesmo demonstra de forma clara o que vimos até o momento de forma conceitual.

Análise SWOT, exemplo de uma média empresa no setor têxtil:
Forças	Oportunidades
Força de trabalho motivada e leal. Estilistas talentosos. Maquinário atualizado.	Exportação para o mercado externo. Utilização de energias renováveis. Programa de capacitação do SEBRAE sobre gestão de pessoas a um baixo custo.
Fraquezas	Ameaças
Distância dos fornecedores (Alto custo de transporte). Rede elétrica da fábrica é instável. Grande número de funcionários antigos por se aposentar.	Fábricas concorrentes externas. Alta carga de imposto. Aumento de carga tributária.

Temos um bom exemplo da importância das análises de um negócio no que diz respeito ao seu macro e microambiente. Isso vem comprovar na prática a importância de se conhecer o negócio, pois esse conhecimento aprofundado faz com que o(s) gestor(es) possa(m) tomar decisões estratégicas assertivas e ainda suprir as necessidades da empresa. Sendo assim, as análises ajudam a direcionar as melhores ações a serem executadas pelos níveis hierárquicos de uma organização, empresa, negócio etc.

A análise Swot de um ambiente do negócio para alguns é, sem dúvida, o item mais mensurável após o planejamento estratégico, o mesmo é um sistema de avaliação de desempenho empresarial. O plano de ação traduz a visão e a estratégia da microempresa em um conjunto coerente de medidas de desempenho e para alguns empresários, é mais importante do que as análises, pois eles estão apenas preocupados em resolver problemas que estão prejudicando seus negócios.

Esse tipo de pensamento não é muito aconselhável, pois geralmente alguns problemas que surgem podem ser evitados ou previstos, basta o plano possuir algum instrumento de controle que auxilie. A analise Swot não é apenas um mecanismo de soluções de problemas, mas também uma ferramenta de controle e observação.

A criação da missão, visão, valores, mapa dos Stakeholders, por consenso de equipe e ao final fazendo uso da analise Swot, gerará um ganho no trabalho, nas vendas, nas relações humanas e na comunidade onde a empresa atua será motivo de orgulho para todos os envolvidos, pois isto vai muito além do velho modelo industrial, é um processo sistêmico que emanará paixão dos colaboradores, podeis fazer que funciona!