A ferramenta 5W2H é mais um dos instrumentos criados pela indústria de automóveis japonesa para auxiliar no planejamento estratégico. Ela é utilizada como um guia para facilitar o desenvolvimento das ações.
Continue a leitura e descubra como colocar o 5W2H em prática.
O que significa 5W2H?
Embora esta sigla pareça estranha, quando entendemos o seu significado ela passa a fazer todo o sentido. A ferramenta 5W2H ter origem no inglês e se baseia em 7 perguntas:
1. What / O quê?
Este primeiro questionamento responde o objetivo do projeto, o que será feito?
O ideal é que seja o mais preciso o possível.
Por exemplo: uma empresa busca aumentar o seu faturamento, este é um desejo muito vago, ou seja, difícil de ser acompanhado e avaliado. Então seria mais interessante especificar o que a empresa deseja. Uma solução seria modificar para aumentar o faturamento em 20%.
2. Why/Por quê?
Nesta pergunta existe para encontrar a motivação para uma ação. O propósito deve justificar o projeto e estimular os funcionários a participar.
Por exemplo: aumentar o número de vendas em 25% pode fazer sentido para a diretoria. No entanto, se os colaboradores não enxergam um benefício claro nisso, como mais comissões, talvez não se empenhem tanto.
3. Where/Onde?
Aqui é definido local onde o projeto será desenvolvido, pode ser em um setor da empresa, no escritório, na loja ou até no meio virtual, no caso de uma ação de marketing, por exemplo.
4. When/Quanto?
Neste tópico da ferramenta 5W2H é definido o tempo de realização da ação, ou seja, os prazos de entrega e finalização das tarefas.
É muito importante utilizar datas específicas como: 20/06/22 à 20/07/22 para que o responsável possa se programar e evitar atrasos na execução do projeto.
5. Who/Quem?
É o momento de nomear quem será a pessoa responsável por aquela ação, desta maneira é mais simples fazer o acompanhamento.
Mesmo que a tarefa seja de toda a equipe, como realizar um treinamento de atendimento, é importante deixar uma pessoa como líder.
6. How/Como?
Agora entramos nos 2H da metodologia, nesta etapa é descrito de qual maneira as atividades serão executadas.
Como a ideia do 5W2H é ser uma ferramenta de fácil visualização, os passos devem ser escritos de forma resumida.
Por exemplo: para criar um produto existem várias etapas como geração de ideias, pesquisa, criação do protótipo, testes, etc. Porém, você deve colocar apenas o que é mais relevante.
7. How Much/Quanto?
Esta última pergunta responde o quanto será investido naquele projeto, caso ainda não tenha o valor definitivo é importante colocar uma estimativa.
Por que aplicar a ferramenta 5W2H?
Conheça os principais motivos para colocar esta metodologia em prática:
Versatilidade: o 5W2H pode ser utilizado em praticamente qualquer empresa e até na sua vida pessoal, para planejar uma viagem, por exemplo.
Facilidade: depois que você conhece o significado de cada uma das siglas, fazer a análise se torna algo simples e prático.
Eficiência: aplicando a metodologia você terá um plano de ação completo.
Quando fazer o 5W2H
Como já comentei a ferramenta 5W2H pode ser usada em diversas situações, entretanto, no meio empresarial existem atividades em que ela é mais aplicada:
Desenvolvimento de um plano de ação: como o 5W2H é voltado para a execução, ele funciona bem para resolver a raiz de um problema.
Implementar um novo processo ou projeto: com esta ferramenta é fácil definir as atividades e quem serão os responsáveis.
Elaborar o planejamento estratégico: ele funciona como um guia para as ações necessárias para atingir as metas.
Otimização de equipamentos: a ferramenta 5W2H ajuda a encontrar e corrigir os problemas que atrapalham o funcionamento da operação.
Redução de custo: com a maior fluidez dos planos de ação, a diminuição dos custos acontecerá de forma natural.
Como colocar ferramenta 5W2H em prática
A maneira mais simples de desenvolver o 5W2H é através de uma planilha no Excel em que você coloca as 7 perguntas e anota as respostas. Conforme o exemplo abaixo:
Para facilitar a compreensão, segue um exemplo:
Uma escola de idiomas deseja criar uma turma de língua inglesa. Aplicando o 5W2H seria:
What: abrir nova turma de língua inglesa.
Why: surge uma alta demanda de alunos que as turmas atuais não conseguem cumprir.
When: em fevereiro de 2024.
Who: Lucas, chefe do departamento de língua inglesa.
Where: Na própria escola.
How: contratação de um novo professor e abertura da turma.
How much: R$5 mil.
O ideal é que as respostas sejam curtas e objetivas
Mas antes de preencher a planilha, fazer uma preparação irá agilizar o processo e trazer melhores resultados. Por isso, antes de começar levante as seguintes informações:
Por que você está utilizando o método?
Antes de começar é fundamental entender o motivo que fez você escolher a ferramenta 5W2H e como ela irá ajudar na sua empresa.
Desta maneira, além de justificar a mudança de estratégia para os demais colaboradores, você conseguirá avaliar se a troca de metodologia atingiu os resultados esperados.
Qual a situação da empresa
Dar uma olhada para trás e fazer um diagnóstico de como está a situação da empresa hoje é uma ótima tática para planejar o futuro.
Por exemplo: o objetivo da empresa é reduzir as despesas, logo é fundamental saber quais são os gastos de hoje e onde estão os principais custos. Pois, só desta forma será possível desenvolver ações efetivas.
Como está a situação externa (mercado, concorrência e clientes)
Para traçar um plano de ação eficaz é importante fazer uma análise externa e compreender a realidade em que a empresa está inserida.
Por exemplo: se os consumidores estão cada vez mais buscando serviços, talvez faça sentido implementar um chatbot (programa que faz atendimento virtual) em seu site.
Como será o acompanhamento das ações
A fim de conseguir avaliar os resultados é preciso estabelecer uma forma de medir e acompanhar as ações, isso pode ser feito através de um software ou um check-list manual, por exemplo.
Com o monitoramento é possível saber se a equipe está conseguindo atingir os objetivos ou se há algum problema.
Por exemplo: se estabeleceu uma meta de 150 vendas no mês, porém, até dia 25 só foram feitas 100 vendas. Ao visualizar esta situação o gestor pode intervir e buscar uma alternativa para alcançar os resultados esperados.
Calcule a capacidade produtiva
De nada adianta definir uma ação cuja execução é quase impossível. Por exemplo: não faz sentido querer diminuir o tempo de espera nos atendimentos se não há colaboradores o suficiente para cumprir a meta.
Logo, antes de pensar na estratégia é importante fazer um diagnóstico de quanto a empresa consegue atingir.
Promova melhorias
Mesmo depois que a metodologia é implementada o trabalho não para, pois conforme a realidade da empresa muda é natural que as ações e a forma de trabalho também se modifiquem.
Desta maneira você conseguirá melhores resultados ao utilizar a ferramenta 5W2H.
Então, gostou desta metodologia? Diga nos comentários.
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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