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terça-feira, 5 de março de 2024

Como tomar decisões assertivas com a Matriz BASICO


Conheça as principais vantagens da Matriz BASICO e  aprenda como aplicá-la para tomar as melhores decisões para o seu negócio através de exemplos.

A Matriz BASICO é uma ferramenta da administração que pode auxiliar muitos empreendedores quando estiverem em dificuldade para tomar decisões, pois é fácil de aplicar e muito eficaz.

Neste texto você conhecerá os benefícios desta ferramenta e como ela funciona por meio de um exemplo prático. Boa leitura!

Vantagens de utilizar a ferramenta Matriz BASICO

A Matriz BASICO é uma técnica que auxilia na priorização de soluções para resolver problemas ou avaliar os riscos de um projeto de forma fácil e simples. Para fazer a análise são utilizados diversos fatores tanto internos quanto internos, o que leva a fazer uma qualificação mais assertiva.

Desta maneira, há uma redução de custos, uma vez que eles são aplicados apenas quando são realmente necessários, também não há desperdício de tempo, já que ele será empregado na solução mais eficiente.

Outro uso para a matriz é avaliar o impacto de um novo projeto, verificando a sua viabilidade e quais serão os principais problemas que podem surgir.

Conheça a Matriz BASICO

A ferramenta utiliza 6 critérios para analisar o custo x benefício x exequibilidade das atividades dentro de um projeto, a união da primeira letra de cada critério forma a palavra básico.

Para atribuir o grau de importância dos aspectos analisados na Matriz BASICO é dada uma nota de 1 a 5 para cada um dos itens, sendo 1 pouco relevante e 5 muito relevante.

B - Benefícios para o negócio

O primeiro passo está relacionado aos resultados que a empresa alcançará a partir daquela solução, alguns exemplos são: redução dos custos, aumento da produção ou diminuição dos desperdícios. Para atribuir uma nota deve-se pensar da seguinte forma:


5. O que é essencial para a continuidade da empresa ou para a sua expansão;

4. Que trará muitos benefícios, resultados lucrativos ou avanços tecnológicos;

3. Traz vantagens razoáveis para o negócio, principalmente no âmbito operacional;

2. Com alguns benefícios que ainda tem uma certa relevância e podem ser quantificados;

1. Pequenos benefícios que não terão tanto impacto na empresa.

Para facilitar a compreensão segue um exemplo: João é um contador que está avaliando a viabilidade de montar um escritório no centro da cidade ou reformar o escritório que possui em casa, para isso ele decide utilizar a Matriz BASICO.

Para isso ele estabeleceu 2 possíveis soluções:

  • Reformar o seu escritório em casa

  • Montar um escritório no centro da cidade

Começando com o primeiro ponto de análise, ele atribui as seguintes notas, pensando que um novo escritório é essencial para a expansão do negócio.

  • Reformar o seu escritório em casa (2)

  • Montar um escritório no centro da cidade (5)

A - Abrangência dos resultados o projeto

Esse aspecto está relacionado a quantidade de pessoas da empresa e externas que serão beneficiadas pela solução. A fim de pontuar é feita uma relação de porcentagem.

5. Abrangência total (100% a 70%);

4. Abrangência muito grande (70% a 40%);

3. Abrangência razoável (40% a 20%);

2. Abrangência pequena (20% a 5%);

1. Abrangência muito pequena (5% ou menos).

Para João este tópico também será avaliado como pensando na limitação de trabalhar em casa e na visibilidade que teria no centro da cidade.

  • Reformar o seu escritório em casa (2)

  • Montar um escritório no centro da cidade (4)

S - Satisfação dos colaboradores

Como o nome já indica, responde ao grau de satisfação que os membros da empresa terão em relação com as soluções apresentadas.

5. Um grau de satisfação bastante elevado;

4. Grande ao ponto de ser reconhecida como positiva pelos colaboradores;

3. Um nível médio de satisfação observada pelos colaboradores;

2. Uma satisfação que não é notada pelos membros da empresa;

1. Um grau de satisfação inexpressivo.

No caso de João, ele tem como colaboradores apenas uma secretária e um estagiário, que moram próximos a sua residência e ele também deve levar em consideração o conforto de trabalhar em casa.

  • Reformar o seu escritório em casa (5)

  • Montar um escritório no centro da cidade (1)

I - Investimentos necessários

Este aspecto da Matriz BASICO considera os recursos requeridos para execução das ações em questão a fim de avaliar se o retorno esperado justificará o custo do projeto seguindo esta classificação:

5. Gasto mínimo e se a empresa já possui os recursos ou pode facilmente adquiri-los;

4. Quando é necessário gastar alguns recursos próprios ou eles cabem dentro do orçamento planejado para área;

3. Alguns gastos além do orçamento já disponível para área, mas que ainda se encaixam no valor disponível para empresa;

2. Quando é necessário redistribuir os recursos financeiros da empresa para a execução da solução;

1. Gastos muito significativos que requerem um novo planejamento estratégico para a empresa.

Seguindo o exemplo do João, para este tópico a nota foi maior para se manter trabalhando em home office, que já conta com uma estrutura, do que para implementar um novo escritório no centro da cidade.

  • Reformar o seu escritório em casa (4)

  • Montar um escritório no centro da cidade (1)

C - Cliente Externo

Esse é o critério mais importante para analisar a viabilidade da solução, pois avalia a satisfação dos clientes com a execução deste novo projeto.

5. Impacto muito positivo em relação à imagem da empresa e na interação com os clientes;

4. Há reflexos diretos na marca da empresa e nos processos relacionados aos clientes;

3. Existem bons reflexos diretos nos processos que atingem os clientes;

2. Poucos impactos nas atividades finais relativas aos consumidores;

1. Nenhum reflexo perceptível pelo cliente ou para a imagem da empresa.

Como a criação de um escritório no centro da cidade facilitaria o deslocamento dos clientes, as notas para aspecto da Matriz BASICO concedidas foram:

  • Reformar o seu escritório em casa (2)

  • Montar um escritório no centro da cidade (5)

O - Operacionalização

A Operacionalização avalia com qual o nível de facilidade para a implementação desse novo projeto na empresa. Para fazer esse estudo é importante fazer uma avaliação de aspectos como: a resistência à mudança por parte dos colaboradores, a complexidade do projeto e os impedimentos que possam surgir.

5. Grande facilidade de implementação da solução;

4. Depende de apoio externo da empresa, mas com facilidade é possível encontrar;

3. Uma facilidade média para a implementação, mas que exige mudanças na cultura organizacional;

2. Depende de muitas mudanças na operacionalização e na cultura da empresa;

1. Baixa exequibilidade, necessitando de ações/decisões que não cabem a empresa.

  • Reformar o seu escritório em casa (4)

  • Montar um escritório no centro da cidade (2)

Conclusão da Matriz BASICO

Após a avaliação dos itens na Matriz BASICO é criado uma relação de prioridade a partir das atividades que tiveram a maior nota, para assim saber quais ações devem ser priorizadas. Caso haja algum empate, utiliza-se o critério C (Clientes) para desempatar.

Ao final da avaliação do João as notas ficaram:

  • Reformar o seu escritório em casa (19)

  • Montar um escritório no centro da cidade (18) 

Desta forma é possível avaliar que de acordo com a ferramenta, a mudança para um escritório no centro da cidade não é a melhor opção para o estágio atual que a empresa se encontra.

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio



        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

terça-feira, 6 de fevereiro de 2024

Princípio de Pareto: como a regra 80/20 pode ser aplicada nos negócios

O Princípio de Pareto afirma que 80% dos resultados são gerados por apenas 20% das causas. Descubra como utilizar essa ferramenta na sua empresa.

O Princípio de Pareto ou Regra 80/20 é uma ferramenta criada a partir da tendência que 80% dos resultados são gerados por apenas 20% das causas.

Essa regra pode ser aplicada nos negócios para melhorar diversos fatores como a gestão, a produtividade, a qualidade e até as ações de marketing e vendas.

Continue a leitura e descubra como o Princípio de Pareto pode melhorar o dia a dia da sua empresa.

A História do Princípio de Pareto

Embora seja bastante aplicado na administração e gestão de negócios, o Princípio de Pareto ou Regra 80/20 surgiu a partir de um estudo feito pelo sociólogo, teórico político e economista italiano Vilfredo Pareto.

Em seu estudo, Vilfredo Pareto identificou que a distribuição de renda e riqueza seguia um padrão onde a maioria dos bens (80%) se concentrava em uma pequena parte da população (20%).

Com o aprofundamento da pesquisa, Pareto percebeu que essa relação estava presente também em outros campos como nas plantações de ervilha, notando que apenas 20% das vagens produziam cerca de 80% das ervilhas.

Tendo como base os estudos feitos por Vilfredo Pareto, o consultor de negócios, Joseph M. Juran estabeleceu o Princípio de Pareto ou Regra 80/20, afirmando que "80% das consequências advém de 20% das causas”. Para facilitar a compreensão seguem alguns exemplos:

  •  80% do faturamento é resultado de 20% dos produtos;

  •  80% dos resultados são gerados por 20% do investimento;

  • 80% das reclamações são feitas por 20% dos clientes.

É claro que nem sempre a proporcionalidade é exatamente a mesma, no entanto, o mais importante a se considerar é que uma pequena parte das ações é responsável pela maioria dos resultados, então se você concentrar os esforços nas tarefas principais você acabará obtendo mais ganhos.

Aplicações do Princípio de Pareto

A Regra 80/20 pode ser utilizada em vários aspectos da vida profissional e pessoal, contribuindo para a identificação das prioridades e benefícios.

A forma mais simples de colocar em prática o Princípio de Pareto é seguindo essas etapas:

  • Estabeleça um objetivo: para conseguir priorizar as atividades é fundamental ter claro qual é o propósito do seu negócio.

  • Faça uma lista: agora você faz elenca todas as atividades que você precisa fazer.

  • Organize a lista em ordem decrescente: ou seja, coloque no topo o que é mais relevante e no final o que é menos relevante.

Uma forma bem simples de trabalhar com o Princípio de Pareto é reservar os primeiros minutos do dia para estabelecer as atividades mais importantes do dia.

Desta maneira além de ser mais produtivo, você não ficará com a sensação de que “trabalhou demais” sem chegar a lugar algum. Seguem outros exemplos de utilidades para a Regra 80/20 no seu negócio:

Aumento da produtividade

Uma das maiores utilizações do Princípio de Pareto é para aumentar a produtividade, concentrando-se mais nas atividades essenciais e deixando menos tempo, ou delegando para outras pessoas as atividades secundárias.

Por exemplo: você acabou de iniciar um negócio e percebe que gasta bastante tempo fazendo relatórios, enviando e-mails, arquivando documentos. Estas tarefas contribuem muito pouco para os lucros da empresa.

Ao notar isso, você pode contratar outra pessoa para cuidar dessas tarefas ou até descartar algumas atividades. 

Também é importante ter em mente que embora apenas 20% das tarefas tragam 80% dos resultados, o restante das atividades não deve ser ignorado, afinal eles também contribuem para o desenvolvimento da empresa.

Auxílio na tomada de decisão

Tomar as melhores decisões é um grande desafio para a maioria dos gestores, afinal uma escolha equivocada pode prejudicar a empresa ou piorar ainda mais um problema.

O Princípio de Pareto pode ajudar a encontrar o problema principal e a melhor solução para ele, uma forma de chegar a essa conclusão e fazendo as seguintes etapas:

  1.  Faça um levantamento dos problemas que o negócio está enfrentando;

  2. Identifique as principais causas desses problemas;

  3.  Agrupe os problemas em categorias semelhantes;

  4.  Defina o impacto que cada uma das dificuldades apontadas tem na empresa;

  5.  Desenvolva uma solução focada nos 20% problemas principais.

Por exemplo: você está começando um negócio e percebe que mesmo trabalhando muitas horas por dia você e sua equipe não conseguem dar conta das demandas.

Aplicando o Princípio de Pareto você nota que o atendimento ao cliente está consumindo muito tempo dos colaboradores sem impactar nos lucros do negócio. São muitos e-mails e ligações para tirar dúvidas iniciais das pessoas que entram em contato.

Com esse resultado você decide contratar uma ferramenta de automação para responder essas primeiras dúvidas e otimizar o atendimento ao cliente.

Melhorar os resultados das ações de marketing

Outro campo que você pode utilizar essa metodologia é o setor de marketing, principalmente no meio digital, onde é possível mensurar diversos resultados.

Adotando a Regra 80/20 para a coleta e análise dos dados é possível planejar novas ações e desenvolver campanhas mais assertivas.

Por exemplo: partindo da ideia de que 80% do tráfego gerado no seu site é causado por 20% dos conteúdos, há uma grande oportunidade de melhorar os resultados das suas ações.

Uma das maneiras é mapeando quais os canais (blogs, redes sociais, e-mails marketing) e identificar quais estão gerando os melhores resultados e quais são os conteúdos que tiveram números mais positivos.

Também com base na premissa que 80% do faturamento é resultante de 20% dos clientes, você pode criar ações exclusivas para esse público, aumentando as suas chances de sucesso.

Qualidade com o Diagrama de Pareto

Diagrama de Pareto é uma das 7 ferramentas da qualidade, sendo muito utilizado na qualidade como uma ferramenta visual para indicar quais são as prioridades.

O diagrama é composto por barras e uma linha que o percorre. Nas barras são colocadas as causas, atividades ou itens responsáveis pelos resultados organizados de maneira decrescente. Já a linha representa a porcentagem acumuladas das causas, conforme exemplo abaixo:

 

O Diagrama de Pareto é mais utilizado quando se está trabalhando em diversas causas, pois facilita a visualização dos elementos. Também é utilizado para quantificar as categorias, mas para isso é necessário ter todos os dados para uma análise mais precisa.

A forma de construir esse gráfico é:

  1. Estabelecer quais serão os elementos comparados no gráfico;

  2. Coletar as informações necessárias;

  3. Determinar a medida de comparação (frequência, tempo, custo);

  4. Categorizar os dados;

  5. Listar os elementos dos mais frequentes para os menos frequentes e desenhar as barras em ordem decrescente;

  6. Traçar a linha que representa o percentual acumulado;

  7. Analisar o diagrama identificando quais são as prioridades.

Desta maneira você terá ainda mais resultados com a ajuda do Princípio de Pareto.

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio




Conheça também:


Cálculo do Ebitda: um dado essencial para conseguir investimentos



        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

domingo, 31 de dezembro de 2023

Passo a passo para fazer um Diagrama de Árvore

Deseja tomar decisões mais assertivas para o seu negócio? Conheça o Diagrama de Árvore, suas vantagens e como colocá-lo em prática.

Em um mundo em constante transformação, muitas vezes temos que tomar decisões cada vez mais complexas em um curto espaço de tempo, neste sentido o Diagrama de Árvore pode ser um grande aliado.

Com essa ferramenta é possível analisar a fundo problemas e possibilidades, e assim tomar as melhores decisões para o seu negócio. Continue a leitura, descubra como funciona o Diagrama de Árvore e como colocá-lo em prática.

Boa leitura!

O que é o Diagrama de Árvore?

O Diagrama de Árvore é uma ferramenta de gestão da qualidade que auxilia na tomada de decisões. Para isso ele vai desmembrando um problema ou os objetivos sistematicamente até chegar na melhor solução.

Esses desdobramentos vão até a “raiz do problema” ou de uma ideia e lembram as ramificações de uma árvore, o que explica a origem do nome, conforme ilustrado abaixo:


Fonte: Professor Annibal Affonso

Para facilitar a compreensão segue um exemplo prático. Uma fábrica de roupas está com um alto índice de defeitos nas camisetas, para identificar o motivo deste problema é utilizado o Diagrama de Árvore.

Ao se aprofundar no problema passando por cada uma das etapas foi constatado que havia uma falha em uma das máquinas de costura da fábrica, logo a solução seria fazer a manutenção da máquina.

O Diagrama de Árvore faz parte da estratégia criada por Jiro Kawakita, um naturalista japonês que criou esta técnica para resumir e organizar os dados obtidos em sua pesquisa de campo e a partir disso estudar o comportamento dos povos.

Por que utilizar essa ferramenta?

Confira agora as vantagens que utilizar o Diagrama de Árvore trarão para o seu negócio.

  • Identificar problemas: para saber quais tipos de adversidades podem surgir ao longo de um projeto ou atividade da empresa, facilitando a antecipação e a resolução das falhas.

  • Escolhas mais assertivas: o modelo permite analisar para quais rumos cada decisão levará, do que traz mais embasamento para a escolha correta.

  • Facilidade de apresentação: o formato é muito simples e fácil de visualizar então todos os membros da equipe podem utilizá-los e expor as suas considerações.

  • Trabalho dividido em etapas: depois do diagrama montado, há várias ações que podem ser tomadas, então a empresa pode escolher a que faz mais sentido para aquele momento.

Tipos de Diagrama de Árvore

Esta ferramenta pode ser utilizada em diferentes situações, necessitando apenas de algumas adaptações. Separei os 3 principais tipos de diagrama e como desenvolver cada um deles.

Diagrama de Análise

Este modelo é utilizado para analisar problemas ou para auxiliar em decisões, pois através dele são montados possíveis cenários para encontrar as melhores ações para o seu negócio.

Por exemplo, se você está em dúvida se lança ou não um novo produto para o seu negócio pode utilizar essa ferramenta para montar os possíveis cenários, incluindo tanto a melhor situação, que seria o produto ser um sucesso, quanto o pior, sendo um fracasso.

Com essas duas opções em mãos você pode avaliar a viabilidade do projeto e além disso, se preparar para eventuais falhas e problemas que possam surgir durante o percurso.

Diagrama para Solução de Problemas

Uma das aplicações mais utilizadas para o Diagrama de Árvore, como o nome já indica, é para resolver ou se preparar para as adversidades que acontecerem na empresa.

Neste caso, na base da árvore será o problema, vale destacar que mesmo que a empresa tenha várias dificuldades a serem resolvidas é importante tratar cada problema de forma singular.

Por exemplo: se uma empresa está com dificuldades nas vendas, a princípio pressupõe-se que seja uma falha da equipe de vendas, no entanto, analisando com o Diagrama de Árvore é possível verificar que podem haver outras causas como: atrasos nas entregas, baixa qualidade de produtos, poucas opções de pagamentos, etc.

Diagrama de Planejamento

Este modelo é aplicado quando a empresa já planeja fazer uma ação e precisa analisar quais ações serão necessárias para colocá-la em prática.

Fazendo um paralelo com o exemplo citado no diagrama de análise, caso a decisão tomada for criar o novo produto, a próxima etapa seria o diagrama de planejamento para definir as ações necessárias.

Como montar o seu diagrama

Após definir o tipo de Diagrama de Árvore que melhor se adequa às necessidades da sua empresa, é hora de reunir a equipe e elaborar o seu através dos 3 passos a seguir:

1. Definir o problema ou objetivo

Quando pensamos em qual será o objeto de análise do diagrama é muito importante saber delimitá-lo para assim chegar aos melhores resultados, afinal se o problema ou objetivo for muito abrangente não será possível chegar a lugar algum.

Por exemplo: se o problema for a “insatisfação dos clientes”, em vez de deixá-lo apenas desta forma, é possível focar em apenas um segmento como “insatisfação dos clientes com o tempo de resposta nos e-mails”. Assim, será muito mais fácil criar ações para solucionar aquele problema em específico.

2. Identifique as causas primárias e secundárias

Depois de definir o problema é hora de pensar nas causas mais prováveis para que ele esteja acontecendo, para facilitar o raciocínio uma dica é perguntar “por quê?” e quando se trata do Diagrama de Árvore do tipo planejamento “como?”.

Seguindo o exemplo dos clientes insatisfeitos com o tempo de resposta nos e-mails algumas possíveis causas primárias seriam:

  • Atendentes sobrecarregados;

  • Falta de um sistema de atendimento adequado.

Desmembrando a primeira causa citadas possíveis respostas para os porquês seriam:

  • Falta de uma política clara de priorização;

  • Falta de treinamento adequado para equipe;

  • Poucos membros na equipe.

Vale destacar que dependendo da complexidade da situação pode ser necessário incluir também uma causa terciária ao Diagrama de Árvore e assim, chegar às tarefas necessárias para a execução.

3. Estabelecer as tarefas e tomar as decisões

Com o problema bem desdobrado fica mais fácil pensar em quais ações serão tomadas a partir dos resultados objetivos, conforme exemplo:

  • Falta de uma política clara de priorização – Criar uma política de priorização dos e-mails pela hora de chegada e pelo tipo de cliente.

  • Falta de treinamento adequado para equipe – Fazer um treinamento com todos os colaboradores do setor de atendimento para que eles aprendam a utilizar o sistema de relacionamento da empresa.

  • Poucos membros na equipe – Contratar mais uma pessoa para compor o time de atendimento.

Com as possíveis ações pré-definidas é possível tomar a melhor decisão, afinal pode ser que a empresa não tenha condições de contratar um novo colaborador.

Contudo, criar uma política clara de priorização não é algo que demandará um alto custo financeiro e poderá ser uma solução mais fácil de ser aplicada para resolver o problema.

Agora que você já conhece todos os benefícios de utilizar o Diagrama de Árvore para tomar as melhores decisões para o seu negócio.

Bom trabalho e grande abraço.

Autor: Prof. Adm. Rafael José Pôncio
Publicado em: 23 de setembro de 2023
Especial: artigos no Jornal da Tribuna
Link fonte: 
https://jornaltribuna.com.br/2023/10/passo-a-passo-para-fazer-um-diagrama-de-arvore/



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Como criar uma estratégia de Benchmarking


        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.