terça-feira, 2 de novembro de 2021

Prof. Rafael José Pôncio - Como fazer uma Matriz de Eisenhower em 5 passos

Você conhece a Matriz de Eisenhower? Ela é uma ferramenta para te ajudar a priorizar e organizar tarefas. Descubra como usá-la neste texto.

Como fazer uma Matriz de Eisenhower em 5 passos

“Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.  Esta frase é de Dwight Eisenhower, ex-general e 34º presidente dos Estados Unidos, a inspiração para a Matriz de Eisenhower.

Para saber o que é essa ferramenta e como incluí-la na sua rotina, continue a leitura.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower também chamada Matriz de Gerenciamento de Tempo é uma ferramenta prática que estabelece a prioridade das tarefas.

Embora seja baseada na citação de Dwight Eisenhower, ela apareceu pela primeira vez no livro de Stephen Covey: Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.

Esta ferramenta é apoiada em dois critérios: importante e urgente.

As ações urgentes são as que precisam ser realizadas naquele momento, ou tem um prazo definido. Por exemplo: atender ao telefone, enviar o contrato para o cliente.

Já as ações importantes exigem planejamento e metas a longo prazo. Por exemplo: o relatório de gastos mensais.

Como fazer uma matriz?

Veja o passo a passo para fazer uma Matriz de Eisenhower:

Passo 1: Desenhe as linhas

Você deve desenhar uma linha vertical (importante) e uma linha horizontal (urgente).

Passo 2: Divida em quatro partes

A matriz é separada em quadrantes segundo a urgência e importância das tarefas:

  • Importante e urgente: canto superior direito.

  • Importante, mas não urgente: canto superior esquerdo.   

  • Urgente, mas não importante: canto inferior esquerdo.

  • Não é urgente nem importante: canto inferior direito.

Passo 3: Defina as prioridades 

1) Importante e urgente: são as tarefas com a prioridade mais alta, que devem ser executadas imediatamente. A regra neste quadrante é faça agora! Exemplo: atendimento ao cliente.

2) Importante, mas não urgente: ações que devem ser realizadas no longo e médio prazo. Neste bloco a ordem é programe. Exemplo: avaliação dos resultados.

3) Urgente, mas não importante: são atividades que merecem atenção por estarem próximas do prazo, mas não precisam ser feitas imediatamente. Elas podem ser realizadas por outras pessoas ou feitas após terminar as demais. Exemplo: responder e-mails.

4) Não é urgente nem importante: tarefas que podem ser deixadas para depois ou eliminadas, nesta parte é importante não perder tempo definindo as ações. Exemplo: pausa para o café.

Para facilitar o entendimento, segue um exemplo:

 Passo 4: Aplicação

 A ideia da Matriz de Eisenhower é que haja um fluxo constante das atividades, pois quando são solucionadas as tarefas importantes e urgentes elas abrem espaço para as novas.

Também conforme os prazos vão se aproximando é natural que as ações mudem de quadrante.

Passo 5: Adapte a sua realidade

Mesmo que este modelo funcione para todo o tipo de negócio, o conceito do que é urgente e importante varia conforme as características da empresa. Por isso, pense além dos exemplos que citei.

Quais as vantagens e desvantagens da Ferramenta Eisenhower?

As principais vantagens da aplicação da Matriz de Eisenhower são:

A fácil implementação

Como o modelo é simples, qualquer pessoa pode usá-lo para priorizar as tarefas. Para isso, você só vai precisar de um papel e caneta.

Otimização do tempo

Definindo a ordem das ações, você irá focar nas atividades que realmente importam, não perdendo tempo com distrações, o que aumentará a produtividade.

Reduz a ansiedade

Muitas pessoas ficam extremamente estressadas quando percebem que há muita coisa para ser feita. Mas com a ferramenta é mais fácil se organizar e manter um equilíbrio nas tarefas.

Já as desvantagens deste modelo são:

Dificuldade em determinar a relevância da tarefa

Para os iniciantes pode ser difícil incluir as ações no quadrante correto, diminuindo a eficácia da ferramenta.

Várias tarefas urgentes

Quando há muitas atividades urgentes, elas exigem bastante tempo  ou a participação de outras pessoas para serem solucionadas, pode gerar conflitos e dificultar a implementação da matriz.

Dicas para ter uma rotina proveitosa

Além de aplicar a Matriz de Eisenhower existem outras estratégias para você ter um ótimo aproveitamento das  horas de trabalho, seguem 7 dicas:

1.   Utilize a tecnologia a seu favor

Atualmente existem aplicativos como o Trello que permitem uma fácil organização das tarefas.

Nele você consegue compartilhar as atividades com os membros da equipe e estipular datas para entrega das tarefas.

2.   Faça as atividades importantes e urgentes, mas não se esqueça das outras

Muitas pessoas focam apenas nas atividades do primeiro quadrante, contudo,, se esquecem dos demais. Mesmo que não sejam atividades urgentes, elas precisam ser solucionadas.

Afinal, o que é importante acaba se tornando urgente e parece que todo o dia tem um incêndio para apagar.

 3.   Seja realista na definição das tarefas

Todo mundo tem um limite de ações que pode realizar durante um dia, por isso tenha ciência das suas capacidades e não exagere no número de atividades.

Assim você não se sentirá frustrado por não conseguir fazer todas as tarefas e perceberá que o dia foi proveitoso.

4.   Contenha a procrastinação

Do que adianta colocar as tarefas na Matriz de Eisenhower se elas não são cumpridas?

Por isso, descubra os gatilhos que te levam à procrastinação e os evite. Por exemplo: se são as redes sociais, desative as notificações e deixe o celular guardado durante o trabalho.

5.   Gerencie as suas emoções

Muitas vezes a falta de produtividade não é só culpa da desorganização, outros fatores emocionais podem te impedir de realizar uma tarefa.

Como montar uma apresentação para um novo cliente, você está com medo que algo dê errado, por isso, prioriza outras atividades e deixa para depois o que é importante.

Sendo assim, é fundamental reconhecer os sentimentos envolvidos e não ficar refém deles.

6.   Evite o excesso de trabalho

Lembre-se: ser produtivo não é trabalhar 16 horas por dia, mas sim aproveitar o tempo disponível da melhor forma possível.

Turnos prolongados causam estresse,  exaustão mental e física. Logo,  é importante incluir momentos de descanso e lazer na rotina.

 7.   Cuide de você

Manter uma rotina de atividades físicas, dormir bem e se alimentar de forma saudável também aumenta a produtividade diária.


Então, o que achou da Matriz de Eisenhower? Vai aplicá-la no seu dia a dia?

Bom trabalho e forte abraço!

Prof. Adm. Rafael José Pôncio


        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

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