Você conhece a Matriz de Eisenhower? Ela é uma ferramenta para te ajudar a priorizar e organizar tarefas. Descubra como usá-la neste texto.

Como fazer uma Matriz de Eisenhower em 5 passos

“Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.  Esta frase é de Dwight Eisenhower, ex-general e 34º presidente dos Estados Unidos, a inspiração para a Matriz de Eisenhower.

Para saber o que é essa ferramenta e como incluí-la na sua rotina, continue a leitura.

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower também chamada Matriz de Gerenciamento de Tempo é uma ferramenta prática que estabelece a prioridade das tarefas.

Embora seja baseada na citação de Dwight Eisenhower, ela apareceu pela primeira vez no livro de Stephen Covey: Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes.

Esta ferramenta é apoiada em dois critérios: importante e urgente.

As ações urgentes são as que precisam ser realizadas naquele momento, ou tem um prazo definido. Por exemplo: atender ao telefone, enviar o contrato para o cliente.

Já as ações importantes exigem planejamento e metas a longo prazo. Por exemplo: o relatório de gastos mensais.

Como fazer uma matriz?

Veja o passo a passo para fazer uma Matriz de Eisenhower:

Passo 1: Desenhe as linhas

Você deve desenhar uma linha vertical (importante) e uma linha horizontal (urgente).

Passo 2: Divida em quatro partes

A matriz é separada em quadrantes segundo a urgência e importância das tarefas:

• Importante e urgente: canto superior direito.

• Importante, mas não urgente: canto superior esquerdo.   

• Urgente, mas não importante: canto inferior esquerdo.

• Não é urgente nem importante: canto inferior direito.

Passo 3: Defina as prioridades 

1) Importante e urgente: são as tarefas com a prioridade mais alta, que devem ser executadas imediatamente. A regra neste quadrante é faça agora! Exemplo: atendimento ao cliente.

2) Importante, mas não urgente: ações que devem ser realizadas no longo e médio prazo. Neste bloco a ordem é programe. Exemplo: avaliação dos resultados.

3) Urgente, mas não importante: são atividades que merecem atenção por estarem próximas do prazo, mas não precisam ser feitas imediatamente. Elas podem ser realizadas por outras pessoas ou feitas após terminar as demais. Exemplo: responder e-mails.

4) Não é urgente nem importante: tarefas que podem ser deixadas para depois ou eliminadas, nesta parte é importante não perder tempo definindo as ações. Exemplo: pausa para o café.

Para facilitar o entendimento, segue um exemplo:

 Passo 4: Aplicação

 A ideia da Matriz de Eisenhower é que haja um fluxo constante das atividades, pois quando são solucionadas as tarefas importantes e urgentes elas abrem espaço para as novas.

Também conforme os prazos vão se aproximando é natural que as ações mudem de quadrante.

Passo 5: Adapte a sua realidade

Mesmo que este modelo funcione para todo o tipo de negócio, o conceito do que é urgente e importante varia conforme as características da empresa. Por isso, pense além dos exemplos que citei.

Quais as vantagens e desvantagens da Ferramenta Eisenhower?

As principais vantagens da aplicação da Matriz de Eisenhower são:

A fácil implementação

Como o modelo é simples, qualquer pessoa pode usá-lo para priorizar as tarefas. Para isso, você só vai precisar de um papel e caneta.

Otimização do tempo

Definindo a ordem das ações, você irá focar nas atividades que realmente importam, não perdendo tempo com distrações, o que aumentará a produtividade.

Reduz a ansiedade

Muitas pessoas ficam extremamente estressadas quando percebem que há muita coisa para ser feita. Mas com a ferramenta é mais fácil se organizar e manter um equilíbrio nas tarefas.

Já as desvantagens deste modelo são:

Dificuldade em determinar a relevância da tarefa

Para os iniciantes pode ser difícil incluir as ações no quadrante correto, diminuindo a eficácia da ferramenta.

Várias tarefas urgentes

Quando há muitas atividades urgentes, elas exigem bastante tempo  ou a participação de outras pessoas para serem solucionadas, pode gerar conflitos e dificultar a implementação da matriz.

Dicas para ter uma rotina proveitosa

Além de aplicar a Matriz de Eisenhower existem outras estratégias para você ter um ótimo aproveitamento das  horas de trabalho, seguem 7 dicas:

1.   Utilize a tecnologia a seu favor

Atualmente existem aplicativos como o Trello que permitem uma fácil organização das tarefas.

Nele você consegue compartilhar as atividades com os membros da equipe e estipular datas para entrega das tarefas.

2.   Faça as atividades importantes e urgentes, mas não se esqueça das outras

Muitas pessoas focam apenas nas atividades do primeiro quadrante, contudo,, se esquecem dos demais. Mesmo que não sejam atividades urgentes, elas precisam ser solucionadas.

Afinal, o que é importante acaba se tornando urgente e parece que todo o dia tem um incêndio para apagar.

 3.   Seja realista na definição das tarefas

Todo mundo tem um limite de ações que pode realizar durante um dia, por isso tenha ciência das suas capacidades e não exagere no número de atividades.

Assim você não se sentirá frustrado por não conseguir fazer todas as tarefas e perceberá que o dia foi proveitoso.

4.   Contenha a procrastinação

Do que adianta colocar as tarefas na Matriz de Eisenhower se elas não são cumpridas?

Por isso, descubra os gatilhos que te levam à procrastinação e os evite. Por exemplo: se são as redes sociais, desative as notificações e deixe o celular guardado durante o trabalho.

5.   Gerencie as suas emoções

Muitas vezes a falta de produtividade não é só culpa da desorganização, outros fatores emocionais podem te impedir de realizar uma tarefa.

Como montar uma apresentação para um novo cliente, você está com medo que algo dê errado, por isso, prioriza outras atividades e deixa para depois o que é importante.

Sendo assim, é fundamental reconhecer os sentimentos envolvidos e não ficar refém deles.

6.   Evite o excesso de trabalho

Lembre-se: ser produtivo não é trabalhar 16 horas por dia, mas sim aproveitar o tempo disponível da melhor forma possível.

Turnos prolongados causam estresse,  exaustão mental e física. Logo,  é importante incluir momentos de descanso e lazer na rotina.

 7.   Cuide de você

Manter uma rotina de atividades físicas, dormir bem e se alimentar de forma saudável também aumenta a produtividade diária.

Então, o que achou da Matriz de Eisenhower? Vai aplicá-la no seu dia a dia?

Bom trabalho e forte abraço!

Prof. Adm. Rafael José Pôncio

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        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

Teoria dos Três Fatores de Sirota

Mantendo os funcionários entusiastas

O alto entusiasmo no trabalho geralmente significa disposição, para trabalhar afinco.

Então você viu pessoas começarem novos trabalhos com muito entusiasmo, prontas para começar a contribuir, mas depois observaram enquanto perdiam essa motivação constantemente?

Infelizmente, isso é comum. E isso pode levar a sérios problemas para os gerentes, pois eles lutam para motivar membros da equipe frustrados, indiferentes, não cooperativos e improdutivos. Supervisão rigorosa, discursos motivacionais, programas de recompensa, disciplina progressiva e transferências de departamento - tudo isso faz parte da caixa de ferramentas do gerente. No entanto, essas estratégias geralmente não são eficazes.

O Dr. David Sirota, pesquisador e consultor organizacional, conduziu uma pesquisa sobre formas de motivar funcionários. Seu trabalho foi baseado em pesquisas de mais de quatro milhões de trabalhadores em todo o mundo - assim como grupos focais, entrevistas, estudos de caso e observações informais. Mais proeminentemente exposto em seu livro de 2005 denominado The Enthusiastic Employee, ele concluiu que a maneira de entusiasmar os trabalhadores é dar a eles o que eles querem.

A Teoria dos Três Fatores de Sirota da Motivação Humana no Local de Trabalho baseia-se em três princípios fundamentais:

1. Os objetivos da organização não estão em conflito com os objetivos dos colaboradores. 
2. Os colaboradores têm necessidades básicas que as organizações devem tentar atender. 
3. O entusiasmo da equipe é uma fonte de vantagem competitiva.

Para entender e apreciar a teoria de Sirota, é importante reconhecer o ponto de partida: que a maioria das pessoas inicia um novo trabalho com altos níveis de motivação e entusiasmo e que geralmente querem aproveitar o que fazem. Ele argumenta que esse estado natural de motivação é então reduzido, ao longo do tempo, por más práticas e más condições dentro da empresa. 

Os três fatores, que juntos constroem entusiasmo, são os seguintes:

1. Equidade/Justiça - As pessoas querem ser tratadas de forma justa no trabalho. 
2. Realização - As pessoas querem fazer um trabalho importante e útil e serem reconhecidas por isso. 
3. Camaradagem - As pessoas querem ter bons relacionamentos com seus colegas de trabalho.

Vamos analisar cada um destes fatores:

Fator Um: Equidade/Justiça

As pessoas são motivadas por um tratamento justo e querem que sua empresa ofereça condições básicas que respeitem suas necessidades fisiológicas, econômicas e psicológicas.

As pesquisas de Sirota incluíam questões sobre condições físicas de trabalho, segurança no trabalho, a quantidade de trabalho esperado, remuneração, comunicação, favoritismo e a consistência das ações e comunicação da administração.

De acordo com Sirota, para garantir que sua organização demonstre equidade, você precisa abordar todos os três elementos de justiça:

Segurança fisiológica

• Garantir a segurança física dos trabalhadores. 
• Crie condições de trabalho seguras.
• Estabeleça expectativas que dêem à sua equipe um equilíbrio razoável entre trabalho e vida pessoal.
• Certifique-se de atender a todos os requisitos de segurança no local de trabalho.
• Fornecer treinamento de segurança regularmente.

Segurança Econômica

• Fornecer um nível razoável de segurança no trabalho.
• Considere todas as alternativas possíveis antes de demitir colaboradores.
• Peça demissões voluntárias quando uma dispensa for inevitável.
• Comunique-se aberta e honestamente sobre a demissão.
• Fornecer recolocação e apoio financeiro para os colaboradores que perderam seus empregos.
• Manter as necessidades de justiça dos colaboradores. que permanecem.

Fornecer compensação justa

• Pague salários competitivos e acompanhe a inflação.
• Inclua algum pagamento variável (bônus) por desempenho.
• Permitir que os colaboradores compartilhem o sucesso da empresa por meio da participação acionária ou de outros programas de participação nos lucros. 

A teoria de Sirota é forte em compensação. Ele não acredita (como alguns fazem) que o dinheiro está abaixo na lista de fatores motivadores. Sua teoria diz que o pagamento representa respeito e realização, não apenas a capacidade de comprar as necessidades da vida.

 

Saúde psicológica

• Crie um ambiente de respeito.
• Trate todos os colaboradores. da mesma forma, independentemente de quanto poder eles têm.
• Use o poder de forma justa.
• Minimize as distinções de status no local de trabalho - por exemplo, evitando estacionamentos separados ou áreas de alimentação.
• Fornecer autonomia suficiente e apropriada e trabalho independente.
• Preste atenção ao que os colaboradores dizem, o que querem e precisam.
• Forneça feedback e reconhecimento positivos.
• Mostrar interesse nos colaboradores e insistir na cortesia comum.

Fator Dois: Realização

As pessoas querem ter orgulho de seu trabalho e querem que suas conquistas sejam reconhecidas. Eles também querem se sentir orgulhosos do que a organização como um todo alcança.

Sirota fez perguntas aos colaboradores sobre a quantidade e o tipo de feedback que receberam, sobre como o ambiente de trabalho era participativo, se os recursos adequados eram fornecidos e como estavam orgulhosos de sua empresa.

Para ajudar as pessoas a sentir esse sentimento, uma organização precisa fazer quatro coisas:

1. Fornecer um ambiente de trabalho capacitador:

•  Dê às pessoas o que elas precisam para fazer bem o trabalho.
• Use equipes de forma eficaz.
• Use liderança participativa prática.
• Torne a organização o mais plana possível - em outras palavras, elimine a burocracia e a hierarquia onde você puder.
• Delegar efetivamente, e evitar o microgerenciamento.

2. Fornecer um trabalho desafiador:

• Permitir que as pessoas façam um trabalho interessante e que use suas habilidades e competências.
• Contrate pessoas com base no ajuste.
• Trabalhos com possibilidade da criatividade para enriquecimento e satisfação.
• Comunique como cada trabalho contribui para a empresa como um todo.
• Fornecer treinamento e oportunidades para as pessoas aprenderem novas habilidades.

3. Use Feedback, Reconhecimento e Recompensa:

• Deixe as pessoas saberem como estão se saindo.
• Comunique expectativas claras.
• Estabelecer e concordar com prioridades.
• Use recompensas tangíveis para reconhecer conquistas.
• Balanço de críticas com muitos elogios.
• Promover de dentro, sempre que possível.
• Leia mais sobre como dar feedback.

4. Seja uma Organização de Propósito e Princípios:

• As pessoas querem trabalhar para empresas confiáveis ​​de que possam se orgulhar. 
• Crie uma visão, isso pode deixar os colaboradores orgulhosos.
• Comunique os princípios da empresa.
• "Fale do seu negócio com paixão." 
•  Adote e aplique a liderança ética.
• Fornecer um produto ou serviço de qualidade e usar práticas de gerenciamento de qualidade.

Fator Três: Camaradagem

Quando as pessoas vão trabalhar, elas querem se divertir. Isso faz com que as relações interpessoais sejam muito importantes. Uma cultura que apoia e incentiva a cooperação, a comunicação, a amizade, a aceitação e o trabalho em equipe é fundamental para manter o entusiasmo. Como tal, a parceria precisa ser uma parte importante da cultura da empresa.

Cultura de Parceria

• Os colaboradores querem sentir um senso de comunidade e trabalho em equipe.
• Faça das "habilidades das pessoas" uma prioridade. Demonstre empatia, consideração e respeito - e espere o mesmo de todo colaborador.
• Incentive as interações e forneça oportunidades sociais.
• Recompense os comportamentos positivos da equipe.
• Incentivar a interação interfuncional e o trabalho em equipe.
• Revise os mandatos e práticas do departamento regularmente para garantir a consistência na abordagem e na mensagem.
• Use normas por consenso de equipe para desenvolver regras básicas.
• Use a resolução colaborativa de conflitos e negociação ganha-ganha técnicas para resolver diferenças.

Ao criar um ambiente que atenda a todos os três fatores de entusiasmo, você pode garantir melhor a satisfação, a motivação e a produtividade do colaborador. No entanto, esses fatores não são independentes um do outro: você não pode ignorar as necessidades de compensação e esperar compensá-lo com maior camaradagem.

Da mesma forma, você não pode permitir que um gerente trate mal sua equipe, mesmo que você forneça elementos de alta realização.

Importante: Uma das descobertas de Sirota é que os elementos de equidade são mais fundamentais, e você deve abordá-los antes de acrescentar outros fatores de entusiasmo.

Pontos chave

O entusiasmo, como uma medida da motivação e produtividade do trabalhador, é o ponto central para a Teoria dos Três Fatores de Sirota.

Ao invés de acreditar que você de alguma forma tem que motivar as pessoas a fazerem o trabalho, essa teoria assume que todos começam motivados - mas então outras coisas acontecem, ou não acontecem, que reduzem essa motivação natural.

Para reconstruir o entusiasmo dos colaboradores, os líderes e gerentes devem criar um ambiente e práticas de apoio que ofereçam altos níveis de equidade, conquistas e camaradagem. Quando as pessoas são tratadas de forma justa, orgulham-se do trabalho que fazem, e fazem isso com as pessoas de quem gostam, então o entusiasmo aumenta - juntamente com o moral e a produtividade.

Bom trabalho e grande abraço.

Autor: Adm. Rafael José Pôncio
Publicado em: 02 de fevereiro de 2019
Especial: artigos no portal Administradores.com
Link fonte: https://administradores.com.br/artigos/a-teoria-dos-tres-fatores-de-sirota

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