O Orçamento Base Zero (OBZ) é uma forma estratégica de avaliar as despesas, focada na redução de custos. Leia e descubra como funciona.
Orçamento Base Zero (OBZ): uma forma de ser estratégico e encolher os custos
O Orçamento Base Zero ou OBZ é uma estratégia para elaboração do orçamento de uma empresa.
Nesta metodologia os cálculos são feitos do zero, desconsiderando o que já foi realizado nos anos anteriores.
Para isso, cada despesa é analisada individualmente, assim, é possível saber se ela é relevante ou não para o negócio.
Apesar desta ferramenta ser muito utilizada na redução de custos de grandes empresas como Ford, Ambev e até o Pentágono dos EUA, ela funciona muito bem para pequenas e médias.
Entenda mais sobre o OBZ e como colocá-lo em prática.
Para que serve o Orçamento Base Zero (OBZ)?
Embora seja essencial para um negócio, construir o orçamento é um processo árduo que demanda tempo e causa bastante estresse aos gestores.
Então, muitas pessoas optam por fazer um “copia e cola” do ano anterior com reajustes. No entanto, essa pode não ser a melhor tática.
Por isso, existe o Orçamento Base Zero.
Esta metodologia foge do tradicional e permite que a empresa encare o planejamento financeiro de outra forma.
Veja agora as principais vantagens:
Identificar custos supérfluos
Quando analisamos cada despesa da empresa individualmente é muito fácil identificar o que pode ser cortado ou remanejado.
Com isso, você consegue tirar um peso das despesas e diminuir a complexidade das atividades.
Unir o financeiro a outros objetivos da empresa
Em qualquer negócio é natural que depois de um período as metas e objetivos mudem. No entanto, se o orçamento é feito com base nos anos anteriores, ele não acompanha este processo.
Porém, com a aplicação do Orçamento Base Zero só os objetivos para aquele período importam. Então, esta harmonia acontece quase de forma natural.
Aumenta a autonomia dos gestores
Para esta técnica contábil, os gestores têm um papel fundamental na definição dos custos e despesas. Afinal, cada setor deve analisar as atividades e gastos de maneira profunda.
O que amplia o engajamento e a responsabilidade na tomada de decisão.
Estimula a criatividade
Quando fazemos algo quase de maneira automática, como um orçamento que se repete ano após ano, a tendência é que fiquemos estagnados.
Porém, no momento em que somos obrigados a rever todos os processos se abre espaço para novas ideias e possibilidades.
Torna a distribuição de recursos mais eficientes
No Orçamento Base Zero os recursos são repartidos conforme as necessidades e planejamento estratégico dos setores. Assim, é mais fácil identificar quais locais precisam de mais recursos e quais não.
Como todo o tipo de modelo orçamentário, o OBZ também tem a suas desvantagens, são elas:
Demanda mais tempo e recursos
Comparando a criação de um Orçamento Base Histórico com o Orçamento Base Zero precisa de mais tempo e mais pessoas para ser concretizado.
Afinal, exige o levantamento de muitos dados e a organização dos mesmos, o que demora bastante, principalmente em grandes empresas.
Também os gestores precisam justificar cada parte do orçamento para ele ser aprovado pela diretoria. O que pode ser um desafio, principalmente para setores de pesquisa e desenvolvimento.
Causar insegurança na equipe
A utilização desta metodologia pode provocar mudanças significativas a partir da implantação. Estas transformações, muitas vezes, levam a desconfianças se não forem bem explicadas.
Requer muita honestidade dos gestores
Como os responsáveis por cada setor tem um papel crucial na aplicação da técnica, alguns gestores podem se sentir prejudicados e exagerar no cálculo, fugindo do objetivo.
Para evitar este problema é essencial, fazer um treinamento com os gestores mostrando as vantagens do Orçamento Base Zero.
Dicas para colocar o Orçamento Base Zero em prática
Se para você o OBZ faz sentido, veja estratégias para utilizá-lo da melhor maneira:
1. Prepare a empresa
Como já disse, para aplicar esta metodologia é preciso bastante tempo, logo é importante programar antecipadamente para que os gestores consigam coletar as informações.
Quando for possível, contratar uma consultoria especializada para dar treinamentos e auxiliar no levantamento dos custos.
Também é essencial que todos os colaboradores estejam cientes das mudanças que estão por vir.
2. Defina os objetivos
Geralmente o Orçamento Base Zero é utilizado para reduzir os custos eliminando o que é supérfluo, contudo, não se limita a esse fim, outras funções são:
Maior controle financeiro: nas ocasiões que desejamos um maior controle do que entra e do que sai.
Mudanças na visão estratégia: conforme o tempo vai passando é natural que haja mudanças profundas no posicionamento da empresa, e o setor financeiro precisa se alinhar a isso.
Realizar projeções de venda: uma das maneiras mais comuns é utilizar o histórico anterior para antecipar as receitas, mas você pode utilizar o OBZ.
3. Estabeleça o limiar
O limiar são as despesas mínimas que a empresa precisa ter para se manter funcionando. Nesta parte está o que é necessário para manter as tarefas básicas e cumprir as exigências legais.
Por exemplo: para uma loja de roupas femininas, produtos de vestuário como vestidos, saias, camisetas e lingerie fazem parte do limiar, assim como um time de vendas.
4. Escolha os Incrementos
Incrementos são tudo que não faz parte do limiar, estes precisam ser justificados pelos gestores de cada setor e aprovados pelos demais.
Seguindo o exemplo da loja de roupas femininas, poderiam ser acessórios como relógios e bolsas. Também um departamento de marketing próprio talvez não seja essencial.
5. Monte uma torre de atividades
Com todas as informações em mãos você monta uma torre de atividades. Para isso você coloca o que é essencial começando de baixo para cima.
Desta forma, tudo que fica localizado próximo da base é considerado fundamental e o que está em cima supérfluo.
6. As decisões devem ser específicas e apoiadas em dados
Este é um passo crucial do OBZ, pois sem as informações corretas as medidas caíram no achismo, o que não faz parte da metodologia.
Também cortes gerais como reduzir 7% das despesas com transporte não condizem com a ferramenta. Para ela funcionar, deve haver a maior exatidão possível.
Exemplo: reduzir de 4 para 3 o número de veículos de transporte.
Por isso, fazer o Orçamento Base Zero todos os anos, não é o ideal para pequenas e médias empresas, pois causa muito desgaste nos colaboradores e custos para o negócio e sim quando o negócio está com problemas.
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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