O Ciclo PDCA é uma ótima estratégia para o gerenciamento contínuo da qualidade em um negócio. Prossiga com a leitura e descubra como aplicar esta técnica.
Utilize o Ciclo PDCA para aumentar a qualidade do seu negócio
O Ciclo PDCA é um clássico da gestão da qualidade.
Devido a sua simplicidade e praticidade ele é bastante utilizado pelas empresas.
Ele é uma ferramenta fácil, mas eficaz que promove o aprimoramento constante dos negócios, por isso é tão difundida.
Aprenda agora, como aplicar esta estratégia na sua empresa.
Como surgiu o Ciclo PDCA?
A sua origem começou com o estatístico estadunidense Walter A. Shewhart, que contribuiu de forma significativa para os estudos da qualidade.
Contudo, no começo ele só possuía 3 passos (especificação, produção e inspeção), quando era chamado de “ciclo de Shewhart”. Os 4 que conhecemos só entraram a partir dos anos 50 com os estudos de William Edwards Deming.
Como o PDCA funciona?
O PDCA vem do inglês e significa:
Plan = Planejar
Do = Fazer
Check = Checar
Act = Agir
Agora, vamos ver cada uma das etapas detalhadamente:
Planejamento: definir as diretrizes
Este é o momento de organizar o que será feito e como será feito.
Para esta etapa o primeiro passo é definir quais são os objetivos a serem cumpridos.
Por exemplo: um e-commerce de produtos naturais notou que há muitos clientes potenciais acessando o site, no entanto, as vendas não estão satisfatórias.
Então, o objetivo principal seria aumentar em 20% o número de vendas no e-commerce nos próximos 2 meses.
Mas como alcançar este objetivo?
Agora é o momento de escolher as metas, os responsáveis e as métricas.
As metas são:
Incluir fotos dos produtos em alta resolução.
Reescrever as descrições dos produtos.
Enviar um comunicado por e-mail para os clientes que deixaram produtos no carrinho.
Responsáveis:
Diretor de Marketing
Diretor de TI
Métricas:
Comparação entre o volume de vendas antes das iniciativas e depois.
Fazer: colocar em prática
Hora de executar o que foi planejado.
Porém, antes de começar de fato é muito importante que os membros da equipe estejam em sintonia.
Logo, é fundamental fazer uma reunião e mostrar de forma clara, quais são as ações, os prazos e por que deve ser feito.
Se for o caso, também aplicar os treinamentos necessários para cumprir aquele objetivo.
Seguindo o exemplo do e-commerce:
Uma das metas é tirar fotos em alta definição, então o diretor de marketing se reuniu com um fotógrafo profissional para alinhar como deveriam ser as fotos.
Checar: verificar os resultados
Nesta fase do Ciclo PDCA é hora de monitorar e avaliar os resultados.
Para isso é fundamental levantar os dados e descobrir as consequências das ações.
A loja de produtos naturais conseguiu cumprir parcialmente o seu objetivo, aumentando em 15% o número de vendas.
Eles identificaram que o principal motivo para este resultado foi enviar um comunicado informando dos itens pendentes no carrinho. O que significou um aumento de 10% nas vendas.
Já as outras duas ações (fotos e descrição), formaram um acréscimo de 5%.
As atividades que trouxeram resultados positivos devem ser mantidas, já as que pioraram a situação ou não causaram impacto devem ser revisadas no próximo tópico.
Agir: repensar as estratégias
Este é o momento de fazer um levantamento geral das atividades realizadas e pensar nos próximos passos.
Caso o objetivo principal não tenha sido alcançado é o momento de avaliar o que impediu de atingir os lucros desejados e quais ajustes são necessários para chegar neste resultado.
Conforme o exemplo: foi identificado que além das melhorias do e-commerce faltou uma divulgação das mudanças nas redes sociais e também para os antigos clientes.
Finalizada esta etapa, o Ciclo PDCA volta para o planejamento, recomeçando o projeto.
O que é preciso para implementar o ciclo PDCA?
Além de conhecer o processo, existem outros fatores importantes para que esta metodologia traga bons resultados, seguem 5 deles:
1. Gestão atuante
Boa parte dos resultados no Ciclo PDCA vem do desempenho do gestor na aplicação do método. Afinal, ele deve repassar para a equipe as atividades, os objetivos, fazer os treinamentos e cobrar os resultados.
Além disso, as lideranças devem defender o método e mostrar os benefícios para os colaboradores e para a empresa.
2. Abertura para a mudança
Como o PDCA segue um modelo circular, o negócio passará por transformações constantes, o que pode causar medo nos funcionários.
Para evitar este problema o ideal é começar aos poucos, com mudanças pequenas, então, quando a cultura da inovação já estiver disseminada, partir para as alterações significativas.
Vale reforçar que estas transformações só tendem a trazer vantagens para a empresa como: manter o negócio à frente dos concorrentes e estimular o aprendizado constante.
3. Cuidar para não entrar no modo automático
Por ter etapas bem definidas, corre o risco do processo se tornar mecânico. Exemplo: fazer um Ciclo PDCA, procurar as falhas e começar um novo.
Porém, quando entramos no automático às vezes erros bobos podem passar despercebidos, fugindo do principal objetivo da técnica, que é a melhoria constante.
4. Ter o conhecimento necessário
Este é um fator importante na aplicação de todas as metodologias, afinal o conhecimento técnico é a base de qualquer trabalho bem feito.
Portanto, capacitar os profissionais não só para a implementação da técnica, mas sobre a empresa e as atividades propostas, é o que trará o sucesso para o PDCA e para o negócio.
5. Conferir o planejamento constantemente
Por mais que as 4 etapas estejam bem definidas, lembre-se: o que norteia os Ciclo PDCA é o planejamento, logo ele deve ser consultado durante as demais fases.
Assim, é possível garantir que não haverá divergências no final.
Bônus: Dicas de liderança
Como deu para notar, a liderança é um fator importante para o sucesso desta metodologia.
Pensando nisso, separei dicas de ouro para quem deseja ser um bom líder:
Dê o exemplo
Não adianta tentar fugir, a melhor forma de conseguir respeito e colaboração de uma equipe é através do exemplo.
Então, se você deseja que os colaboradores sejam pontuais, você deve cumprir à risca os horários. Se quer um serviço com excelência, não entregue menos para o grupo.
Aceite e dê feedbacks
É importante que a equipe saiba o que você espera deles e que você entenda o que os membros querem de você.
Por isso, promova espaços para as pessoas darem sugestões, considerações e ideias.
Seja justo
Não deixe que as opiniões pessoais interfiram na forma com que você gerencia a equipe. Dar premiações com critérios confusos e favorecer os colaboradores devido à amizade, desestimula os demais.
Por isso, preze pela integridade nas relações de trabalho, a equipe vai perceber e devolver na mesma moeda.
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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