terça-feira, 22 de abril de 2014

Prof. Rafael José Pôncio - Matriz GUT: uma estratégia para tomar decisões


A Matriz GUT é uma ferramenta para definir quais tarefas são prioridades, otimizando a suas decisões. Continue a leitura e saiba como montar esta matriz.

Matriz GUT: uma estratégia para tornar a suas decisões mais eficientes

Criada pelos empresários, Benjamin B. Tregoe e Charles H. Kepner, a Matriz GUT é uma ferramenta que te ajuda a definir o que deve ser solucionado primeiro.

Também conhecida como Matriz de Prioridades, ela é bem versátil e simples de utilizar. 

Por essa razão pode ser aplicada nos negócios e na vida pessoal.

Continue a leitura e aprenda como criar uma matriz e o que fazer após estabelecer as prioridades.

Os 3 componentes da Matriz GUT

A Matriz GUT se baseia nos 3 critérios que formam o seu nome: 

  • Gravidade

  • Urgência

  • Tendência 

Cada critério é avaliado por uma escala de 1 a 5.  Sendo 5 o mais importante e 1 o menos importante.

1.   Gravidade

Este elemento avalia o impacto que a não solução do problema trará para empresa. Por exemplo: uma loja de roupas a falta de peças no estoque é mais relevante do que a motivação dos vendedores.

Para medir o impacto usa-se a pontuação:

5. Extremamente grave: que causa prejuízos irreparáveis.

4. Muito grave: leva problemas graves, mas com solução.

3. Grave: gera danos regulares.

2. Pouco grave: ocasiona perdas pequenas.

1. Sem gravidade: problemas que podem ser desconsiderados.

2.   Urgência

A urgência na Matriz GUT está relacionada ao tempo disponível para resolver a situação. Neste caso, quanto mais próximo do prazo, maior é a urgência.

Por exemplo: um buffet de eventos tem uma encomenda para uma festa infantil para 30 pessoas daqui a 3 dias e outra um casamento para 100 convidados daqui a 7 dias.

Pelo critério da urgência, mesmo sendo uma encomenda menor, a festa infantil deve ser priorizada.

 Segue escala:

5. Extremamente urgente: precisa de uma solução instantânea.

4. Muito urgente: quanto mais rápido solucionar, melhor.

3. Urgente: deve ser solucionado assim que possível.

2. Pouco urgente: possui um prazo para realização.

1. Sem urgência: não precisa se apressar.

 3.   Tendência

A tendência procura avaliar o agravamento de um problema, quando algo começa pequeno, mas se nada for feito, ele acaba aumentando.

Por exemplo: um computador que está travando, a princípio não é uma prioridade. Contudo, se não houver manutenção, pode ser que ele acabe parando de vez.

A classificação é:

5. Piora rapidamente: exige uma ação imediata.

4. Piora a curto prazo: se agrava rapidamente.

3. Piora a médio prazo: se demorar muito, causa complicações.

2. Piora a longo prazo: irá complicar lentamente.

1. Sem tendência a piorar: não ocasiona transtornos.

Como fazer uma matriz?

Agora que você já entende o que compõe a Matriz GUT é hora de colocá-la em prática.

A ela pode ser usada de forma individual ou coletiva, no segundo caso basta se reunir a sua equipe e seguir as etapas:

Etapa 1: Liste os tópicos que precisam de atenção

O primeiro passo é colocar em um papel, ou numa planilha Excel quais são os problemas, projetos e ações que você precisa gerenciar.

Etapa 2: Defina a pontuação para cada item da planilha

Neste momento você dá uma nota individual para cada situação levantada conforme os 3 componentes da Matriz GUT (gravidade; urgência e tendência).

Por exemplo, um dos problemas apontados é a sobrecarga de trabalho dos colaboradores, seguindo os critérios foi determinado as notas:

  • G:2

  • U:3

  • T:4

Etapa 3: Calcule os resultados e defina as prioridades

Para calcular basta multiplicar as notas: gravidade x urgência x tendência. Quanto maior a nota, maior será a prioridade.

Ao final você terá uma planilha assim:

 

Caso dê o mesmo resultado e você não possuir recursos para solucionar a questão ao mesmo tempo, a estratégia é decidir com a equipe o que deve ser priorizado, ou, utilizar outra técnica como a Matriz de Eisenhower.

Por que usar a Matriz GUT?

Uma das maiores vantagens desta ferramenta é a facilidade de uso, você só precisa de um quadro e saber multiplicação.

Por esse motivo, pode ser utilizada em qualquer setor de uma empresa, de forma individual, coletiva ou até na sua vida pessoal.

Ainda é uma estratégia para reduzir os desperdícios, visto que você foca no que pode trazer mais prejuízo para empresa.

Por último, ajuda a diminuir o estresse dos problemas, pois, seguindo um método tudo fica mais claro e você consegue tomar a melhor decisão com confiança e eficiência.

Mas lembre-se: a Matriz GUT ajuda a priorizar as tarefas, o trabalho ainda precisa ser feito.

Como montar um plano de ação?

Agora que você já tem as suas prioridades em mãos, pode surgir a dúvida: o que fazer?

Então, separei dicas para você criar um plano de ação e solucionar a suas prioridades:

Liste as tarefas necessárias

Seguindo a situação colocada no exemplo da Matriz GUT “falta de produtos em estoque”, defina quais são as atividades necessárias para resolver este problema:

  • Fazer um levantamento da quantidade de produtos necessária.

  • Entrar em contato com o fornecedor.

  • Confirmar com o financeiro se há orçamento disponível para repor o estoque.

Se uma tarefa for muito grande você pode separá-las em itens menores, facilitando o gerenciamento.

Delegue os responsáveis

Confie uma tarefa para cada membro da equipe.

É muito importante não sobrecarregar ninguém. Por isso, avalie a complexidade das atividades e tente distribuir da maneira mais igualitária possível.

Estabeleça prazos

Crie prazos realistas para o cumprimento das atividades, assim, não há o risco de a tarefa não ser concluída.

Para isso, converse com o responsável pela execução e escolha uma data limite que seja boa para os dois.

Monte uma representação visual do plano

Ter um quadro com as atividades e os prazos, irá facilitar a comunicação e organização da equipe. Também é uma maneira de motivar o time a cumprir o programado.

Acompanhe as ações

Para garantir que tudo seja cumprido no prazo, é importante monitorar o andamento das atividades.

Desta maneira, você sabe se algo não está indo conforme o planejado, se um colaborador está com dificuldades e corrigir quando algo está errado.

Você pode fazer o acompanhamento através de relatórios semanais ou reuniões periódicas.

Preveja problemas

Como diz o ditado: “é melhor prevenir do que remediar”. Então presumir o que pode dar errado e ter um plano B é fundamental para não ser pego de surpresa.

Bom trabalho e grande abraço.

Prof. Adm. Rafael José Pôncio




Conheça também:
10 razões para sair da zona de conforto e exercitar a resiliência


        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

Nenhum comentário:

Postar um comentário