Passo a passo para fazer um Diagrama de Árvore

Deseja tomar decisões mais assertivas para o seu negócio? Conheça o Diagrama de Árvore, suas vantagens e como colocá-lo em prática.

Em um mundo em constante transformação, muitas vezes temos que tomar decisões cada vez mais complexas em um curto espaço de tempo, neste sentido o Diagrama de Árvore pode ser um grande aliado.

Com essa ferramenta é possível analisar a fundo problemas e possibilidades, e assim tomar as melhores decisões para o seu negócio. Continue a leitura, descubra como funciona o Diagrama de Árvore e como colocá-lo em prática.

Boa leitura!

O que é o Diagrama de Árvore?

O Diagrama de Árvore é uma ferramenta de gestão da qualidade que auxilia na tomada de decisões. Para isso ele vai desmembrando um problema ou os objetivos sistematicamente até chegar na melhor solução.

Esses desdobramentos vão até a “raiz do problema” ou de uma ideia e lembram as ramificações de uma árvore, o que explica a origem do nome, conforme ilustrado abaixo:

Fonte: Professor Annibal Affonso

Para facilitar a compreensão segue um exemplo prático. Uma fábrica de roupas está com um alto índice de defeitos nas camisetas, para identificar o motivo deste problema é utilizado o Diagrama de Árvore.

Ao se aprofundar no problema passando por cada uma das etapas foi constatado que havia uma falha em uma das máquinas de costura da fábrica, logo a solução seria fazer a manutenção da máquina.

O Diagrama de Árvore faz parte da estratégia criada por Jiro Kawakita, um naturalista japonês que criou esta técnica para resumir e organizar os dados obtidos em sua pesquisa de campo e a partir disso estudar o comportamento dos povos.

Por que utilizar essa ferramenta?

Confira agora as vantagens que utilizar o Diagrama de Árvore trarão para o seu negócio.

• Identificar problemas: para saber quais tipos de adversidades podem surgir ao longo de um projeto ou atividade da empresa, facilitando a antecipação e a resolução das falhas.

• Escolhas mais assertivas: o modelo permite analisar para quais rumos cada decisão levará, do que traz mais embasamento para a escolha correta.

• Facilidade de apresentação: o formato é muito simples e fácil de visualizar então todos os membros da equipe podem utilizá-los e expor as suas considerações.

• Trabalho dividido em etapas: depois do diagrama montado, há várias ações que podem ser tomadas, então a empresa pode escolher a que faz mais sentido para aquele momento.

Tipos de Diagrama de Árvore

Esta ferramenta pode ser utilizada em diferentes situações, necessitando apenas de algumas adaptações. Separei os 3 principais tipos de diagrama e como desenvolver cada um deles.

Diagrama de Análise

Este modelo é utilizado para analisar problemas ou para auxiliar em decisões, pois através dele são montados possíveis cenários para encontrar as melhores ações para o seu negócio.

Por exemplo, se você está em dúvida se lança ou não um novo produto para o seu negócio pode utilizar essa ferramenta para montar os possíveis cenários, incluindo tanto a melhor situação, que seria o produto ser um sucesso, quanto o pior, sendo um fracasso.

Com essas duas opções em mãos você pode avaliar a viabilidade do projeto e além disso, se preparar para eventuais falhas e problemas que possam surgir durante o percurso.

Diagrama para Solução de Problemas

Uma das aplicações mais utilizadas para o Diagrama de Árvore, como o nome já indica, é para resolver ou se preparar para as adversidades que acontecerem na empresa.

Neste caso, na base da árvore será o problema, vale destacar que mesmo que a empresa tenha várias dificuldades a serem resolvidas é importante tratar cada problema de forma singular.

Por exemplo: se uma empresa está com dificuldades nas vendas, a princípio pressupõe-se que seja uma falha da equipe de vendas, no entanto, analisando com o Diagrama de Árvore é possível verificar que podem haver outras causas como: atrasos nas entregas, baixa qualidade de produtos, poucas opções de pagamentos, etc.

Diagrama de Planejamento

Este modelo é aplicado quando a empresa já planeja fazer uma ação e precisa analisar quais ações serão necessárias para colocá-la em prática.

Fazendo um paralelo com o exemplo citado no diagrama de análise, caso a decisão tomada for criar o novo produto, a próxima etapa seria o diagrama de planejamento para definir as ações necessárias.

Como montar o seu diagrama

Após definir o tipo de Diagrama de Árvore que melhor se adequa às necessidades da sua empresa, é hora de reunir a equipe e elaborar o seu através dos 3 passos a seguir:

1. Definir o problema ou objetivo

Quando pensamos em qual será o objeto de análise do diagrama é muito importante saber delimitá-lo para assim chegar aos melhores resultados, afinal se o problema ou objetivo for muito abrangente não será possível chegar a lugar algum.

Por exemplo: se o problema for a “insatisfação dos clientes”, em vez de deixá-lo apenas desta forma, é possível focar em apenas um segmento como “insatisfação dos clientes com o tempo de resposta nos e-mails”. Assim, será muito mais fácil criar ações para solucionar aquele problema em específico.

2. Identifique as causas primárias e secundárias

Depois de definir o problema é hora de pensar nas causas mais prováveis para que ele esteja acontecendo, para facilitar o raciocínio uma dica é perguntar “por quê?” e quando se trata do Diagrama de Árvore do tipo planejamento “como?”.

Seguindo o exemplo dos clientes insatisfeitos com o tempo de resposta nos e-mails algumas possíveis causas primárias seriam:

• Atendentes sobrecarregados;

• Falta de um sistema de atendimento adequado.

Desmembrando a primeira causa citadas possíveis respostas para os porquês seriam:

• Falta de uma política clara de priorização;

• Falta de treinamento adequado para equipe;

• Poucos membros na equipe.

Vale destacar que dependendo da complexidade da situação pode ser necessário incluir também uma causa terciária ao Diagrama de Árvore e assim, chegar às tarefas necessárias para a execução.

3. Estabelecer as tarefas e tomar as decisões

Com o problema bem desdobrado fica mais fácil pensar em quais ações serão tomadas a partir dos resultados objetivos, conforme exemplo:

• Falta de uma política clara de priorização – Criar uma política de priorização dos e-mails pela hora de chegada e pelo tipo de cliente.

• Falta de treinamento adequado para equipe – Fazer um treinamento com todos os colaboradores do setor de atendimento para que eles aprendam a utilizar o sistema de relacionamento da empresa.

• Poucos membros na equipe – Contratar mais uma pessoa para compor o time de atendimento.

Com as possíveis ações pré-definidas é possível tomar a melhor decisão, afinal pode ser que a empresa não tenha condições de contratar um novo colaborador.

Contudo, criar uma política clara de priorização não é algo que demandará um alto custo financeiro e poderá ser uma solução mais fácil de ser aplicada para resolver o problema.

Agora que você já conhece todos os benefícios de utilizar o Diagrama de Árvore para tomar as melhores decisões para o seu negócio.

Bom trabalho e grande abraço.

Autor: Prof. Adm. Rafael José Pôncio
Publicado em: 23 de setembro de 2023
Especial: artigos no Jornal da Tribuna
Link fonte: https://jornaltribuna.com.br/2023/10/passo-a-passo-para-fazer-um-diagrama-de-arvore/

---

Conheça também:

Como criar uma estratégia de Benchmarking

---

        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

Conheça 11 Tipos de KPIs

As métricas são fundamentais para avaliar o sucesso de uma empresa. Contudo é importante saber quais resultados você deve buscar.  Por isso, montei este conteúdo com os principais tipos de KPI (indicadores-chave de desempenho) e como eles podem ajudar no seu negócio.

Neste texto apresento o que são KPI, os principais tipos de indicadores e como escolher KPI para aplicar no seu negócio.

O que são os KPIs?

KPI é a sigla em inglês para “Key Performance Indicator”, também conhecidos como KSI, “Key Success Indicator”, em português, indicadores-chave de desempenho. Na prática, são critérios utilizados pelas empresas para avaliar as ações e atividades realizadas. 

Por exemplo: uma empresa deseja saber se o dinheiro investido em propagandas no Google Ads trouxe o resultado esperado. Para isso, eles usam como critério de KPI o número de visitantes que acessaram o site após a implementação da campanha. 

Como pode ser utilizado em várias situações, existem diferentes tipos de KPIs. Mas eles vão sempre trazer um resultado concreto, por isso, são números ou porcentagens.

Eles são criados justamente para facilitar a visualização e compreensão dos resultados.

Afinal, um relatório trimestral de vendas, traz várias planilhas, gráficos, análises importantes para o setor financeiro, mas que talvez não façam sentido para o gerente de vendas. Sendo que o mais relevante para ele é a porcentagem de lucro obtido através das vendas.=

Assim os KPIs também facilitam a comunicação dentro da empresa, uma vez que qualquer colaborador consegue compreender os indicadores-chave, todos falarão a mesma língua.

Aprenda os tipos de KPIs

Veja 11 dos indicadores de desempenho mais utilizado pelas empresas:

1.           KPI de Eficácia

Este indicador é focado em comparar os resultados obtidos com os resultados pretendidos. Logo, se a resolução alcançada com a ação foi igual, ou melhor do que o esperado, a eficácia foi alcançada.

2.           KPI de Eficiência

Embora seja muito confundida com a eficácia, essa métrica está relacionada à execução para atingir os resultados obtidos. A eficiência não consiste em só atingir os resultados, mas sim chegar a eles da melhor maneira possível.

Então, além de atingir a meta, quando este tipo de KPI é empregado você também analisa a quantidade de recursos utilizados para chegar ao objetivo. E quanto menos recursos, melhor.

3.         KPI da Efetividade

Este indicador faz a junção de dois tipos de KPIs, a eficácia e a eficiência. Ou seja, analisa se os resultados foram atingidos da melhor maneira possível, com o menor custo.

4.         KPI de Capacidade 

Este é um dos tipos de KPI que estão relacionados à capacidade produtiva de uma empresa. Por exemplo: uma fábrica de calçados consegue confeccionar 100 pares de sapatos por hora.

5.         KPI de Produtividade

Muito ligado ao indicador de desempenho de capacidade, o KPI de produtividade é referente a quantidade de produção obtida em um determinado tempo.

Ele pode estar associado aos recursos físicos ou à performance dos colaboradores. Por exemplo: uma máquina embala 200 caixas por hora, já o colaborador entrega 5 caixas por hora. 

6.           KPI de Qualidade

Antes de chegar ao cliente é preciso que o produto esteja perfeito, para cumprir esta missão existe este índice.

Ele mede a relação do que foi produzido e o que estava adequado para o uso. Por exemplo: uma confeitaria assou 50 bolos, no entanto, 2 deles queimaram e foram descartados.

A diferença entre a produção e entrega é o objeto de análise no KPI de qualidade.

7.           KPI de Lucratividade

Este é um dos tipos de KPIs que a maioria das empresas já utiliza mesmo sem conhecer a métrica. Como o nome já mostra, ele avalia o percentual de lucro que a empresa atingiu em um determinado período.

8.         KPI de Rentabilidade

Parecido com a lucratividade, a rentabilidade mede o percentual entre o lucro e o investimento. Por exemplo: uma empresa investiu 500 mil em uma ação de marketing e conseguiu um lucro de 50 mil, logo a rentabilidade foi de 10%.

9.         KPI da Competitividade

Para aplicar este indicador você compara a sua empresa com relação à concorrência. Esta prática é muito comum entre os negócios sendo chamada de benchmarking.

10.        KPI de Valor

Está relacionado ao valor que o cliente precisa investir para comprar o seu produto ou serviço e o valor emocional atrelado a ele. Por exemplo: os ovos de Páscoa são mais caros que os chocolates tradicionais, porque só são comercializados durante esta festividade.

11.        KPI de Processos Específicos

Além dos tipos de KPI já citados existem outros índices mais específicos que você pode implementar na sua empresa, são eles:

• Time to Market: mensura o tempo necessário para o lançamento de um produto.

• Lead Time: avalia o tempo entre a chegada de um pedido feito pelo cliente e a entrega do produto.

• Stock out: indica quantas vezes um produto ficou em falta no estoque.

• Turnover: calcula a rotatividade dos empregados.

• Ticket médio: este KPI já é bastante popular, ele indica o valor médio das compras por cliente ou por vendedor.

Como definir os KPIs

A principal função dos KPIs é medir o desempenho de uma tarefa segundo os objetivos estipulados. Por isso, antes de pensar quais tipos de KPIs implementar é importante ter em mente 3 pontos:

• Índices: a quantidade que representa o desempenho (porcentagem ou números).

• Meta: o valor que deverá ser atingido conforme a estratégia.

• Tolerância: quando a meta não é alcançada, qual a margem de flexibilidade aceita que não traga prejuízos para o negócio.

Além destes elementos, outros fatores vão te ajudar a estabelecer os indicadores mais importantes para a sua empresa.

Deve ter relevância para o cumprimento dos objetivos

É natural que ao vermos resultados positivos acreditarmos que eles devem ser os KPIs, no entanto, não são todas as métricas favoráveis que representam bons resultados.

Por exemplo: em uma estratégia de marketing digital, muitas pessoas acreditam que o número de likes e visualizações é um resultado relevante. Porém, na maioria dos casos, eles não estão diretamente relacionados a vendas da empresa, por isso não funcionam como indicadores-chave.

Precisa auxiliar na tomada de decisões 

Os tipos de KPI escolhidos devem contribuir para que o gestor acerte nas suas decisões. Afinal, se um indicador mostrar que os resultados estão longe do esperado é hora de modificar a estratégia.

Por exemplo: uma empresa identifica uma alta rotatividade no quadro de funcionários, a equipe acredita que a causa é a falta de benefícios como plano de saúde e vale-refeição. Mas após 3 meses de aplicação deste benefício os funcionários continuam pedindo demissão. Logo é hora de mudar a estratégia.

Ser fácil de medir

Como os KPIs são informações utilizadas constantemente eles precisam ser obtidos com periodicidade e frequência, logo análises complexas, que necessitam de muito tempo para serem medidas não são as mais aconselhadas.

Agora, conte para mim, o que você achou dos tipos de KPIs? Já conhecia algum?

Bom trabalho e grande abraço.

Autor: Prof. Adm. Rafael José Pôncio

Publicado em: 11 de julho de 2023 Especial: artigos no Jornal Tribuna

Link fonte: https://jornaltribuna.com.br/2023/07/conheca-11-tipos-de-kpis

---

Conheça também:

Orçamento Base Zero (OBZ): seja estratégico e encolha os custos

---

        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

Um guia prático de como fazer um mapa mental

O empreendedor tem uma cabeça borbulhando de ideias, porém organizar tudo para colocar em prática é um grande desafio. Mas, aprendendo como fazer um mapa mental este trabalho pode ser mais simples.

Ele é uma espécie de diagrama composto por uma ideia ou conceito central, interligada por ramificações.

Esta técnica desenvolvida na década de 70 é uma ferramenta poderosa para ordenar os pensamentos e reter o conhecimento, evitando que as ideias se percam dentro da sua cabeça.

Por isso, montei este texto ensinando um passo a passo de como fazer um mapa mental e aplicá-lo no seu dia a dia.

O que é e como funciona?

O mapa mental é uma técnica que auxilia na organização dos pensamentos e memorização.

O criador desta técnica foi o psicólogo Tony Buzan que apresentou o método em um programa de televisão em 1974 e também em seu livro: The Mind Map Book: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential (O Livro do Mapa Mental: Como usar o Pensamento Radial para Maximizar o Potencial Inexplorado do seu Cérebro).

O método é utilizado por muitos estudantes e professores para aprender um novo idioma ou melhorar a compreensão das matérias. No entanto, o mapa mental também pode ser utilizado no mundo corporativo.

Mas como um mapa mental funciona?

A resposta é bem simples, como nosso cérebro é dividido em duas partes:

• Hemisfério direito: responsável pela lógica e linguagem.

• Hemisfério esquerdo: controla as emoções e a criatividade.

A proposta do mapa mental é unir estes dois hemisférios como uma ferramenta lógica, pois você precisa raciocinar para definir os tópicos, mas também estimula a criatividade para formar o “desenho” do mapa.

Como fazer um mapa mental irá ajudar na sua empresa?

Aprender como fazer um mapa mental pode ajudar a criar estratégias, conectar ideias e gerenciar projetos. Seguem alguns exemplos de aplicação da técnica:

• Se você tem uma ideia, mas não sabe como colocá-la em prática, o mapa mental irá te ajudar a organizar os pensamentos.

• Definir quais são as prioridades e estruturar projetos.

• Você pode utilizá-lo nas sessões de brainstorming, tornando as reuniões com a equipe mais assertivas e organizadas.

• Também pode ajudar a visualizar as principais diferenças entre você e os seus concorrentes.

• Definir as tarefas de cada um dos integrantes do time.

Estes são apenas alguns exemplos que você pode aplicar no seu negócio.

Passo a passo de como fazer um mapa mental

Você pode criar um mapa mental utilizando softwares e aplicativos ou da maneira clássica, utilizando um quadro branco ou com papel e caneta.

Ambos têm as suas vantagens, afinal já foi comprovado por diversos estudos que escrever à mão facilita na memorização dos conteúdos. No entanto, o software torna bem mais simples a tarefa de registrar e armazenar o aprendizado.

Por isso, a primeira etapa é decidir o que é melhor para você e a sua equipe. Mas agora vou mostrar o passo a passo de para construir um mapa mental:

Passo 1: Estabeleça o conceito principal 

No centro da folha ou quadro você coloca o tema principal que deseja desenvolver. Por exemplo: se o objetivo é descobrir estratégias para melhorar o atendimento. No meio do quadro você coloca a palavra atendimento.

Mas, vale destacar que não precisa ser uma palavra, pode ser uma imagem, desenho ou tópico. Apenas deve ficar claro sobre qual é o conceito central do mapa.

Passo 2: Defina as ramificações mais importantes

Agora, você anota o que não pode ser esquecido. Seguindo o exemplo do atendimento, não pode faltar um ramo que fala sobre a equipe, os produtos e cliente.

Para ilustrar e deixar o mapa mais fácil de entender o ideal é que você use diferentes cores em cada ramo.

Passo 3: Escreva os subtópicos

Após definidos os ramos, é hora de pensar em palavras associadas a estes subtópicos. Para o ramo da equipe você pode interligar com termos como: cortesia, prestatividade, agilidade, treinamento, etc.

E pronto! O seu mapa mental está feito.

Porém, há como fazer o mapa mental mais completo e fácil de visualizar. O que mostro nos próximos passos.

Passo 4: Adicione recursos visuais

Você com certeza já ouviu aquela frase “entendeu ou quer que eu desenhe?”. Como a visão é um dos nossos sentidos é natural que compreendemos com mais facilidade através das imagens do que da escrita.

Assim, incluir desejos, fotos, figuras, recortes de imagens enriqueceram ainda mais o seu mapa mental.

Passo 5: Defina uma ordem para as ramificações

Para ajudar na organização das ideias e desenvolvimento das ações é fundamental que você estabeleça uma ordem de prioridade para os subtópicos ou ideias que você e a equipe encontraram durante a construção do mapa.

Por exemplo: na parte de equipe descobriu-se que a principal carência é a falta de conhecimento técnico, portanto a prioridade é fornecer treinamentos periódicos para a equipe.

Passo 6: Faça uma revisão

Releia o mapa completo e veja se algo ficou faltando ou alguma informação necessita de acréscimos. O mais importante é que a ideia fique simples de compreender.

Dicas de como fazer um mapa mental

Para você ter mais facilidade em implementar os mapas mentais no seu dia a dia, trago algumas sugestões:

1.   Escreva com clareza

A ideia do mapa mental é descomplicar as suas ideias e não confundir ainda mais. Por isso é importante que as palavras (quando escritas a mão) sejam fáceis de ler.

Também em um programa de computador pode ser que você acabe se animando e exagerando no número de ramificações. Não existe nenhum limite para o número de palavras, mas é importante não perder o foco durante a construção do mapa mental.

2.   Deixe espaço para novos tópicos

Você sempre pode rever o seu mapa quando tiver novas ideias ou quiser modificar algum item. Então é sempre bom deixar um espaço extra.

3.   Faça o mapa do seu jeito

Uma das grandes vantagens do mapa mental é que não existem regras para o desenvolvimento, você pode adequar a técnica a sua necessidade e estilo.

Afinal, nada te impede de fazer um mapa mental só com figuras, desde que tenha a ideia principal interligada com as ramificações, pode ser da maneira com que você desejar.

Softwares para fazer mapas mentais:

Se você prefere criar o seu mapa mental no computador, seguem 3 plataformas para utilizar a ferramenta:

• Mind Meister: é uma das plataformas mais utilizadas para fazer mapas mentais, ela possui a versão gratuita com um limite de mapas para serem feitos e a versão paga.

• XMind: é um software online também com opção gratuita e a paga, onde você pode utilizar diferentes modelos, temas e cores de mapas e brainstorming.

• Canva: é uma plataforma de edição de imagens bastante popular que possui templates de mapas mentais personalizáveis gratuitos, ele é ideal para quem gosta de caprichar na parte estética.

Então, aprendeu como fazer um mapa mental?

Bom trabalho e grande abraço.

Autor: Prof. Adm. Rafael José Pôncio
Publicado em: 01 de agosto de 2023
Especial: artigos no Jornal da Tribuna
Link fonte: https://jornaltribuna.com.br/2023/07/um-guia-pratico-de-como-fazer-um-mapa-mental/

(abrir em uma nova aba)

---

Conheça também:

Como usar o NPS para medir a satisfação dos clientes

---

        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.