terça-feira, 22 de abril de 2014

Matriz GUT: uma estratégia para tomar decisões


A Matriz GUT é uma ferramenta para definir quais tarefas são prioridades, otimizando a suas decisões. Continue a leitura e saiba como montar esta matriz.

Matriz GUT: uma estratégia para tornar a suas decisões mais eficientes

Criada pelos empresários, Benjamin B. Tregoe e Charles H. Kepner, a Matriz GUT é uma ferramenta que te ajuda a definir o que deve ser solucionado primeiro.

Também conhecida como Matriz de Prioridades, ela é bem versátil e simples de utilizar. 

Por essa razão pode ser aplicada nos negócios e na vida pessoal.

Continue a leitura e aprenda como criar uma matriz e o que fazer após estabelecer as prioridades.

Os 3 componentes da Matriz GUT

A Matriz GUT se baseia nos 3 critérios que formam o seu nome: 

  • Gravidade

  • Urgência

  • Tendência 

Cada critério é avaliado por uma escala de 1 a 5.  Sendo 5 o mais importante e 1 o menos importante.

1.   Gravidade

Este elemento avalia o impacto que a não solução do problema trará para empresa. Por exemplo: uma loja de roupas a falta de peças no estoque é mais relevante do que a motivação dos vendedores.

Para medir o impacto usa-se a pontuação:

5. Extremamente grave: que causa prejuízos irreparáveis.

4. Muito grave: leva problemas graves, mas com solução.

3. Grave: gera danos regulares.

2. Pouco grave: ocasiona perdas pequenas.

1. Sem gravidade: problemas que podem ser desconsiderados.

2.   Urgência

A urgência na Matriz GUT está relacionada ao tempo disponível para resolver a situação. Neste caso, quanto mais próximo do prazo, maior é a urgência.

Por exemplo: um buffet de eventos tem uma encomenda para uma festa infantil para 30 pessoas daqui a 3 dias e outra um casamento para 100 convidados daqui a 7 dias.

Pelo critério da urgência, mesmo sendo uma encomenda menor, a festa infantil deve ser priorizada.

 Segue escala:

5. Extremamente urgente: precisa de uma solução instantânea.

4. Muito urgente: quanto mais rápido solucionar, melhor.

3. Urgente: deve ser solucionado assim que possível.

2. Pouco urgente: possui um prazo para realização.

1. Sem urgência: não precisa se apressar.

 3.   Tendência

A tendência procura avaliar o agravamento de um problema, quando algo começa pequeno, mas se nada for feito, ele acaba aumentando.

Por exemplo: um computador que está travando, a princípio não é uma prioridade. Contudo, se não houver manutenção, pode ser que ele acabe parando de vez.

A classificação é:

5. Piora rapidamente: exige uma ação imediata.

4. Piora a curto prazo: se agrava rapidamente.

3. Piora a médio prazo: se demorar muito, causa complicações.

2. Piora a longo prazo: irá complicar lentamente.

1. Sem tendência a piorar: não ocasiona transtornos.

Como fazer uma matriz?

Agora que você já entende o que compõe a Matriz GUT é hora de colocá-la em prática.

A ela pode ser usada de forma individual ou coletiva, no segundo caso basta se reunir a sua equipe e seguir as etapas:

Etapa 1: Liste os tópicos que precisam de atenção

O primeiro passo é colocar em um papel, ou numa planilha Excel quais são os problemas, projetos e ações que você precisa gerenciar.

Etapa 2: Defina a pontuação para cada item da planilha

Neste momento você dá uma nota individual para cada situação levantada conforme os 3 componentes da Matriz GUT (gravidade; urgência e tendência).

Por exemplo, um dos problemas apontados é a sobrecarga de trabalho dos colaboradores, seguindo os critérios foi determinado as notas:

  • G:2

  • U:3

  • T:4

Etapa 3: Calcule os resultados e defina as prioridades

Para calcular basta multiplicar as notas: gravidade x urgência x tendência. Quanto maior a nota, maior será a prioridade.

Ao final você terá uma planilha assim:

 

Caso dê o mesmo resultado e você não possuir recursos para solucionar a questão ao mesmo tempo, a estratégia é decidir com a equipe o que deve ser priorizado, ou, utilizar outra técnica como a Matriz de Eisenhower.

Por que usar a Matriz GUT?

Uma das maiores vantagens desta ferramenta é a facilidade de uso, você só precisa de um quadro e saber multiplicação.

Por esse motivo, pode ser utilizada em qualquer setor de uma empresa, de forma individual, coletiva ou até na sua vida pessoal.

Ainda é uma estratégia para reduzir os desperdícios, visto que você foca no que pode trazer mais prejuízo para empresa.

Por último, ajuda a diminuir o estresse dos problemas, pois, seguindo um método tudo fica mais claro e você consegue tomar a melhor decisão com confiança e eficiência.

Mas lembre-se: a Matriz GUT ajuda a priorizar as tarefas, o trabalho ainda precisa ser feito.

Como montar um plano de ação?

Agora que você já tem as suas prioridades em mãos, pode surgir a dúvida: o que fazer?

Então, separei dicas para você criar um plano de ação e solucionar a suas prioridades:

Liste as tarefas necessárias

Seguindo a situação colocada no exemplo da Matriz GUT “falta de produtos em estoque”, defina quais são as atividades necessárias para resolver este problema:

  • Fazer um levantamento da quantidade de produtos necessária.

  • Entrar em contato com o fornecedor.

  • Confirmar com o financeiro se há orçamento disponível para repor o estoque.

Se uma tarefa for muito grande você pode separá-las em itens menores, facilitando o gerenciamento.

Delegue os responsáveis

Confie uma tarefa para cada membro da equipe.

É muito importante não sobrecarregar ninguém. Por isso, avalie a complexidade das atividades e tente distribuir da maneira mais igualitária possível.

Estabeleça prazos

Crie prazos realistas para o cumprimento das atividades, assim, não há o risco de a tarefa não ser concluída.

Para isso, converse com o responsável pela execução e escolha uma data limite que seja boa para os dois.

Monte uma representação visual do plano

Ter um quadro com as atividades e os prazos, irá facilitar a comunicação e organização da equipe. Também é uma maneira de motivar o time a cumprir o programado.

Acompanhe as ações

Para garantir que tudo seja cumprido no prazo, é importante monitorar o andamento das atividades.

Desta maneira, você sabe se algo não está indo conforme o planejado, se um colaborador está com dificuldades e corrigir quando algo está errado.

Você pode fazer o acompanhamento através de relatórios semanais ou reuniões periódicas.

Preveja problemas

Como diz o ditado: “é melhor prevenir do que remediar”. Então presumir o que pode dar errado e ter um plano B é fundamental para não ser pego de surpresa.

Bom trabalho e grande abraço.

Adm. Rafael José Pôncio




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        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

domingo, 9 de março de 2014

Entenda quando o erro é aceitável e supere o medo de errar


O medo de errar te limita? Como você lida com as suas falhas e os erros dos outros? 


Atualmente, vivemos no mundo corporativo um contexto dúbio e, de alguma forma, até incoerente. Enquanto as empresas buscam e valorizam a inovação, o posicionamento ativo e proativo e a atitude empreendedora, ainda existe uma cultura organizacional pautada na punição diante de qualquer falha, em que o medo de errar está enraizado no padrão de comportamento dos colaboradores. 


Dessa forma, a capacidade de experimentação é tolhida e as pessoas tendem a insistir nos mesmos padrões e processos, sem qualquer questionamento ou iniciativa de fazer diferente, ou apresentar novas soluções. Afinal, existe receio e a ideia de que errar é sinônimo de algo negativo e passível de algum tipo de repreensão superior. 


Porém, o erro pode ser fonte de aprendizado e nem todo erro é igual. Entenda os tipos de erros existentes, o que deve ser evitado, quando o erro é aceitável e quando ele é importante para gerar crescimento. Acompanhe a leitura e domine o medo de errar!

Como o medo de errar pode impactar o desenvolvimento de pessoas e negócios

Como mencionei, a perspectiva da inovação é uma das coisas mais valorizadas pelas empresas nos dias de hoje. Não é para menos. A cada dia, ideias disruptivas vêm mudando padrões de comportamento e revolucionando mercados. Assim, é preciso estar aberto para o novo e se permitir testar novas possibilidades. A questão é que nem tudo vai dar certo. Ou seja, pessoas cometerão erros. 


No entanto, se qualquer tipo de falha for condenada e repreendida, dificilmente as pessoas se arriscarão a experimentar e a propor ideias novas. Isso tende a minar o processo criativo e a postura proativa, o que afetará o desenvolvimento, tanto da empresa quanto do colaborador. 

A importância do erro para o aprendizado

Nesse sentido exposto acima, podemos dizer que erros são essenciais para o aprendizado e fazem parte de processos de inovação. A partir deles, ideias podem ser aprimoradas e desenvolvidas. Além disso, eles podem contribuir para elaboração de soluções a partir de problemas detectados e até para o surgimento de novos projetos. 

Os tipos de erros

Não podemos colocar todos os erros no mesmo pacote. Apesar de defender que não devemos condenar as falhas, gerando ansiedade, medo e desmotivação nos colaboradores, também acredito que não devemos ser coniventes com todo tipo de erro, criando uma cultura relapsa e descompromissada — o que será outro problema. 


Além disso, é importante evitar insistir em um mesmo erro repetitivamente com a desculpa do aprendizado. Isso não faz sentido e é inútil. Classifico então a seguir alguns tipos de erros com o propósito de orientá-lo melhor nessa empreitada de gerenciar falhas. 

Erro evitável

São erros causados por falta de atenção, desvios de conduta, falta de capacidade e inadequação para executar o trabalho. São fáceis de serem identificados, corrigidos e prevenidos por meio de treinamento e orientação.  

Erro aceitável

Geralmente são erros decorrentes de situações complexas e imprevisíveis, ou devido à complexidade de um processo, e, muitas vezes, são inevitáveis. No entanto, podem gerar aprendizado e até uma vantagem competitiva para a empresa.

Erro inteligente

São os erros considerados benéficos, que ficam na fronteira entre o conhecimento e a inovação. Isso porque é um risco exigido para se chegar a um determinado resultado, que poderá ser essencial para o crescimento do negócio. 

Maneiras de melhorar a gestão de falhas e lidar com os erros

Agora que já compreende melhor com quais erros podemos lidar, confira ações para administrar melhor essa relação com a falha, seja quando ela for sua ou de terceiros. 

Reconheça o erro e parta para a ação

Não fique buscando desculpas, nem apontando culpados. Isso não soluciona nada. O ideal é detectar o erro rapidamente, admitir que a estratégia falhou e agir. Nem tudo está perdido. Analise o que deu errado e como o problema pode ser corrigido e evitado no futuro. 

Entenda que falhas acontecem mesmo quando há planejamento

Por mais frustrante que isso possa ser, precisamos entender que nem sempre é possível prever tudo e que erros podem acontecer mesmo quando há planejamento e organização nos mínimos detalhes. Alguns cenários podem ser incertos e dependerem de inúmeros fatores que não estão em seu controle. 

Estimule a cultura do aprendizado e incentive a postura de coragem diante das situações adversas

Para os que ocupam cargos de gestão e liderança, reforço que precisamos mudar essa mentalidade em relação ao medo de errar entre as equipes e instaurar um novo comportamento que estabeleça uma maior tolerância a falhas. 


Nesse sentido, é importante que as pessoas se sintam confortáveis em compartilhar e expor seus erros e busquem aprender com eles. Incentivaremos, dessa forma, uma cultura de aprendizado, incorporando e normalizando a possibilidade de falhas como parte do processo. 

Encare o erro com equilíbrio

Esse é um grande desafio para as pessoas que não admitem errar e tem dificuldade de aceitar a máxima de que “errar é humano”. Não é mesmo fácil, ainda mais para pessoas perfeccionistas. 


Além disso, as circunstâncias atuais também não ajudam, já que somos constantemente exigidos pelo ritmo frenético das mudanças e a competitividade no mercado. Entretanto, é necessário encontrar um equilíbrio, aceitar a vulnerabilidade e repensar a postura diante dos erros, sem negligenciar as entregas, ou jogar tudo para o alto. Ou seja, nem 8, nem 80. Comprometer-se é importante, mas não devemos ser tão duros e inflexíveis conosco, ou com os outros. Afinal, em alguns casos, erros são inevitáveis e até necessários.


Como vimos, o medo de errar no ambiente de trabalho pode paralisar e até comprometer o desenvolvimento de pessoas em empresas. Mas ele não é infundado. De fato, existe uma cultura organizacional punitiva que contribui para isso e que determina que erros jamais podem ser cometidos, fazendo com que as pessoas evitem ousar e questionar padrões. Conclusão Todo profissional deve ser bom no seu ofício - é um requisito básico, e neste grupo errar por falta de propósito, atenção, falta de foco e presença ou por conta do automatismo - isso é inaceitável numa organização e na condição humana de si mesmo, porém existe outro grupo, que ao errar dentro da tentativa de inovações, um processo novo de ofício, um método novo imposto por circunstâncias de mercado, dentre outras formas de força maior, então isso deve ser aceitável pela organização, pelo colaborador, inclusive ao perfeccionista entender que isso é temporário até incorporar o novo. Se desejamos mudar essa mentalidade, precisamos encontrar um equilíbrio ao lidar com as falhas, adotar uma postura de coragem e separar o “joio do trigo”, já que os erros não são todos iguais e não devem ser encarados da mesma forma.


E você? O que tem a dizer sobre isso? Bom trabalho e grande abraço.


Adm. Rafael José Pôncio



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Curva de Aprendizagem: como ela funciona e como aprimorá-la


        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.       

quarta-feira, 19 de fevereiro de 2014

Resolva problemas com o Diagrama de Ishikawa

A solução para um problema está na sua causa. Este é o princípio que rege o Diagrama de Ishikawa. Para saber como ele funciona, continue a leitura.

Resolva problemas com o Diagrama de Ishikawa

Apresento uma Ferramenta ADM que irá facilitar a sua vida: o Diagrama de Ishikawa. Ele te ajudará a encontrar a razão para os problemas que surgem durante o dia a dia do seu negócio.

Mas antes, quem é Ishikawa?

Kaoru Ishikawa (1915 – 1989) foi um Engenheiro Químico que teve a sua vida dedicada a difundir o conceito da qualidade no seu país de origem, o Japão e consequentemente, no mundo.

Ele acreditava na “Revolução do Pensamento”, práticas para revitalizar a indústria japonesa, melhorar a qualidade dos produtos e consequentemente a competitividade no mercado internacional.

Ele foi o criador das 7 Ferramentas da Qualidade, utilizadas até hoje. São elas:

  • Cartas de Controle;

  • Diagrama de Ishikawa;

  • Diagrama de Pareto;

  • Fluxogramas;

  • Folhas de verificação;

  • Gráficos de dispersão;

  • Histogramas.

Dentre elas, destaco o Diagrama de Ishikawa, considerado o seu maior legado.

Como criar o Diagrama de Ishikawa?

Esta ferramenta, que recebe outros nomes como: Diagrama Espinha de Peixe; Diagrama Causa e Efeito ou Diagrama dos 6Ms, e pode servir para vários propósitos. 

A filosofia do Diagrama de Ishikawa é assim: cada problema possui uma causa, resolvendo a causa, você resolverá o efeito (problema).

Então onde tiver um obstáculo você pode utilizar a técnica para encontrar a solução.

Os 6Ms

Para desenhar um Diagrama de Ishikawa você precisa conhecer os 6Ms. Elas são as causas mais comuns para os problemas. Como todas começam com M, ganharam este nome.

Mão de obra

Os colaboradores não realizaram as tarefas adequadamente? Houve uma falha humana? Se a resposta for sim, é importante verificar o que originou o problema.

Por exemplo: o funcionário solicitou mais produtos ao fornecedor do que o necessário.

As causas são diversas: distração no momento de digitar, má orientação do gestor, problemas pessoais, desmotivação, falta de treinamento...

Máquina

Os equipamentos também provocam transtornos, por exemplo, o computador que pifa e todas as folhas de pagamento ficam perdidas.

As causas prováveis são falta de manutenção ou o mau uso, o que além de atrasar os processos, pode gerar um alto custo para empresa.

Materiais

São as matérias-primas ou outros produtos essenciais para o funcionamento da empresa.

Os problemas podem surgir de atrasos na entrega, excesso de materiais ou perda de produtos.

Por exemplo: se uma costureira não tem o tecido que a cliente deseja, ela não consegue fazer a roupa encomendada.

Medidas

As medidas podem ser as métricas usadas para monitorar e avaliar os processos. É como a frase de Abraham Maslow: “Para quem só sabe usar o martelo, todo problema é prego”.

Por isso é importante verificar se a maneira de analisar os resultados condiz com o que se pretende avaliar.

Também as medidas estão relacionadas às tomadas de decisões. Por exemplo: uma estratégia de marketing inadequada, pode ser a causa da queda nas vendas.

Meio ambiente

No Diagrama de Ishikawa esta causa está relacionada tanto ao ambiente interno, quanto externo.

No ambiente interno estão: o excesso de barulho, a falta de espaço, o ar condicionado que não funciona de maneira adequada.

Já na parte externa estão problemas como: uma queda de luz no bairro, uma tempestade, manutenções na rede de água.

Método

A maneira com que as atividades são realizadas também podem causar problemas.

Por exemplo: um restaurante usa comandas de papel para fazer o controle dos pedidos, contudo, às vezes as comandas se perdem e os clientes ficam irritados.

Neste caso, mudar para um sistema digital pode ser a solução.

Passo a passo para montar a espinha de peixe

Agora que você já sabe o que compõe o Diagrama de Ishikawa é hora de estruturá-lo:

Passo 1: Determine o problema

Neste primeiro momento é fundamental que seja algo específico e objetivo, para não ficar difícil definir qual é a causa. Logo a ideia é que seja resolvido um problema por vez.

Por exemplo: em uma loja de cosméticos 10% dos cremes para barbear passaram da validade e tiveram de ser descartados.

Agora, você coloca o problema em uma ponta e traça uma linha horizontal.

Passo 2: Acrescente as causas

Agora você se reúne com a equipe e levanta quais são as possíveis causas para este problema. Para isso se baseie nos 6Ms do tópico anterior.

Seguindo o exemplo já citado, os motivos seriam:

  • Materiais: foram comprados mais cremes de barbear do que o necessário.

  • Mão de obra: a pessoa responsável não conferiu a validade.

  • Método: falta um sistema de controle de estoque.

Faça linhas verticais transpassando a linha horizontal na ponta você coloca os “Ms” e abaixo descreva a causa.

Vale destacar que nem sempre o problema terá 6 causas, o mais importante é que todas as possibilidades sejam levantadas, para assim encontrar o motivo.

O Diagrama de Ishikawa deve ficar conforme o exemplo abaixo:

Passo 3: Destaque o motivo principal

Dentre das causas levantadas pela equipe, defina o que foi crucial para que este problema acontecesse. Pode ser uma ou mais causas.

Na loja de cosméticos, a equipe definiu que o principal problema foi a falta de um sistema de controle de estoque.

Passo 4: Trace um plano de ação

Agora que você já tem as principais causas, é hora de criar uma estratégia para a solução.

Este é o momento de definir os responsáveis, as atividades e o prazo para a resolução do problema.

Para que usar o Diagrama de Ishikawa?

As principais vantagens deste modelo são:

 1.   Fácil entendimento

Ishikawa criava ferramentas que todos da empresa pudessem compreender, do diretor até o operário. Por isso, o visual é simples e de certa forma divertido, pois lembra o formato de um peixe.

Também é descomplicado e bem rápido de montar, por isso, você não precisa de muito tempo para criar o diagrama e pode focar na solução dos problemas.

2.   Análise global

Um problema dificilmente terá só uma causa, então o Diagrama de Ishikawa procura elencar todos os motivos e delegar para o setor responsável resolver. Assim, diminui as chances do problema voltar a acontecer.

Ainda, o modelo é bem versátil, por isso, pode ser usado por diferentes tipos de empresas e setores.

3.   Envolvimento da equipe

Para que as razões do problema sejam encontradas é preciso que todos os colaboradores pensem em conjunto, o que fortalece o espírito de equipe e agiliza a solução.

 

Então, já conhecia o Diagrama de Ishikawa? Vai aplicá-lo no seu negócio?

Bom trabalho e grande abraço.

Adm. Rafael José Pôncio


        Reprodução permitida, desde que mencionado o Nome do Autor e o link fonte.