A solução para um problema está na sua causa. Este é o princípio que rege o Diagrama de Ishikawa. Para saber como ele funciona, continue a leitura.
Resolva problemas com o Diagrama de Ishikawa
Apresento uma Ferramenta ADM que irá facilitar a sua vida: o Diagrama de Ishikawa. Ele te ajudará a encontrar a razão para os problemas que surgem durante o dia a dia do seu negócio.
Mas antes, quem é Ishikawa?
Kaoru Ishikawa (1915 – 1989) foi um Engenheiro Químico que teve a sua vida dedicada a difundir o conceito da qualidade no seu país de origem, o Japão e consequentemente, no mundo.
Ele acreditava na “Revolução do Pensamento”, práticas para revitalizar a indústria japonesa, melhorar a qualidade dos produtos e consequentemente a competitividade no mercado internacional.
Ele foi o criador das 7 Ferramentas da Qualidade, utilizadas até hoje. São elas:
Cartas de Controle;
Diagrama de Ishikawa;
Diagrama de Pareto;
Fluxogramas;
Folhas de verificação;
Gráficos de dispersão;
Histogramas.
Dentre elas, destaco o Diagrama de Ishikawa, considerado o seu maior legado.
Como criar o Diagrama de Ishikawa?
Esta ferramenta, que recebe outros nomes como: Diagrama Espinha de Peixe; Diagrama Causa e Efeito ou Diagrama dos 6Ms, e pode servir para vários propósitos.
A filosofia do Diagrama de Ishikawa é assim: cada problema possui uma causa, resolvendo a causa, você resolverá o efeito (problema).
Então onde tiver um obstáculo você pode utilizar a técnica para encontrar a solução.
Os 6Ms
Para desenhar um Diagrama de Ishikawa você precisa conhecer os 6Ms. Elas são as causas mais comuns para os problemas. Como todas começam com M, ganharam este nome.
Mão de obra
Os colaboradores não realizaram as tarefas adequadamente? Houve uma falha humana? Se a resposta for sim, é importante verificar o que originou o problema.
Por exemplo: o funcionário solicitou mais produtos ao fornecedor do que o necessário.
As causas são diversas: distração no momento de digitar, má orientação do gestor, problemas pessoais, desmotivação, falta de treinamento...
Máquina
Os equipamentos também provocam transtornos, por exemplo, o computador que pifa e todas as folhas de pagamento ficam perdidas.
As causas prováveis são falta de manutenção ou o mau uso, o que além de atrasar os processos, pode gerar um alto custo para empresa.
Materiais
São as matérias-primas ou outros produtos essenciais para o funcionamento da empresa.
Os problemas podem surgir de atrasos na entrega, excesso de materiais ou perda de produtos.
Por exemplo: se uma costureira não tem o tecido que a cliente deseja, ela não consegue fazer a roupa encomendada.
Medidas
As medidas podem ser as métricas usadas para monitorar e avaliar os processos. É como a frase de Abraham Maslow: “Para quem só sabe usar o martelo, todo problema é prego”.
Por isso é importante verificar se a maneira de analisar os resultados condiz com o que se pretende avaliar.
Também as medidas estão relacionadas às tomadas de decisões. Por exemplo: uma estratégia de marketing inadequada, pode ser a causa da queda nas vendas.
Meio ambiente
No Diagrama de Ishikawa esta causa está relacionada tanto ao ambiente interno, quanto externo.
No ambiente interno estão: o excesso de barulho, a falta de espaço, o ar condicionado que não funciona de maneira adequada.
Já na parte externa estão problemas como: uma queda de luz no bairro, uma tempestade, manutenções na rede de água.
Método
A maneira com que as atividades são realizadas também podem causar problemas.
Por exemplo: um restaurante usa comandas de papel para fazer o controle dos pedidos, contudo, às vezes as comandas se perdem e os clientes ficam irritados.
Neste caso, mudar para um sistema digital pode ser a solução.
Passo a passo para montar a espinha de peixe
Agora que você já sabe o que compõe o Diagrama de Ishikawa é hora de estruturá-lo:
Passo 1: Determine o problema
Neste primeiro momento é fundamental que seja algo específico e objetivo, para não ficar difícil definir qual é a causa. Logo a ideia é que seja resolvido um problema por vez.
Por exemplo: em uma loja de cosméticos 10% dos cremes para barbear passaram da validade e tiveram de ser descartados.
Agora, você coloca o problema em uma ponta e traça uma linha horizontal.
Passo 2: Acrescente as causas
Agora você se reúne com a equipe e levanta quais são as possíveis causas para este problema. Para isso se baseie nos 6Ms do tópico anterior.
Seguindo o exemplo já citado, os motivos seriam:
Materiais: foram comprados mais cremes de barbear do que o necessário.
Mão de obra: a pessoa responsável não conferiu a validade.
Método: falta um sistema de controle de estoque.
Faça linhas verticais transpassando a linha horizontal na ponta você coloca os “Ms” e abaixo descreva a causa.
Vale destacar que nem sempre o problema terá 6 causas, o mais importante é que todas as possibilidades sejam levantadas, para assim encontrar o motivo.
O Diagrama de Ishikawa deve ficar conforme o exemplo abaixo:
Passo 3: Destaque o motivo principal
Dentre das causas levantadas pela equipe, defina o que foi crucial para que este problema acontecesse. Pode ser uma ou mais causas.
Na loja de cosméticos, a equipe definiu que o principal problema foi a falta de um sistema de controle de estoque.
Passo 4: Trace um plano de ação
Agora que você já tem as principais causas, é hora de criar uma estratégia para a solução.
Este é o momento de definir os responsáveis, as atividades e o prazo para a resolução do problema.
Para que usar o Diagrama de Ishikawa?
As principais vantagens deste modelo são:
1. Fácil entendimento
Ishikawa criava ferramentas que todos da empresa pudessem compreender, do diretor até o operário. Por isso, o visual é simples e de certa forma divertido, pois lembra o formato de um peixe.
Também é descomplicado e bem rápido de montar, por isso, você não precisa de muito tempo para criar o diagrama e pode focar na solução dos problemas.
2. Análise global
Um problema dificilmente terá só uma causa, então o Diagrama de Ishikawa procura elencar todos os motivos e delegar para o setor responsável resolver. Assim, diminui as chances do problema voltar a acontecer.
Ainda, o modelo é bem versátil, por isso, pode ser usado por diferentes tipos de empresas e setores.
3. Envolvimento da equipe
Para que as razões do problema sejam encontradas é preciso que todos os colaboradores pensem em conjunto, o que fortalece o espírito de equipe e agiliza a solução.
Então, já conhecia o Diagrama de Ishikawa? Vai aplicá-lo no seu negócio?
Bom trabalho e grande abraço.
Adm. Rafael José Pôncio
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