segunda-feira, 4 de março de 2013

Prof. Rafael José Pôncio - A estratégia de escolher o que não fazer: como definir a lista de prioridades no trabalho


Para empreendedores, gerenciamento de tempo é uma habilidade essencial. Em uma área em que se acumulam responsabilidades e funções, principalmente no início da jornada empreendedorial, a sensação mais comum é a de carregar o mundo nas costas. São muitas demandas e tarefas e o esgotamento logo alerta para a necessidade de se fazer escolhas e estipular uma lista de prioridades na rotina de trabalho.
Mas, como definir prioridades quando tudo parece urgente? Como estabelecer o que é mais importante e que atividades podem ser deixadas para depois ou até eliminadas da rotina? 
A questão é que, muitas vezes, trabalhamos no modo “apagador de incêndio”, lidando o tempo todo com urgências ou em função das prioridades dos outros. Assim, fica difícil cumprir as tarefas que realmente serão produtivas e trarão resultados concretos para o negócio a curto, médio e longo prazo. Por essa razão, é indispensável desenvolver estratégias para definir prioridades e trabalhar com mais foco. 
Neste artigo, quero ajudá-lo a compreender como estabelecer o que é importante no seu dia a dia e a fazer escolhas mais inteligentes para ser mais produtivo. Confira!

Como identificar o que é prioritário?

Sim, é difícil. Quando temos a responsabilidade de gerir o próprio negócio tudo parece urgente e precisa ser resolvido “para ontem”. Mas, o que é importante e deve ter prioridade na lista? 
Um dos nossos maiores erros, e o que dificulta a identificação das prioridades, é justamente essa tendência que temos de acharmos que tudo é caso de urgência. Na verdade, existe uma diferença entre o que é importante e o que é urgente e geralmente fazemos confusão com os dois termos e não conseguimos definir o que fazer primeiro. Entenda a diferença a seguir. 

Urgente X Importante

O que é urgente é algo mais raro e deve ser resolvido o mais rápido possível. Caso contrário, pode acarretar consequências graves e prejudicar o negócio. Já o que é importante é mais abrangente. Não é algo que precisa ser feito o quanto antes — não haverá nenhum impacto se for feito em outro momento —, mas é algo fundamental para o seu negócio e sua execução contribuirá para o resultado. 

Quando a melhor estratégia é não fazer

Nesse contexto de definir o que é ou não é importante, a realidade é que existe uma infinidade de tarefas que “roubam” nosso tempo e comprometem a nossa produtividade. Na vida corporativa, há várias atividades que julgamos ser fundamentais, mas que são muitas vezes dispensáveis, como o exemplo clássico de reuniões intermináveis e improdutivas que poderiam ter sido resolvidas através de um e-mail. Nesse sentido, é importante ter a sabedoria de identificar o que pode ser descartado e eliminado de uma rotina já tão atribulada. 

O que é o Princípio de Pareto e como ele pode ajudar?

Você já conhece o Princípio de Pareto? O Princípio de Pareto, também conhecido como Princípio 80/20, estabelece uma relação entre causa e efeito, determinando que 80% das consequências são provenientes de 20% das causas. Essa teoria pode ser replicada em diversas áreas, inclusive na produtividade. 
Isso quer dizer que 20% das tarefas que executamos são responsáveis por 80% dos resultados que alcançamos. Desse modo, esses 20% devem ser as nossas prioridades. Por isso é tão importante defini-las com estratégia e inteligência, já que virão delas os nossos melhores resultados.
Sabe aquela frustração de fazer uma lista enorme e chegar ao fim do dia esgotado e não cumprir nem a metade, mesmo com a sensação de ter passado o dia ocupado? Isso acontece porque geralmente gastamos grande parte do nosso tempo e nossa energia com atividades secundárias, que não são importantes. Assim, se tivermos foco e direcionarmos os nossos esforços para as ações certas, ganharemos em produtividade e resultado. 

Como estabelecer uma lista de prioridades e ser mais produtivo?

Muita gente reclama que não é organizado e que não sabe fazer uma boa gestão do tempo no trabalho. A boa notícia é que essa é uma habilidade que pode ser desenvolvida. E para o empreendedor aprender a definir prioridades é até uma questão de sobrevivência. Com as estratégias certas, é possível vencer essa batalha. Veja só!

Escolha um método de organização

Pessoas pensam e tem lógicas diferentes para se organizar. Por isso, um método que é bom para um pode não ser bom para outro. Planners, agenda do Google, listas de papel, aplicativos de organização, quadros… cada um se adapta melhor a um recurso. Entenda o que funciona melhor para você. Não importa qual, mas ter um método de organização é fundamental para visualizar todos os compromissos e tarefas e só então definir o que é prioritário a cada dia. 

Tenha uma visão clara das suas tarefas e metas

Quando se tem muita coisa para fazer é normal ficar confuso e não conseguir “enxergar” claramente como as tarefas devem ser hierarquizadas. Por isso, bato na tecla da escolha de uma ferramenta de organização eficiente. Vários recursos podem auxiliar nesse objetivo, como o uso de post-its em conjunto com um quadro ou parede, por exemplo.
O importante é assumir o controle da sua jornada empreendedora, isso é bem diferente do jargão "matar um leão por dia".

Identifique qual será seus 20% de foco

Utilizando a estratégia do Princípio de Pareto, lembre-se que otimizar o seu tempo e focar nas tarefas certas contribuirá para maximizar o seu potencial e seus resultados. Não é interessante gastar energia com atividades irrelevantes, que podem te dar a falsa sensação de estar sendo produtivo. 

Estabeleça um prazo fictício 

Se você tivesse um prazo menor para executar a sua lista de tarefas, quais seriam as escolhidas? Essa é uma boa tática para estabelecer prioridades. As atividades selecionadas tendem a ser as mais importantes. Prazos muito confortáveis podem atrapalhar a conclusão de tarefas em vez de ajudar, principalmente entre os procrastinadores. Portanto, determine um prazo para si mesmo para ajudá-lo a elencar o que deve ser feito primeiro. 

Aprenda a dizer não 

Tanto no empreendedorismo quanto no ambiente corporativo somos propensos a lidar com as demandas e com as prioridades dos outros. No entanto, é preciso estar sempre atento ao limite do acúmulo de compromissos e aprender quando recusar novas responsabilidades. Lembre-se que as suas prioridades é que sempre devem estar em primeiro lugar.
Existem pessoas que são exímias em passar o abacaxi, são verdadeiros "sanguessugas" na arte de terceirizar responsabilidades e muitos incautos não sabem dizer não! Portanto, avaliar se uma prioridade é realmente sua é necessário!
Quando vamos definir a nossa lista de prioridades, é importante termos em mente que não podemos passar a vida apagando incêndios. Com essa mentalidade de que tudo é urgente, nunca seremos de fato produtivos e nem construiremos um negócio de valor, com resultados concretos. Afinal, estaremos sempre exaustos. Qual vai ser a sua estratégia para mudar esse jogo?
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio



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