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Alcançar a eficiência nos seus negócios é um grande desafio para muitos empreendedores, no entanto, ferramentas como o Procedimento Operacional Padrão podem contribuir muito para atingir os melhores resultados.
Neste texto você conhecerá tudo sobre o POP e como ele irá te ajudar a alcançar ainda mais eficiência nos seus projetos.
O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?
O Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como o POP, funciona como um manual para que os colaboradores de uma empresa saibam qual a melhor forma de executar as tarefas e assim garantir a qualidade dos produtos e serviços.
Neste manual são descritos todos os detalhes e etapas para os procedimentos, bem como quem serão os responsáveis pela ação, servindo como um norte para os processos de uma determinada organização.
Ele é bastante utilizado em hospitais, farmácias, laboratórios e demais atividades que necessitam de uma alta precisão, mas também pode ser aplicado em outros negócios, para registrar como é fabricada uma determinada peça de roupa, por exemplo.
Por que utilizar o POP?
O Procedimento Operacional Padrão pode ter muitas funcionalidades para uma empresa que necessite padronizar determinadas tarefas, entre os benefícios da ferramenta estão:
Otimizar os processos
Ao estabelecer um passo a passo detalhado de todas as tarefas, os funcionários poderão executar as atividades da forma mais rápida possível, poupando tempo na execução. Além disso, diminui as chances de haver falhas na execução das atividades, tornando os resultados mais eficientes.
Facilitar o treinamento dos colaboradores
O Procedimento Operacional Padrão também serve para orientar os novos integrantes da equipe, sendo um suporte para capacitações. Outra funcionalidade é caso se o colaborador responsável por aquela atividade não estiver presente na empresa, com o auxílio do POP outro funcionário capacitado pode executar aquela função.
Garantir a segurança para os funcionários
Como os processos bem organizados e estruturados em uma passo a passo prático, as chances de ocorrer erros ou acidentes reduz consideravelmente, aumentando a segurança dos colaboradores na realização das atividades.
Ofertar o melhor produto/serviço para os clientes
Como há uma certa rigidez e meticulosidade no processo de criação dos produtos ou execução do serviço, o consumidor tem a garantia de receber exatamente o que lhe foi ofertado pelo vendedor, o que torna a imagem da empresa muito confiável.
Se adequar às normas e legislações vigentes
Dependendo da natureza do seu negócio, há normas específicas que a empresa deve cumprir, na criação do POP estes critérios já estarão incluídos no processo, facilitando a adequação da empresa às normas.
Tipos mais conhecidos de Procedimento Operacional Padrão
Há diferentes tipos de POP que variam de acordo com a necessidade de cada empresa, mas para te ajudar melhor a compreender como funciona esta ferramenta seguem alguns dos modelos mais comuns:
Qualidade: com o objetivo de realizar o controle da qualidade. Para isso, são descritos todos os parâmetros utilizados para assegurar a qualidade dos produtos ou serviços, desde a averiguação da matéria-prima até os testes finais.
Saúde e Segurança: já este tipo de Procedimento Operacional Padrão tem por foco deixar o ambiente de trabalho seguro e minimizar os riscos de acidentes para funcionários e clientes como o uso de EPI (equipamento de proteção individual) e EPC (equipamento de proteção coletiva).
Produção: para garantir a qualidade do produto durante a sua fabricação, sendo muito utilizados no ramo da manufatura e em casos de serviços rotativos, onde um funcionário acaba substituindo o outro.
Armazenamento: a fim de indicar a melhor forma de guardar os produtos e assim preservar a sua qualidade, neste documento estarão presentes as normas de limpeza, temperatura correta, data de validade, etc.
Manutenção: descreve os processos necessários para os cuidados preventivos com equipamentos e instalações, mantendo um cronograma de manutenção e aumentando a vida útil do maquinário.
Como fazer um Procedimento Operacional Padrão
A criação do POP fica geralmente a cargo dos gestores e diretores da empresa e departamentos, no entanto, é importante que colaboradores operacionais também participem para dar a suas opiniões para que o Procedimento Operacional Padrão seja mais realista e eficaz.
Não há nenhum modelo específico para fazer um Procedimento Operacional Padrão, porém há algumas etapas que não podem faltar no desenvolvimento do documento.
Pense nos objetivos do POP
Antes de começar é importante ter claro qual é o propósito deste novo procedimento operacional para a sua empresa, para desta forma montar um documento que de fato seja aplicável e traga resultados concretos.
Por exemplo: se o objetivo é padronizar a limpeza do escritório e manter o ambiente limpo, itens como onde armazenar os arquivos não devem ser incluídos.
Escolha o formato do POP
Nesta fase é o momento de escolher qual será o formato do Procedimento Operacional Padrão, os modelos mais comuns são:
Formato de etapas simples: geralmente composto por uma lista numerada com o passo a passo das atividades escritas em frases curtas e objetivas.
Formato de etapas hierárquicas: este modelo é mais utilizado quando há etapas que envolvem alguma tomada de decisão.
Fluxograma: é uma espécie de mapa do processo, delineando cada passo e já orientando qual será a próxima atividade, bem como o seu responsável.
Colete as informações
Antes de determinar como será o Procedimento Operacional Padrão é fundamental mapear a situação atual das atividades. Então neste momento é a hora de sentar com a equipe e analisar como as tarefas têm sido feitas e quais os pontos podem ser melhorados.
Defina o escopo
Estabelecer os limites do que estará ou não incluso no POP é importante para que ele se torne mais eficaz. Nesta etapa você pode identificar quais outros também estão envolvidos e se eles precisam fazer parte ou não do POP.
Escreva o POP
Agora é que de fato será criado o Procedimento Operacional Padrão, como já comentei há diferentes tipos de POP, porém, todos eles devem conter esses itens:
Nome do POP;
Responsável pela criação;
Local de execução;
Responsáveis pelas tarefas;
Materiais necessários;
Passo a passo do procedimento;
Perspectivas.
Revisão, teste e aprimoramentos
Após a criação do POP é hora de revisá-lo com toda a equipe, pedir para que eles façam as suas considerações e fazer as correções e ajustes necessários. Depois é hora de testar os procedimentos. Caso precise de correções repita a revisão até chegar a melhor versão do documento.
Bom trabalho e grande abraço.
Rafael José Pôncio, PROF. ADM.
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