Para quem trabalha no ramo com logística, a palavra FEFO não é desconhecida, ela trata do gerenciamento do estoque.
Muitos empreendedores se esquecem, mas o armazenamento tem um papel fundamental em boa parte dos negócios.
Afinal, é da venda dos produtos que a empresa obtém lucros, e não ter esse cuidado no armazenamento e controle dos insumos pode levar a empresa a ruína.
Então, segue um texto detalhando o sistema FEFO.
O que é o FEFO?
FEFO é um sistema de gerenciamento de estoque.
A sigla vem do inglês e significa “first expire, first out” ou em português, o “primeiro a vencer, o primeiro a sair”, por esta razão também é chamado PVPS.
Como o nome indica esta forma de guardar e controlar os produtos, utiliza sempre os itens que estão mais próximos da validade primeiro, independente de quando entraram no estoque.
Quando usar o FEFO?
Este modelo é muito utilizado em negócios que trabalham com produtos perecíveis ou que possuem uma alta rotatividade.
Exemplos:
Um restaurante trabalha com uma grande quantidade de produtos que estragam facilmente e precisa seguir rigorosamente as normas de validade, logo o FEFO é o mais indicado.
Também uma loja de roupas precisa ter um fluxo constante de peças. Afinal a cada estação uma nova coleção de produtos veem e nem sempre o que fez sucesso no ano passado, fará neste.
Além disso, as roupas podem sofrer danos se ficarem armazenadas por muito tempo.
Benefícios ao utilizar o FEFO
As maiores vantagens de utilizar este sistema são:
Diminui as perdas por vencimento
Como os produtos são utilizados seguindo a data de validade, as chances de que algo precise ser descartado por este motivo reduzem significativamente.
Logo, os itens precisam estar bem identificados, para não haver confusões nas requisições.
Maior controle da qualidade
Mesmo com todos os cuidados, produtos perecíveis como carnes e frutas perdem a qualidade se ficarem muito tempo armazenados.
Utilizando o sistema FEFO isso não acontece, portanto, a qualidade dos produtos será muito superior.
Inclusive, existem chefes de cozinha que preferem não ter cardápio fixo no restaurante para aproveitar os produtos mais frescos que encontrar disponíveis.
Melhora a gestão financeira
Com o estoque organizado neste modelo, a empresa sofre menos com a inflação e a deflação, já que os produtos ficam pouco tempo parados.
Como funciona o FEFO?
Colocar o FEFO em prática significa manter um controle rígido da data de validade.
Para isso é importante que o prazo de validade esteja bem visível em todos os produtos.
Então, o estoque não deve ser organizando segundo a ordem de chegada, mas conforme os lotes que estão para vencer.
Para facilitar a compreensão, segue um exemplo:
Uma farmácia recebeu no dia 5 de janeiro um lote 50 cartelas de remédios para dor de cabeça, com data de validade para 90 dias.
No dia 10 de janeiro ela recebeu de outro laboratório um segundo lote com 30 cartelas deste mesmo medicamento, com validade para 60 dias.
Já em 15 de janeiro a farmácia recebeu um terceiro lote com 20 cartelas do mesmo remédio, com validade para 30 dias.
No dia 16 de janeiro foram vendidas 10 cartelas do medicamento para dor de cabeça.
Pela regra do FEFO, as cartelas vendidas fazem parte do 3 lote, pois é considerado somente a validade do produto e não o recebimento das mercadorias.
Como aplicar o FEFO
Se você identificou o FEFO como o melhor método para gerenciar o seu estoque, segue um passo a passo para colocá-lo em prática:
Passo 1: Faça uma análise
Antes de aplicar o FEFO, é fundamental avaliar quais mudanças serão necessárias.
Por exemplo: uma reorganização do armazém.
Passo 2: Coloque uma pessoa no comando
É importante que uma pessoa fique responsável pelas mudanças, pode ser você mesmo ou quem já é o encarregado da logística.
Passo 3: Identifique os produtos
Agora vem a parte prática.
Utilize etiquetas padronizadas para identificar os produtos, paletes ou estantes.
Para isso você pode utilizar o sistema SKU (stock keeping unit ou unidade de manutenção de estoque).
SKU são códigos formados por letras e números que facilitam a gestão dos produtos. Em uma empresa cada produto possui um SKU (código) diferente que segue um padrão lógico.
Ele é geralmente composto por informações como: o fabricante, descrição do produto, tamanho, quantidade e cor.
Por exemplo: uma papelaria comercializa a “Caneta Esferográfica 10 Cores Bic Cristal Fashion”.
SKU: BICCEC10CO
Fabricante: BIC
Descrição do produto: CE
Quantidade:10
Cor: CO (colorido)
Desta maneira, fica mais simples identificar os produtos.
Passo 4: Tenha um sistema eficiente
Para ter um estoque ágil é importante ter um WMS (sistema de gerenciamento de armazém) que atenda às suas necessidades.
Passo 5: Cuide do estoque
Além da organização, o depósito precisa estar limpo e bem iluminado. Afinal, mesmo aplicando o FEFO, sem a atenção necessária os produtos acabaram estragando.
Passo 6: Faça treinamentos
Os funcionários devem conhecer e aprender a nova forma de estocagem.
Dicas para gerenciar o estoque
O estoque tem um papel importante no sucesso de um negócio. Afinal, perder uma venda por ruptura (falta de produto para venda) é uma falha grave.
Por isso separei 5 dicas para ter uma boa gestão.
1. Compre apenas o necessário
Quando vemos um produto em promoção, muitas vezes ficamos tentados a aproveitar.
Porém, vale lembrar que quanto mais produtos, mais necessidade de espaço e manutenção. Além disso, uma compra maior pode comprometer o capital de giro.
2. Faça inventários periodicamente
Inventários são as auditorias realizadas no estoque para verificar se o que está no sistema bate com a realidade.
Quando não são realizados de forma regular, aumentam-se os riscos de falta de produtos ou o maior problema do FEFO, passar do prazo de validade.
Então, é essencial que o gestor defina uma frequência para a vistoria.
3. Cuide da conversão
Para otimizar o espaço e facilitar a organização a maioria dos produtos são guardados em caixas. O problema acontece quando estas caixas não têm nenhum tipo de padronização.
Por exemplo: uma loja de esportes tem uma caixa com 10 bolas de tênis e outra tem 15. Se elas não forem registradas de forma correta, causará divergências.
4. Atualize as informações sempre
Além de conferir as mercadorias que entram e saem sempre. É fundamental atualizar o sistema imediatamente.
Pois, o funcionário pode acabar se esquecendo e levar a uma falta de controle.
5. Mantenha a segurança
Lembre-se: o estoque é um dos bens mais importantes de uma empresa, logo, deve ser bem cuidado.
Assim, instalar um sistema de segurança e controle de entradas e saídas é o primeiro passo para evitar furtos ou roubos.
Então, o que achou do FEFO? Ele é a ferramenta ideal para a gestão da sua empresa? Diga nos comentários!
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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