Conheça uma ferramenta que irá te ajudar a gerenciar os projetos da sua empresa e otimizar o tempo de execução, o Diagrama de Gantt
Saber a melhor forma de gerenciar projetos é sem dúvidas uma habilidade fundamental para os empreendedores, neste sentido ferramentas como o Diagrama de Gantt podem te ajudar.
Com ele é possível identificar tudo que precisa ser executado e organizar da melhor forma para colocar o projeto em prática.
Neste texto apresento a origem da ferramenta, os benefícios e como fazer o seu próprio Diagrama de Gantt.
O que é e como surgiu o Diagrama de Gantt?
O Diagrama de Gantt ou Gráfico de Gantt é um modelo visual para facilitar no gerenciamento de um projeto. Com ele é possível controlar as atividades a serem realizadas e o tempo necessário para executá-las.
A primeira versão da ferramenta foi desenvolvida pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki em 1896 e era chamado de Harmonograma, que buscava criar equipes harmoniosas através da representação gráfica dos processos.
O engenheiro norte-americano Henry Gantt se inspirou no modelo criado por Karol Adamiecki para criar um gráfico de barras em 1903, que ilustrava como seria o cronograma de um projeto industrial.
Embora o Diagrama de Gantt tenha sido usado pelo governo dos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial para planejar a produção de veículos de guerra, armamentos e munições, foi só com o desenvolvimento da tecnologia que o modelo passou a ser utilizado com mais frequência.
Isso porque como os ajustes no gráfico precisavam ser feitos a mão, eles demandavam muito tempo para serem executados.
As vantagens do Gráfico de Gantt
A ferramenta é uma ótima forma de criar e gerenciar projetos complexos, pois é fácil de compreender e visualizar, auxiliando na execução e monitoramento das atividades. Além disso, os outros benefícios são:
Distribuir as tarefas
Projetos grandes possuem várias tarefas conectadas umas às outras, com o Diagrama de Gantt é possível desmembrar as atividades em tarefas menores, simplificando a organização.
Também desta forma é mais fácil saber quem é responsável por cada tarefa e qual é o prazo de execução.
Atribuir responsáveis pelas atividades
No Diagrama de Gantt você pode incluir informações dos responsáveis por cada atividade, facilitando a comunicação entre os colaboradores e o gerenciamento do projeto.
Administrar a interdependência das atividades
Muitas vezes para começar uma tarefa, outra precisa ser concluída primeiro. Por exemplo: não é possível colocar o bolo para assar, antes de preparar a massa.
Por isso, é importante que o gestor tenha clara como as tarefas se relacionam para definir os prazos de início e término de cada uma.
Auxiliar na definição dos prazos de entrega
Como você tem uma listagem detalhada de todas as atividades que precisam ser executadas e a correlação entre elas, pode determinar quanto tempo será necessário para que cada tarefa seja realizada e até otimizar o trabalho, desenvolvendo duas tarefas que não estão relacionadas em simultâneo.
Facilitar o acompanhamento do projeto
Como o Diagrama de Gantt é uma ferramenta global, é mais simples que toda a equipe visualize o andamento do projeto e o gestor faça ajustes quando uma atividade demora mais tempo do que o planejado, por exemplo.
Quando utilizar a ferramenta?
Conheça as maneiras de aplicar o Diagrama de Gantt na gestão de atividades essenciais para qualquer empresa:
Lançamento de um novo produto
A visão global da ferramenta possibilita que você centralize todo o processo desde a criação até o lançamento do produto em um único lugar e tenha uma visão clara de como está o andamento.
Campanhas de marketing
Desenvolver uma campanha de marketing envolve várias atividades que necessitam de colaboração, coordenação e atenção aos detalhes. A aplicação da ferramenta neste caso contribui bastante na otimização e gerenciamento do processo.
Gerenciamento de custos
A ferramenta também pode ser utilizada para administrar os recursos da empresa ao longo do tempo. Neste caso, além das tarefas e a duração, também é contabilizado os gastos para a execução das atividades.
Como fazer um Diagrama de Gantt
Embora cada projeto tenha um gráfico distinto, existem algumas etapas necessárias para aplicar a ferramenta. Atualmente existem vários softwares que facilitam a criação, mas você pode utilizar o Excel e até papel e caneta.
O Diagrama também recebe o nome de gráfico, pois ele é baseado em dois eixos, um vertical e outro horizontal. O primeiro é onde são colocadas as atividades e no segundo o tempo (dias, semanas, meses, etc.).
No meio do gráfico a partir do eixo vertical são inseridas as barras que representam as tarefas de acordo com o tempo de execução. Para saber quais atividades estão relacionadas com as outras são colocadas setas curvas, conforme exemplo a seguir:
Mas antes de montar o seu próprio Diagrama de Gantt, é importante desenvolver essas 5 atividades:
1. Definir o tempo de duração
Para organizar o projeto é necessário saber qual será o tempo entre o início das atividades e a conclusão, logo, esse é o primeiro passo a ser dado.
2. Liste as tarefas
Para preencher o gráfico você precisa das informações, certo?
Por isso, você deve listar todas as atividades necessárias para a finalização do projeto. Se houver atividades muito amplas, você deve dividi-las em tarefas menores.
3. Identifique a relação entre elas
Agora é o momento de ordenar as tarefas. Se existem atividades que são interdependentes é fundamental que isso seja fácil de identificar na ferramenta.
Já atividades que não tem relação e podem ser executadas ao mesmo tempo, podem ser feitas em conjunto para diminuir o tempo de realização.
4. Determine os prazos e responsáveis
Com as tarefas organizadas você pode definir os prazos de execução de cada uma. Para isso, é importante considerar a complexidade da atividade e o número de pessoas envolvidas.
Por exemplo, se duas pessoas estão desempenhando a mesma tarefa, a tendência é que leve menos tempo que uma atividade individual.
Também é nesta etapa que é escolhido quem será o responsável, mesmo que seja uma atividade em grupo, é importante ter uma pessoa como referência.
5. Identifique os marcos
Os marcos são pontos fixos que auxiliam a equipe a organizar as prioridades, utilizados para verificar o andamento do projeto e indicar a equipe o que deve ser priorizado. Por exemplo: a entrega da primeira versão do trabalho para o cliente.
Dicas para utilizar o Diagrama de Gantt
Defina o caminho crítico: são tarefas que se atrasarem comprometem a data de conclusão do projeto, por isso, requerem mais atenção.
Deixe espaço para imprevistos: durante a execução do projeto é natural que sejam necessários fazer alguns ajustes e correções, então é importante deixar uma “margem de erro” para estas situações.
Utilizar cores: uma forma de facilitar a visualização é trabalhar com um esquema de cores que destaque as tarefas ou os responsáveis.
Disponibilize para toda a equipe: é importante que os colaboradores envolvidos tenham acesso às informações e possam tirar dúvidas quando necessário.
Então, você acha que o Diagrama de Gantt é a ferramenta certa para você utilizar na sua empresa?
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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