O método Kanban é uma ferramenta visual de fácil aplicação que pode ser utilizada na vida profissional e pessoal para gerir projetos.
Se você está precisando de mais organização em qualquer área da sua vida, prossiga com a leitura e aprenda como aplicar esta metodologia.
História do método Kanban
O método Kanban foi criado nas indústrias japonesas em 1940, mais especificamente na Toyota pelo engenheiro mecânico Taiichi Ohno.
Ele surgiu em contraponto ao sistema fordista que tinha como base a linha de produção, onde a fabricação era constante. Porém, com a crise de 1929, também chamada de “A Grande Depressão", este cenário mudou.
Como as pessoas já não tinham condições de comprar carros, os automóveis ficaram parados nas montadoras e concessionárias.
Vendo esta situação, o mercado japonês resolveu investir no oposto, ao invés de focar na produção, se concentrar no destino.
Neste modelo, a montagem só começa se já houver uma finalidade para aquele produto.
Por exemplo: uma fábrica recebe a demanda para a produção de 50 motores, as peças só entram em confecção se não existir no estoque ou nada já estiver sendo produzido na linha de montagem.
Assim, diminui os gastos com matéria-prima, armazenamento e otimiza a produção.
Você pode estar se perguntando, mas o que isso tem a ver com o método Kanban?
O Kanban entra como uma estratégia de comunicação para que os colaboradores saibam o que está sendo produzido, quando e quantos produtos devem avançar na linha de montagem e o que deve ser feito com urgência.
Como se aplica o método Kanban?
Colocar o Kanban em prática é algo bastante simples, para isso você precisa de 3 elementos:
Sistema visual: para que a metodologia funcione é primordial que exista um quadro separado por colunas para a divisão e organização das tarefas.
Cartões: as tarefas são incluídas no quadro através de cartões que permitem a ações mudarem de posição.
Limites: para que o sistema Kanban não vire uma bola de neve deve-se estabelecer um limite de itens que podem estar em cada coluna sem prejudicar o fluxo do trabalho.
O quadro “clássico”, por assim dizer, é dividido em 3 colunas: o que deve ser feito; o que está sendo feito e o que já foi finalizado. Conforme imagem abaixo:
Tipos de Kanban
Um dos destaques do Kanban é a sua flexibilidade, logo ele é aplicável em qualquer setor. As formas mais conhecidas de utilização são:
Kanban de produção
Como o nome já diz, ele é utilizado na fabricação, nele os quadros devem ser visíveis para todos os funcionários e conter informações como:
Descrição da atividade
Horário de entrada e limite para saída
O responsável
Normalmente são utilizadas cores para indicar o andamento das ações.
Kanban de movimentação
É como funciona o Sistema Toyota, nele o ritmo é ditado pela quantidade de itens.
Por exemplo: uma fábrica de motos deve produzir 300 motocicletas. Elas foram fabricadas em duas etapas de 150.
Então, só quando a primeira parte já tiver sido vendida é que começa a produção da segunda.
E-Kanban
Outro setor que se aproveita bastante do método Kanban e inclusive é responsável pela sua popularização é a tecnologia.
Os desenvolvedores de software encontraram nesta ferramenta uma maneira de facilitar a gestão dos projetos. Afinal, toda a equipe consegue ver o que está sendo feito, otimizar o trabalho e definir um tempo para a entrega do programa.
Estes são os principais tipos de Kanban, mas vale lembrar que a metodologia pode ser utilizada em qualquer área.
Por exemplo: uma agência de marketing utiliza os quadros para definir as suas publicações nas redes sociais.
Você também pode usar a metodologia na sua vida pessoal para planejar o seu ano. Por exemplo:
Você define que deseja aprender outro idioma;
Escolhe as atividades - fazer a matrícula em uma escola de idiomas; assistir séries legendadas;
E passa a executá-las conforme o cronograma.
Como fazer um quadro Kanban
Como já vimos, para aplicar o método Kanban não existe segredo, no entanto, existem ferramentas que você pode utilizar para facilitar o processo.
Supondo que a sua empresa não seja apenas um escritório, tenha filiais, funcionários em home office, etc.
Neste caso, não faz sentido deixar todas as informações somente em um quadro branco na sala de reuniões ou em um documento no Excel. É preciso encontrar uma forma de todos se comunicarem. Por isso, o uso de ferramentas online é o mais comum.
Um dispositivo muito utilizado é o Trello, um aplicativo de gerenciamento de projetos gratuito. O KanbanFlow também é uma ferramenta grátis que permite a organização de quadros Kanban.
Mas além do meio utilizado para criar o mural, é preciso saber o que incluir nele.
Então veja agora um passo a passo para criar o seu quadro Kanban:
1. Mapeie o fluxo de processos
Antes de aplicar o método Kanban é preciso entender o fluxo de trabalho:
Como as demandas entram?
Que atividades são necessárias para elas serem concluídas?
Quanto tempo leva?
Estas questões devem ser analisadas de preferência em conjunto com a equipe, identificando o mais simples e o mais complexo.
2. Defina os recursos
Como você já entende todos os processos, é hora de estabelecer o que é necessário para manter o cronograma fluido.
Por exemplo: para fazer uma determinada arte o designer gráfico leva 5 dias, fazendo ele atrasar outras demandas. Talvez para a agência de marketing seja melhor contratar uma empresa especializada para realizar o serviço.
3. Escolha as prioridades
O exemplo anterior também cabe neste tópico, já que definir o mais relevante é fundamental, assim, a atenção e os recursos ficam no que realmente importa.
4. Elabore o quadro Kanban
Com a forma de trabalho definida é hora de colocar em prática, então chame a sua equipe e comece o mural!
Você pode manter a estrutura simples de 3 colunas ou inserir mais informações conforme a realidade da sua empresa.
Por exemplo: uma confeitaria decide incluir uma coluna explicando quais são os pedidos e outra com as entregas.
5. Coloque em prática
Agora que você já fez o quadro é hora de incorporar no dia a dia da empresa. Por isso, é essencial fazer um treinamento com os colaboradores explicando o funcionamento da ferramenta.
Também esforce a importância de manter o quadro sempre atualizado, principalmente no começo, pois é natural que as pessoas acabem se esquecendo.
No entanto, quando os resultados surgirem será fácil manter esta cultura na empresa.
Vantagens do Kanban
Os principais benefícios de aplicar a método Kanban são:
Redução dos custos: ao limitar a produção é natural que se diminuam os gastos com estoque e desperdícios.
Otimização do trabalho: com o fluxo equilibrado e constante os colaboradores não ficaram ociosos durante o expediente.
Priorização das tarefas: é possível destacar as atividades urgentes, começando pelo mais importante.
Então, o que achou do método Kanban? Já aplicou na sua empresa, diga nos comentários.
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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