Se você está buscando um sistema de gerenciamento do estoque, o FIFO pode ser a solução.
Escolher o método de armazenagem ideal para o seu negócio é um passo importante para os empreendedores, pois o sistema inadequado causa muita dor de cabeça e prejuízos.
Assim, para te ajudar a tomar esta decisão, segue um texto sobre uma das metodologias mais utilizadas.
O que significa FIFO?
A palavra FIFO é a sigla em inglês para “first in, first out”, ou seja, o primeiro a entrar é o primeiro a sair. No Brasil ele também é chamado PEPS.
Esta estratégia de gerenciamento do estoque prioriza os produtos segundo a ordem de chegada no estoque. Os mais antigos são os que vão embora primeiro.
Segue exemplos:
Em uma distribuidora de doces, os produtos mais antigos são colocados em prateleiras que fiquem mais visíveis para os clientes.
Já em grandes armazéns utilizam prateleiras em que de um lado é feito o abastecimento com os produtos que acabaram de chegar, e no outro é realizada a retirada dos produtos.
Assim, os produtos vão “deslizando” pela prateleira, respeitando a regra do FIFO, o primeiro a entrar é o primeiro a sair.
Princípios básicos do FIFO
Para que o FIFO funcione de forma correta existem duas regras fundamentais:
1. Nenhum produto pode ultrapassar o outro
Manter o fluxo dos materiais é essencial para o FIFO, pois se essa fluidez não é respeitada, há confusão nos demais processos.
Por exemplo: você entra em uma lanchonete, faz o seu pedido e aguarda na mesa, você calcula que 2 pessoas chegaram antes de você e receberão o lanche primeiro.
Porém, um grupo de 3 pessoas que fizeram o pedido antes de você, são atendidas primeiro.
Neste caso, você fica frustrado e o pedido demora tanto para ser entregue que o seu hambúrguer chega frio.
Com o fluxo do estoque é a mesma coisa, se um produto é colocado na frente dos demais, atrapalha a fluidez e ocasiona uma sucessão de erros como: demora na entrega e desperdício de produtos em virtude da validade.
2. Deve haver uma capacidade máxima
Seguindo com o exemplo da lanchonete, para agilizar o atendimento, os cozinheiros já fazem mais lanches do que os pedidos.
No entanto, ao final do dia nem todos os lanches foram vendidos, então 3 hambúrgueres tiveram que ser descartados.
Esta mesma lógica é utilizada no contexto do FIFO, se há uma superprodução, o processo de entrada e saída ficará mais lento, abrindo margem para os desperdícios.
Por isso, é fundamental estabelecer uma capacidade máxima de produtos para ter em estoque.
Além destes 2 princípios ao aplicar o FIFO é importante definir normas para entrada dos produtos.
Por exemplo: se um item tem validade de até 1 ano, receber com no mínimo 50% da sua validade.
Estas regras são estabelecidas calculando a média de tempo que os produtos ficam no estoque.
Quais as vantagens do FIFO?
Veja os benefícios que aplicar o FIFO na gestão do armazém trarão para a sua empresa:
Menos custos e menos desperdícios
O FIFO é ideal para empresas que possuem pouco espaço de armazenamento.
Porque o fluxo contínuo de entrada e saída diminui a necessidade de grandes estoques. Com isso, os custos de locação de espaço e funcionários reduzem.
Também desde que respeitados os princípios e regras, não há riscos de alguma mercadoria ser esquecida, levando ao desperdício.
Maior agilidade e eficiência
Com o estoque enxuto e a simplicidade do FIFO, a circulação de pessoas e mercadorias acontece de maneira rápida.
O que reflete na eficiência, uma vez que um armazém menor é mais fácil de gerenciar do que um grande.
Mais lucro
Com a implementação do FIFO o desperdício e as perdas diminuem, então o lucro automaticamente aumenta.
Também a precificação fica mais fácil, pois os produtos não ficam muito tempo parados, logo não sofrem tanto com mudanças de preço.
Quando utilizar o FIFO?
O uso do FIFO é mais indicado para negócios que possuem rotatividade e produtos com um tempo médio de validade. Pois, antes do produto estragar é possível tomar uma medida.
Um exemplo clássico são os supermercados, neles é comum que os itens sejam organizados conforme a ordem de chegada, sendo que os primeiros ficam mais acessíveis ao consumidor.
Podemos ver isso também nos produtos em oferta (que geralmente estão perto da validade), eles são os primeiros que encontramos ao entrar em um supermercado.
Empresas que comercializem produtos que não possuem validade e tem um estoque pequeno podem se beneficiar deste método, como uma loja de eletrônicos.
Como implementar o FIFO?
Veja 2 modelos frequentemente utilizados na aplicação do FIFO:
Flow rack
Flow rack (fluxo de prateleira) é um sistema que utiliza a força da gravidade para operacionalizar o FIFO.
Neste sistema, as estantes ou prateleiras são projetadas de uma forma que fiquem levemente inclinadas.
Na parte mais alta são colocados os produtos (geralmente em caixas) que acabaram de chegar, com a força da gravidade elas deslizam até a parte baixa.
As caixas para uso são retiradas da parte baixa, assim quando uma é retirada, outra ocupa o seu lugar.
O benefício do flow rack é a praticidade, já que a preocupação é somente com a entrada dos produtos, as saídas já estão em ordem.
Também é ótimo para proteger os produtos, pois diminui os riscos de quedas e colisões.
Quadros FIFO
Eles funcionam como tabelas de gerenciamento do estoque. Com ele é possível ter uma visão global dos produtos em depósito, quais itens devem sair e onde colocar os novos.
Este sistema é mais simples que o flow rack, mas exige um comprometimento maior da equipe, pois o quadro precisa ser atualizado constantemente.
Dicas para otimizar o FIFO
Mesmo que o FIFO seja um sistema eficiente, ele sozinho não resolve todos os problemas de gerenciamento e logística.
Então para otimizar o fluxo, veja estas dicas:
Facilite a visualização
Para garantir a fluidez no trabalho e que um produto não venha antes do outro é importante desenvolver um sistema de identificação.
Uma maneira simples é utilizar etiquetas coloridas.
Funciona sim para cada mês você define uma cor, por exemplo:
Janeiro: branco
Fevereiro: azul
Março: vermelho
Assim que chegar as encomendas no estoque, você coloca a etiqueta conforme a data de entrada do produto.
Manter um controle de validade
Mesmo que não seja o foco principal do FIFO, é fundamental que exista um sistema de controle, para que se um produto chegue próximo à validade alguma atitude possa ser tomada.
E os inventários periódicos podem ser a solução, por isso os faça regularmente.
O que achou do sistema FIFO? Acredita que ele é a melhor decisão para a sua empresa? Diga nos comentários.
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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