São poucos os produtos e serviços que conseguem se manter iguais ao longo dos anos, a maioria precisa de aperfeiçoamento, e o método Kaizen, pode ser a solução.
Esta filosofia além de melhorar a produtividade, visa o desperdício zero e o aumento da qualidade, tornando os negócios mais competitivos.
Ficou curioso? Então continue a leitura e veja como atingir estes resultados.
A história do método Kaizen
Assim como muitas ferramentas de administração, o método Kaizen surgiu no Japão, mais precisamente após a Segunda Guerra Mundial.
Após a guerra, o país precisava reconstruir a sua infraestrutura e economia e voltar a ser competitivo no mercado internacional.
Foi nesta época de adversidade que surgiram grandes ferramentas de gerenciamento e redução de custos, entre elas o método Kaizen.
A palavra vem da junção de dois ideogramas: “Kai” que significa mudança e “Zen” que representa a bondade.
Por tanto, Kaizen quer dizer transformações positivas ou melhoria contínua como é muito traduzido.
A princípio esta filosofia foi criada com foco na indústria, porém ela pode ser adaptada para qualquer negócio.
O responsável por trazer esta metodologia para o ocidente foi o professor Masaaki Imai no livro: Kaizen: The Key To Japan's Competitive Success.
Também é o fundador do Kaizen Institute, uma empresa focada em desenvolver a cultura Kaizen de maneira sustentável.
Por que aplicar o Kaizen?
O método Kaizen tem como principais objetivos a redução de custos e o aumento da produtividade, ou seja, tudo que quem está começando ou está com dificuldades no negócio procura.
Além disso, existem outras vantagens que esta filosofia traz para as empresas, são elas:
1. Melhoria da qualidade
A melhoria da qualidade é a busca constante pelo aperfeiçoamento, ou seja, nada é tão bom que não possa ser melhorado.
Para isso, é importante que a empresa crie estratégias e ações práticas, de modo a identificar os problemas e definir as medidas para evitar que eles não aconteçam.
É isso que a cultura Kaizen faz!
Ela cria uma atmosfera onde todos podem contribuir relatando os problemas sem haver represálias, permitindo que os processos sejam revistos antes mesmo que as dificuldades aconteçam.
2. Redução do desperdício
Para haver a redução de custos é fundamental que os excessos sejam eliminados, por isso, o método Kaizen aplica estratégias como o Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta).
Também conhecido como Sistema Toyota de Produção, esta forma de gerenciamento busca reduzir o desperdício na indústria através da produção “just in time”, onde só é fabricado o que é necessário, na quantidade necessária.
Desta maneira, os custos são reduzidos. Entretanto, neste cenário o compromisso com a qualidade é fundamental, pois se um produto sair errado, não há como repor.
3. Engajamento dos colaboradores
Para que a aplicação do método Kaizen seja um sucesso, é fundamental que o trabalho coletivo prevaleça sobre o individual. Logo cada colaborador deve se sentir como um membro valioso da empresa.
Por isso, é importante que ele possa contribuir, tendo a chance de expor os problemas e oportunidades, sentindo-se envolvido com a atividade, assumindo a responsabilidade pelos resultados.
Com a equipe em sintonia atingir números excelentes será uma consequência.
4. Maior satisfação do cliente e dos funcionários
Com a implementação do Kaizen, a satisfação do cliente acontece naturalmente.
Afinal, com as melhorias contínuas a empresa passa a entregar produtos e serviços de alta qualidade e por um valor vantajoso (já que o custo é reduzido).
Mas além dos clientes, os funcionários sentem-se reconhecidos, pois veem as suas sugestões sendo colocadas em prática e os resultados alcançados.
5. Mudar qualquer ambiente
Embora o Kaizen tenha surgido nas fábricas ele pode ser implantado em qualquer empresa.
Por exemplo, um hospital pode utilizar a metodologia para diminuir o tempo de espera durante as consultas ou para evitar que os medicamentos e materiais em estoque passem da validade.
Como inserir o método Kaizen na minha empresa?
Conheça as melhores estratégias para levar o Kaizen para o seu negócio.
A importância da liderança
Como vimos, para que o Kaizen traga resultados, toda a equipe deve estar envolvida.
Neste sentido a liderança exerce um papel fundamental na mudança de pensamento dos colaboradores, os orientando e guiando para que os objetivos sejam alcançados.
Então, ter uma gestão comprometida em disseminar a cultura do Kaizen na empresa é o primeiro passo para o sucesso.
Princípios do Imai
Segundo o professor Masaaki Imai, existem 3 formas de aplicar o método Kaizen em um negócio, eles são:
Kaizen para administração
Neste cenário é importante que os diretores e gerentes deem o exemplo fazendo ações que reduzam o custo, como utilizar os dois lados das folhas para impressão.
Também, manter os números da empresa acessíveis aos colaboradores é uma etapa importante. Aliás, a transparência dos processos e decisões é fundamental no Kaizen.
Os funcionários devem seguir o exemplo da gerência quando possível e caso não saibam como começar, devem ser treinados para isso.
Kaizen para o grupo
Esta filosofia entende que o engajamento dos colaboradores é uma peça importante para a melhoria contínua. Afinal, eles estão no dia a dia da empresa e sabem o que precisa ser aprimorado.
Para isso, os colaboradores são divididos em grupos formados por pessoas de todos os setores, que se reúnem nos eventos Kaizen para pensar estratégias.
Os eventos têm duração curta (3 a 5 dias) onde é feito um estudo do problema ou atividade que precisa ser melhorada e a partir disso, são encontradas soluções.
O ideal é que ao final do evento, o problema já tenha sido solucionado, uma das ferramentas que auxiliam neste processo é o ciclo PDCA.
Kaizen voltado para pessoas
Neste caso a aplicação do Kaizen tem o objetivo de estimular a participação dos colaboradores, logo há abertura para sugestões e avaliações de desempenho.
7 dicas para facilitar a aplicação
Embora o método Kaizen seja fácil de implementar, seguem táticas para agilizar o processo e atingir os resultados mais rápido.
Dê prioridade às pessoas: no início da nova cultura a mudança de mentalidade e a colaboração dos membros da equipe é o foco principal.
Os projetos devem ser simples: para que todos possam realizar e acompanhar as mudanças eles precisam ser fáceis de entender.
Comemore cada conquista: lembre-se o método Kaizen traz resultados de forma gradual, logo nem sempre é possível atingir os melhores números de primeira, no entanto, mesmo uma pequena transformação é positiva e deve ser celebrada.
Desenvolva programas de premiação: esta é uma ótima estratégia para estimular os colaboradores a trazerem novas ideias.
Questione as práticas atuais: buscar formas mais eficientes de fazer as atividades deve ser algo constante.
Torne os problemas visíveis: geralmente, as pessoas têm vergonha de mostrar as falhas, porém, é importante que elas estejam claras para que as sugestões de melhoria apareçam.
O Kaizen é uma estratégia barata: se resolução tiver um custo muito alto ela precisa ser repensada, pois vai contra a filosofia.
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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