É possível ser um empreendedor com produtividade, ter tempo para a família e resultados financeiros positivos, sem precisar chegar a exaustão de trabalhar. Com pequenas mudanças de hábitos você pode contratar a produtividade para sua equipe e ter uma vida mais equilibrada.
É importante que você pense em sua empresa, por menor que ela seja, como uma grande empresa. Aliás, quanto menor você a vê no futuro - logo menor ela será! Imagine se o Jeff Bezos da Amazon ficasse naquela garagem da sua casa sem idealizar um crescimento exponencial. Uma grande empresa tem várias pessoas que a fazem crescer gradativamente. No início você pode ser uma única pessoa da empresa, mas precisa começar pensando grande a partir de onde está, pois quando a empresa crescer não será apenas você e, se ela não estiver preparada para esse momento, você ficará atordoado.
Compartilho aqui algumas estratégias para organizar seu negócio e você no ritmo produtivo:
Manter seu plano de negócios sempre atualizado
Um Plano de Negócio é um documento que descreve os objetivos de um
negócio e quais os passos que devem ser dados para que esses objetivos
sejam alcançados, diminuindo os riscos e as incertezas para o
empreendedor, empresa ou investidores. Servirá como mapa de percurso e
dificultará perder-se na jornada.
Defina metas e as compartilhe
Se você fez a lição de casa e seguiu tarefas do seu plano de negócio, essa etapa já deve estar concluída ou bem adiantada. Metas salvam seu tempo e o da equipe, limitando a falta de foco e o excesso de prioridades. Quando tudo é prioridade, é porque não está claro o que realmente deve ser feito, pois provavelmente as metas não existem ou não estão suficientemente claras. Definidas as metas para a sua empresa, certifique-se de que as comunicou adequadamente com clareza para todos os colaboradores e que realmente entenderam, e para isso fica aqui uma segunda sugestão da "cereja no bolo": é criar as metas pro consenso em equipe. Definidas as metas, coloque os indicadores visíveis para a equipe (como itens vendidos, novos contratos, lucro...), e no caso de um mix de produtos você e equipe devem observar qual item gera mais lucratividade e aceitação no qual geram contribuição mais efetiva e eficaz para a empresa, e neste contexto vocês encontrarão quais prioridades e energia devem ser trabalhadas com um foco mais específico, isso tudo ajudará a empresa como um todo em elevar os padrões de qualidade e eficiência.
Defina as responsabilidades das funções e perfil das pessoas necessárias
No início de uma empresa o fundador é o faz tudo (diretor, cargo administrativo, cargo financeiro, comercial para vendas, marketing caseiro...), mas com crescimento é necessário recrutar pessoas com competências e habilidades intrínsecas e a serem desenvolvidas numa estrita observância, para isso deve-se elaborar qual perfil para cada função na empresa e ser como regra para contratação, mas sempre revisando conforme as mudanças de mercado. Isso tudo para nunca cair na armadilha de contratar aquele parente desempregado ou amigo que se diz expert do assunto, fadando a empresa ao nepotismo privado. Por isso, reserve um tempo para definir em cada função o perfil necessário e quando crescer muito a ponto de poder contratar um gestor de recursos humanos, deixe-o revalidar todo este planejamento.
Desenhe processos bem definidos
Quanto mais a empresa funcionar sem você interferir, mais chances ela terá de crescer, nada de ser empreendedor centralizador e narcisista que acha-se o centro da sabedoria e decisor infalível. E, uma forma de ótimo funcionamento é pelo desenho de processos, são diversos processos dentre eles: Como funciona uma venda? Como prospectar clientes? Como acolher e cadastrar um contrato novo? Como proceder no pós venda?... Se você desenhar cada processo no passo a passo das principais atividades da empresa, terá mais facilidade em treinar pessoas, irá aprimorar seus serviços mais rapidamente e terá indicadores de desempenho e histórico documental que poderão serem aproveitados em futuros processos de certificação de qualidade. O empreendedor deve buscar pessoas comuns que com perfil de trabalhar extraordinariamente e isso faz-se com meio de processos bem feitos.
Delegue tudo que puder
Delegar é diferente do neologismo "delargar".
O empreendedor precisa ter a consciência de que outras pessoas também podem realizar o trabalho que ele faz. Ninguém é insubstituível. Isso não isenta responsabilidade, mas liberta-o para focar em outras atividades mais estratégicas e importantes. Se deixar de delegar, o crescimento da empresa estará diretamente ligado ao tempo do empreendedor, e este pode ser limitado. Estou falando do operacional a ser delegado ao máximo a equipe. E, se algo não pode ser delegado porque a pessoa receptora não saberá como fazer, então é hora de dedicar tempo para explicar ou talvez desenhar o processo. O objetivo do empreendedor em desvincular-se de tudo que for operacional como cotações, agendamento de reuniões, ligações e vendas, entre outras, é pensar mais sistemicamente no todo da empresa, na inovação, ser criativo e de forma mais estratégica para o crescimento.
Tecnologia produtiva
Quanto mais bem informatizada estiver seu negócio desde o inicio, mais fácil será a gestão do empreendimento. Recomenda-se no mínimo três áreas estejam informatizadas desde o início: financeiro, gestão de clientes e gestão de atividades. Há diversos sistemas online com excelente preço e benefício.
O empreendedor deve criar uma agenda para sair das tarefas cotidianas que ele as cria e está tão envolvido. Como sugestão tire meio período por semana para dedicar-se ao planejamento do seu negócio, isso fora do local físico da empresa e avise as principais pessoas da gestão desligando o celular para jamais ser interrompido e dedique-se a "pensar fora da caixa", as estratégias, metas e a conformidade da gestão como um todo. Também tenha um tempo exclusivo para você descansar, reativar suas energias para focar e ser mais produtivo, e lembre-se que a saúde física e mental é muito importante devendo ser o que antecede, pois de nada adianta ficar ultra-rico e ser miserável na saúde.
O uso destas destas estratégias dar-se-á organicamente ao seu tempo, mas, relembre de sempre pensar grande para um futuro promissor, belo e franco crescimento.
Seja feliz em empreender e gerir seu negócio!
Bom trabalho e grande abraço.
Autor: Adm. Rafael José Pôncio
Publicado em: 17 de abril de 2019
Especial: artigos no portal Administradores.com
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