A solução para um problema está na sua causa. Este é o princípio que rege o Diagrama de Ishikawa. Para saber como ele funciona, continue a leitura.

Resolva problemas com o Diagrama de Ishikawa

Apresento uma Ferramenta ADM que irá facilitar a sua vida: o Diagrama de Ishikawa. Ele te ajudará a encontrar a razão para os problemas que surgem durante o dia a dia do seu negócio.

Mas antes, quem é Ishikawa?

Kaoru Ishikawa (1915 – 1989) foi um Engenheiro Químico que teve a sua vida dedicada a difundir o conceito da qualidade no seu país de origem, o Japão e consequentemente, no mundo.

Ele acreditava na “Revolução do Pensamento”, práticas para revitalizar a indústria japonesa, melhorar a qualidade dos produtos e consequentemente a competitividade no mercado internacional.

Ele foi o criador das 7 Ferramentas da Qualidade, utilizadas até hoje. São elas:

• Cartas de Controle;

• Diagrama de Ishikawa;

• Diagrama de Pareto;

• Fluxogramas;

• Folhas de verificação;

• Gráficos de dispersão;

• Histogramas.

Dentre elas, destaco o Diagrama de Ishikawa, considerado o seu maior legado.

Como criar o Diagrama de Ishikawa?

Esta ferramenta, que recebe outros nomes como: Diagrama Espinha de Peixe; Diagrama Causa e Efeito ou Diagrama dos 6Ms, e pode servir para vários propósitos. 

A filosofia do Diagrama de Ishikawa é assim: cada problema possui uma causa, resolvendo a causa, você resolverá o efeito (problema).

Então onde tiver um obstáculo você pode utilizar a técnica para encontrar a solução.

Os 6Ms

Para desenhar um Diagrama de Ishikawa você precisa conhecer os 6Ms. Elas são as causas mais comuns para os problemas. Como todas começam com M, ganharam este nome.

Mão de obra

Os colaboradores não realizaram as tarefas adequadamente? Houve uma falha humana? Se a resposta for sim, é importante verificar o que originou o problema.

Por exemplo: o funcionário solicitou mais produtos ao fornecedor do que o necessário.

As causas são diversas: distração no momento de digitar, má orientação do gestor, problemas pessoais, desmotivação, falta de treinamento...

Máquina

Os equipamentos também provocam transtornos, por exemplo, o computador que pifa e todas as folhas de pagamento ficam perdidas.

As causas prováveis são falta de manutenção ou o mau uso, o que além de atrasar os processos, pode gerar um alto custo para empresa.

Materiais

São as matérias-primas ou outros produtos essenciais para o funcionamento da empresa.

Os problemas podem surgir de atrasos na entrega, excesso de materiais ou perda de produtos.

Por exemplo: se uma costureira não tem o tecido que a cliente deseja, ela não consegue fazer a roupa encomendada.

Medidas

As medidas podem ser as métricas usadas para monitorar e avaliar os processos. É como a frase de Abraham Maslow: “Para quem só sabe usar o martelo, todo problema é prego”.

Por isso é importante verificar se a maneira de analisar os resultados condiz com o que se pretende avaliar.

Também as medidas estão relacionadas às tomadas de decisões. Por exemplo: uma estratégia de marketing inadequada, pode ser a causa da queda nas vendas.

Meio ambiente

No Diagrama de Ishikawa esta causa está relacionada tanto ao ambiente interno, quanto externo.

No ambiente interno estão: o excesso de barulho, a falta de espaço, o ar condicionado que não funciona de maneira adequada.

Já na parte externa estão problemas como: uma queda de luz no bairro, uma tempestade, manutenções na rede de água.

Método

A maneira com que as atividades são realizadas também podem causar problemas.

Por exemplo: um restaurante usa comandas de papel para fazer o controle dos pedidos, contudo, às vezes as comandas se perdem e os clientes ficam irritados.

Neste caso, mudar para um sistema digital pode ser a solução.

Passo a passo para montar a espinha de peixe

Agora que você já sabe o que compõe o Diagrama de Ishikawa é hora de estruturá-lo:

Passo 1: Determine o problema

Neste primeiro momento é fundamental que seja algo específico e objetivo, para não ficar difícil definir qual é a causa. Logo a ideia é que seja resolvido um problema por vez.

Por exemplo: em uma loja de cosméticos 10% dos cremes para barbear passaram da validade e tiveram de ser descartados.

Agora, você coloca o problema em uma ponta e traça uma linha horizontal.

Passo 2: Acrescente as causas

Agora você se reúne com a equipe e levanta quais são as possíveis causas para este problema. Para isso se baseie nos 6Ms do tópico anterior.

Seguindo o exemplo já citado, os motivos seriam:

• Materiais: foram comprados mais cremes de barbear do que o necessário.

• Mão de obra: a pessoa responsável não conferiu a validade.

• Método: falta um sistema de controle de estoque.

Faça linhas verticais transpassando a linha horizontal na ponta você coloca os “Ms” e abaixo descreva a causa.

Vale destacar que nem sempre o problema terá 6 causas, o mais importante é que todas as possibilidades sejam levantadas, para assim encontrar o motivo.

O Diagrama de Ishikawa deve ficar conforme o exemplo abaixo:

Passo 3: Destaque o motivo principal

Dentre das causas levantadas pela equipe, defina o que foi crucial para que este problema acontecesse. Pode ser uma ou mais causas.

Na loja de cosméticos, a equipe definiu que o principal problema foi a falta de um sistema de controle de estoque.

Passo 4: Trace um plano de ação

Agora que você já tem as principais causas, é hora de criar uma estratégia para a solução.

Este é o momento de definir os responsáveis, as atividades e o prazo para a resolução do problema.

Para que usar o Diagrama de Ishikawa?

As principais vantagens deste modelo são:

 1.   Fácil entendimento

Ishikawa criava ferramentas que todos da empresa pudessem compreender, do diretor até o operário. Por isso, o visual é simples e de certa forma divertido, pois lembra o formato de um peixe.

Também é descomplicado e bem rápido de montar, por isso, você não precisa de muito tempo para criar o diagrama e pode focar na solução dos problemas.

2.   Análise global

Um problema dificilmente terá só uma causa, então o Diagrama de Ishikawa procura elencar todos os motivos e delegar para o setor responsável resolver. Assim, diminui as chances do problema voltar a acontecer.

Ainda, o modelo é bem versátil, por isso, pode ser usado por diferentes tipos de empresas e setores.

3.   Envolvimento da equipe

Para que as razões do problema sejam encontradas é preciso que todos os colaboradores pensem em conjunto, o que fortalece o espírito de equipe e agiliza a solução.

 

Então, já conhecia o Diagrama de Ishikawa? Vai aplicá-lo no seu negócio?

Bom trabalho e grande abraço.

Adm. Rafael José Pôncio

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Conheça as estratégias para alcançar abundância e prosperidade nos negócios e na vida

Para você, o que significa ter prosperidade? Acredita que ela está relacionada somente à questão financeira e ao fator material? E por que você deseja atrair prosperidade e abundância para a sua vida? Essa é uma reflexão importante. Na maioria das vezes, as pessoas desejam a prosperidade sem compreender ao certo como esse conceito pode impactar suas vidas e negócios. Na realidade, ser próspero tem um significado muito mais abrangente e vai além de uma boa condição financeira. Está atrelado a um estado de espírito e completude. Acredito que, para melhor compreensão, precisamos fazer uma análise profunda sobre a nossa concepção de prosperidade, entendendo a relação entre escassez e abundância. É o que busco neste artigo. Além disso, é importante interiorizar mudanças e praticar ações rumo a esse objetivo de conquistar prosperidade e abundância. Por isso, destaco algumas estratégias que considero válidas. Confira!

Desmistificando o conceito de prosperidade do senso comum

Antes de qualquer coisa, é importante entendermos que a riqueza material deve ser encarada apenas como um componente da prosperidade. É possível ser milionário e não ser próspero, entende? 

A máxima de que o dinheiro não traz felicidade pode até ser clichê, mas quando falamos de prosperidade precisamos ter em mente que ela se relaciona a vários fatores que contribuem para se alcançar a satisfação pessoal, a plenitude e a paz de espírito. 

Quem conquista a verdadeira prosperidade sabe dar ao dinheiro o seu devido valor (com o perdão do trocadilho), e o enxerga como recurso para usufruir de confortos e ter boas possibilidades na vida, mas compreende que a prosperidade deve estar atrelada a algo maior, com mais significado. De outro modo, são grandes as chances de ter uma vida vazia.

O paradigma da abundância e escassez

Nesse contexto de atrair a abundância e da busca por uma vida próspera, a complexidade do mundo nos faz deparar com a questão do paradigma da abundância e da escassez. O que significa isso? 

Que diante das possibilidades podemos ter dois tipos de postura ou “mindset”: a de que não há oportunidades, recursos e possibilidades de uma vida próspera para todos — a escassez; e um cenário no qual as possibilidades e oportunidades são infinitas — ou seja, de abundância. 

A questão é que vivemos em uma espécie de batalha entre os dois mindsets e, se desejamos atrair prosperidade e abundância, é necessário ficarmos atentos a isso e focarmos na mentalidade mais otimista, de crescimento, buscando ir além. Esse tipo de pensamento é importante ainda para a condução dos negócios e disseminar essa cultura em uma empresa pode contribuir para o seu crescimento.  

Passos para atrair a prosperidade e a abundância

Implementar mudanças em nossas vidas não é uma tarefa fácil, ainda mais quando alteram antigos padrões e maneiras de enxergarmos o mundo. Porém, elas são necessárias se desejamos uma vida mais próspera e abundante. Confira a seguir algumas dicas para prosperar.

1. Fuja do papel de vítima e de injustiçado

Assuma a responsabilidade pela sua trajetória e pare de se vitimizar, colocando-se em um lugar de frustração e culpabilizando terceiros pelas coisas que não dão certo para você. Se deseja alcançar objetivos, assuma o controle pelas suas ações, acredite nas suas capacidades e exerça todo o seu potencial. 

2. Faça um planejamento de metas e objetivos

Se a parte financeira também faz parte de uma vida próspera, é fundamental se organizar e fazer um levantamento de gastos e entender quais são as suas principais despesas. A partir daí, fazer um planejamento financeiro, traçar metas e objetivos claros e concretos para que você visualize aonde quer chegar. Ter um plano do que se quer realizar é importante para atingir a prosperidade.

3. Encontre propósito e plenitude

O que te faz se sentir completo, motivado e realizado? O que te traz satisfação pessoal? Encontrar o seu propósito e o seu papel no mundo é importante para se alcançar uma vida próspera e abundante de verdade. Você precisa estar bem consigo mesmo e ter a tranquilidade de uma vida plena, caso contrário nem todo o dinheiro do mundo preencherá o vazio existencial que poderá lhe abater. 

4. Não deposite a felicidade em bens materiais 

É comum que as pessoas, ao desejarem a prosperidade, visualizem a realização em bens materiais. É aquela ideia de “quando eu tiver isso, ou aquilo, serei feliz”. Além disso, muitos associam o ter com aquilo que somos em essência, ou seja, para ser é preciso ter. Como se o dinheiro fosse trazer algum tipo de completude. 

Nisso, uma vida é perdida enquanto “vazios na alma” não podem ser supridos com o último carro ou bolsa da moda. É importante ter em mente que compras e bens materiais podem trazer uma sensação de realização por um curtíssimo espaço de tempo. E o que fazer depois que a euforia passar?

5. Pratique o altruísmo, o desapego e a doação

O que você pode compartilhar? Quem faz o bem, atrai o bem. A prosperidade faz parte de um fluxo contínuo. Por isso, além de se desprender dos bens materiais, faça doações, pratique o altruísmo. E doação não precisa ser só de dinheiro ou de algo tangível. Doe tempo, carinho, atenção e habilidades. 

6. Tenha resiliência

Para alcançar a prosperidade e a abundância, não basta somente desejá-las, é preciso conquistá-las. E o caminho não será fácil. Você certamente lidará com obstáculos e frustrações e passará por altos e baixos. Nesse sentido, desenvolver a resiliência é fundamental para que você se reestruture quando as coisas não ocorrerem como o planejado, quando você não encontrar sentido, ou quando as áreas da sua vida não convergirem. 

Muita gente passa a vida buscando prosperidade e abundância, principalmente a prosperidade financeira como fonte primária. Porém, o mais curioso é que poucas se atentam para a necessidade dessa “mudança de chave”. Para alcançar a prosperidade, é essencial encará-la de outra forma. De outro modo, tudo é em vão, por mais dinheiro e bens materiais que se conquiste. Afinal, não é tudo que o dinheiro pode comprar. Existem várias coisas que não dá para passar no cartão de crédito, não é verdade? Eu mesmo já estive no limiar da morte em hospital quando sofri um traumatismo craniano e neste momento eu só queria as pessoas que amava e recuperar o tempo perdido por ter sido ausente, por conta do excesso de foco nos bens materiais. Bom trabalho e grande abraço.

Adm. Rafael José Pôncio

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O poder da empatia em nossa vida de negócios

Na área do empreendedorismo corporativo ou intraempreendedorismo como alguns costumam citar, temos lido a palavra empatia em quase tudo ultimamente. Mas você sabe exatamente o que significa empatia? É sobre isso que gostaria de conversar hoje!

No curta metragem de animação chamado “The Power of empathy”, narrado pela renomada Dra. Brené Brown, um estudo identifica 4 características que definem uma pessoa empática: 

·     ter a habilidade de identificar e analisar a perspectiva do outro;

·     não julgar;

·     reconhecer emoção em outras pessoas;

·     e saber como comunicar esse reconhecimento.

 

Você não precisa necessariamente ter vivido a mesma situação para compreender o sentimento envolvido nela. O que conta aqui é a sensação, e não o fato.

 

Se não tiver tido uma experiência que te coloque na mesma posição do que a pessoa, sinta-se tranquilo ao dizer apenas que sente muito. Ou que nem mesmo sabe o que dizer. A sinceridade de um abraço silencioso pode ser uma forma poderosa de conexão.

 

Eu acredito que a empatia é uma escolha que nos deixa bastante vulneráveis! Isto porque, para identificar e analisar a perspectiva do outro, e conseguir se conectar de forma empática com uma pessoa em dificuldade, você precisa se colocar em um determinado lugar dentro de si que conhece a sensação causada por aquela dificuldade. E abrir uma gaveta possivelmente dolorosa. Isso não é fácil. Tampouco confortável.

Empatia não é sobre você!

 

Quer aprender a ser uma pessoa de negócios empática em apenas uma frase?

 

Nunca diga que tudo vai ficar bem, não faça comparações com sua própria história, não pergunte demais e jamais minimize os fatos ou a situação.

 

Se lembra de quando você ralou o joelho pela primeira vez, e seu pai, sua mãe ou algum adulto que estava por perto te disse “quando eu era pequeno, ralei muito meu joelho e sobrevivi”? O que você sentiu naquele exato momento? Você consegue acessar essa memória? Se sentiu acolhido e bem cuidado, ou simplesmente achou que essa frase não te ajudou em nada a superar o susto? Não interessa quantas vezes você ralou seu próprio joelho. Empatia é sempre sobre o outro!

Quando estamos em uma situação de estresse, algumas vezes basta uma respiração mais profunda ou o sorriso de alguém para que o desconforto seja dissipado. Em outras vezes, precisamos de muito mais do que isso. Portanto, na vida, aja sempre como gostaria que agissem com você quando perceber alguém em desassossego. Ou quando este alguém de fato te pedir ajuda.

 

Seja uma pessoa verdadeiramente empática!

 

·      esteja presente;

·      conecte-se com a experiência do outro;

·      escute;

·      tenha compaixão pelos sentimentos, não necessariamente pelas atitudes;

·      guie, para que a pessoa em sofrimento encontre uma saída digna.

 

De certa forma, todos nós sabemos o que é empatia. Porém, a vida profissional às vezes nos engole. E damos pouca atenção à situações que possam estar gerando um grau elevado de stress em alguém sentado ao nosso lado. Por isso, é tão importante manter o diálogo aberto nas corporações, na família, nas relações humanas. Desta forma, nosso olhar empático chegará antes que a tempestade se instaure.

 

A empatia é uma ferramenta extraordinária. Saiba usá-la a seu favor, para que ela te ajude a fortalecer seus laços afetivos e profissionais!

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio

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Curva de Aprendizagem: como ela funciona e como aprimorá-la

O que você sabe sobre o conceito de curva de aprendizagem? Achou estranho o meu questionamento? Muito bem, você certamente deve estar pensando: “que relação essa teoria tem com os negócios?”

Na realidade, é importantíssimo mapear e visualizar como as pessoas aprendem para medir desempenhos, testar a eficácia de métodos e processos e traçar estratégias para a melhoria da produtividade. Portanto, como gestor, entender o conceito de curva de aprendizagem e aplicá-lo no ambiente empresarial é fundamental para gerar maior eficiência produtiva, melhorar performances e até aumentar a motivação da equipe, uma vez que a própria consciência dos colaboradores em relação aos seus processos de aprendizado já ajuda a manter um engajamento.

E como fazer isso? A partir da leitura deste artigo você vai conhecer um pouco mais sobre a teoria da curva de aprendizagem, seu histórico, aplicação e encontrará estratégias para aprimorá-la e tornar o processo de aprendizagem mais eficaz. Além disso, quero fazer ainda um paralelo entre o empreendedorismo e o processo de aprendizado proveniente da dinâmica de tentativas e erros, característico de movimentos de inovação. Bom proveito!

O que é a curva de aprendizagem e como a teoria surgiu

O conceito de curva de aprendizagem foi desenvolvido pelo psicólogo alemão Hermann Ebbinghaus, em 1885, e representa a progressão do desempenho de uma atividade executada por uma pessoa. A representação gráfica dessa curva é geralmente acentuada no início e depois ela se equilibra com o passar do tempo. 

O que isso quer dizer? Isso significa que há mais esforço para cumprir determinada tarefa nos primeiros momentos do processo de aprendizagem e esse esforço diminui ao longo do tempo. Da mesma forma, quanto maior a prática, maior é a eficiência. É o que acontece com um colaborador mais experiente. A tendência é que ele execute as atividades com mais facilidade, agilidade e qualidade. Ele já não tem dúvidas, aprendeu com os erros e desenvolveu maneiras de ser mais produtivo. 

Outro modo de compreendermos a teoria da curva de aprendizagem é observarmos a forma como adquirimos conhecimento quando aprendemos algo novo. Geralmente, despendemos um enorme esforço no início do processo de aprendizagem para assimilarmos o conteúdo e as informações. Após certo tempo, há uma estabilidade e a energia gasta para gerar entendimento do assunto em questão é menor, pois o conhecimento já foi absorvido. 

Como ela pode ser aplicada nos negócios

Como expliquei, o entendimento e a aplicação da curva de aprendizagem no ambiente de trabalho, como uma ferramenta de gerenciamento, são relevantes a medida em que a curva pode auxiliar em diversos aspectos. Ela pode, por exemplo, ajudar a estimar prazos para a realização de tarefas, servir como um indicador de produtividade, identificar a necessidade de treinamentos e ajudar a entender quando há problemas no processo de onboarding (que prepara o colaborador para início do trabalho na empresa).

Maneiras de aprimorar a curva de aprendizagem em uma empresa

Confira, a seguir, algumas formas de acelerar a curva de aprendizagem e usá-la a seu favor como um recurso de gestão. 

1) Estruture o processo de onboarding

O processo de integração de um novo colaborador à empresa é extremamente importante e precisa ser estruturado com cuidado para que ele entenda e aprenda de forma eficaz como deve executar a sua função. 

2) Invista em treinamentos

Já destaquei que a busca por conhecimento deve ser contínua, por isso, o investimento em treinamentos também, por mais experientes que sejam os funcionários. Uma outra curiosidade da curva de aprendizagem é que quando ela se estabiliza, fica difícil aumentar a produtividade ou a eficiência e temos a sensação de que não estamos aprendendo mais nada. No entanto, quando promovemos mudanças e investimos em novas formas de aprendizado, uma nova curva se inicia.

3) Melhore as lideranças

Ter boas lideranças que inspirem e incentivem o aprendizado dos seus liderados é fundamental para promover a motivação e influenciar a curva de aprendizagem. Líderes ruins não têm mecanismos para desenvolver sua equipe e tornam o processo de aprendizagem muito mais difícil, gerando um ambiente improdutivo e desmotivador. 

4) Desenvolva e estimule mentorias 

As mentorias são formas de traçar uma rota de aprendizagem personalizada e estimular uma maior autonomia no processo de aprendizado. Trata-se de uma estratégia bastante eficaz para aprimorar a curva de aprendizagem, tanto de colaboradores novos, quanto de colaboradores mais antigos. 

5) Alinhe expectativas e metas de aprendizagem e produtividade

É importante ter a consciência de que cada pessoa tem um tempo para aprender e assimilar conhecimento. Por isso, é essencial compreender as necessidades e expectativas do colaborador para então traçar metas de aprendizagem e produtividade.  

Empreendedorismo e a curva de aprendizagem: o que podemos aprender com os erros e o fracasso

Nesse contexto de aquisição de conhecimento e aprendizado a partir do conceito de curva de aprendizagem que exploramos neste texto, gostaria de ir um pouco além e trazer o empreendedorismo para esta roda, relacionando-o ao processo. 

A questão é que precisamos mudar a nossa relação com o fracasso, a exemplo do modelo do empreendedorismo americano. O erro tende a nos paralisar, em vez de servir como experiência e fazer parte do processo de aprendizado. 

Para o empreendedor brasileiro, o erro tende a ser um desmotivador, algo definitivo e um atestado de incompetência. Já para os empreendedores do Vale do Silício, por exemplo, o fracasso tem outro significado: é compreendido como resultado de um risco assumido de algo que tinha probabilidade de dar errado e que gerou experiência e aprendizado. Não tem, necessariamente, a conotação de erro do empreendedor. Nesse sentido, um ambiente que prioriza a inovação, como é o caso do Vale do Silício, a busca pela aprendizagem é priorizada.

É claro, no entanto, que a questão da aprendizagem por si só não deve servir como desculpa ou justificativa para todos os erros e fracassos. Nos casos em que o empreendedor não aprende com a experiência e continua insistindo em um mesmo erro, ou quando se acomoda na ideia de estar sempre aprendendo e não faz avanços, não se compromete ou assume riscos, a experiência não está acrescentando nada e nem gerando nenhum aprendizado. Aí sim o fracasso pode ser fatal. 

Em resumo, o que fica de lição é a capacidade de mudar a perspectiva em relação ao erro e transformar os fracassos em aprendizado. É ter a consciência que o erro faz parte do processo e a experiência vai ajudá-lo a compreender melhor o seu negócio. Fazendo um paralelo com a teoria da curva de aprendizagem, o processo no início demandará bastante esforço e resiliência, mas com o tempo são esses percalços que farão diferença em sua trajetória, pois vão gerar conhecimento e experiência.

Independentemente da maneira em que usará o conceito da curva de aprendizagem na sua vivência profissional, espero que esse entendimento o ajude a desenvolver estratégias para melhorar sua capacidade de aprendizado e ir além, alcançando todo o seu potencial!

Bom trabalho e grande abraço.

Rafael José Pôncio

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